在数字化浪潮席卷的当下，我国电子凭证改革正以前所未有的速度推进。2024年11月1日，铁路旅客运输领域全面推广使用数字化电子发票；同年12月1日，民航旅客运输服务领域也迎来了全面数字化的电子发票——航空运输电子客票行程单。这些举措如同强劲的引擎，推动着我国电子凭证改革驶入了快车道。电子凭证开具端已基本完成数字化适配，曾经困扰企业的电子凭证接收难、报销难、入账难、归档难的“最后一公里”问题即将全面解决，电子凭证全流程无纸化时代已然来临。
电子凭证全流程无纸化，不仅是财务数智化的必由之路，更是企业提升管理效率、降低成本的关键举措。它能够优化管理流程，突破传统报销模式下会计凭证“接收难、入账难、归档难”的困境，同时有效降低单位的运行成本和资源消耗，实现数字化与绿色化的协同转型。
在这场电子凭证改革的浪潮中，合思作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案供应商，凭借敏锐的市场洞察力和强大的技术实力，推出了全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的电子会计档案管理平台——合思档案，这无疑是一款高效档案归档系统，为企业的财务档案管理带来了全新的解决方案。
红枣巨头的档案管理困局
好想你健康食品股份有限公司，成立于1992年，2011年在深交所中小板成功上市，成为红枣行业的领军企业。它不仅拥有154.21亿元的品牌价值，还拥有1000多名员工、400多家全国门店、18家归档主体、2万多个零售网点，年凭证数高达3.6万张。作为中国红枣上市第一股，好想你还拥有世界最有特色的红枣博物馆，并且是河南省试点单位。
然而，随着企业规模的不断扩大，好想你在财务档案管理方面面临着诸多痛点。传统的纸质档案管理模式已经难以满足企业的发展需求。
首先是归档难题。在财务归档时，工作人员需要花费大量的时间来确认单据、发票、回单和凭证的一致性。每一张单据都需要人工仔细核对，稍有不慎就可能出现错误。而且，由于纸质档案的管理方式较为繁琐，档案遗失的情况也难以避免，这给企业的财务管理带来了极大的风险。
其次是查找不便。纸质档案受限于时间和空间的限制，查找一份档案往往需要耗费大量的时间和精力。工作人员需要在堆积如山的档案中逐一查找，无法实现实时调阅、同时借阅以及精准查找。这不仅影响了工作效率，还可能导致重要信息无法及时获取，给企业的决策带来了一定的困难。
再者是成本居高不下。大量的纸质档案管理需要占用大量的空间，企业需要专门的档案室来存放这些档案，这无疑增加了企业的运营成本。同时，纸质档案的管理还需要耗费大量的人力，从档案的整理、归档到查找、借阅，每一个环节都需要人工操作，这也增加了企业的人力成本。
最后是合规性问题。传统的纸质档案管理办法无法保证电子原文件的长期保存，也无法确保数据的安全可用。随着国家对企业财务管理的要求越来越高，这种管理方式已经无法满足管理要求，企业面临着合规风险。
合思高效档案归档系统的破局之道
面对好想你健康食品股份有限公司在财务档案管理方面的诸多痛点，合思凭借其高效档案归档系统——合思档案，为企业提供了一套全面的解决方案。
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打破数据壁垒实现便捷联查
合思档案打破了传统档案管理的数据壁垒，实现了数据的同源性。通过先进的技术手段，将单据、发票、回单和凭证等数据进行整合，为财务人员提供了便捷的利用方式。财务人员只需一键操作，就可以实现单据、发票、回单和凭证的联查，大大提高了工作效率。这种便捷的联查方式，让财务人员能够快速准确地获取所需信息，避免了繁琐的人工查找过程，为企业的财务管理节省了大量的时间和精力。 -
自动组装助力高效审计
合思档案的自动组装功能，为企业的审计工作带来了极大的便利。在内外审计过程中，该系统以档案数据为标准，纸质数据为辅，实现了审计工作的高效化。系统可以自动对档案数据进行整理和分析，生成详细的审计报告，大大提高了审计效率。同时，自动组装功能还可以确保审计数据的准确性和完整性，为企业的合规经营提供了有力保障。 -
实物高效管理精准定位
合思档案借助虚拟档案库房和二维码技术，实现了电子与实物的完美匹配。在档案管理过程中，每一份实物档案都有对应的二维码，通过扫描二维码，查阅者可以快速定位实物档案的位置。这种实物高效管理方式，不仅提高了档案的查找效率，还确保了档案的安全和完整。同时，虚拟档案库房的建立，也为企业节省了大量的存储空间，降低了企业的运营成本。
合思解决方案带来的显著成效
合思档案高效档案归档系统的应用，为好想你健康食品股份有限公司带来了显著的成效。
在人工耗时方面，合思档案系统的应用减少了90%的人工耗时。通过自动化的档案管理流程，大大减轻了财务人员的工作负担。财务人员无需再花费大量的时间进行单据核对和档案整理，而是可以将更多的时间和精力投入到企业的财务管理和决策支持中。
在总部接收管理耗时方面，合思档案系统使总部接收减少了80%的管理耗时。系统实现了档案数据的实时传输和共享，总部可以及时获取各分支机构的档案信息，提高了管理效率。同时，系统还可以对档案数据进行自动分析和处理，为总部的决策提供了有力支持。
在借阅管理耗时方面，合思档案系统使借阅管理减少了67%的管理耗时。通过电子档案的实时调阅和借阅功能，借阅者可以快速获取所需档案，无需再等待纸质档案的查找和借阅。同时，系统还可以对借阅记录进行自动管理和跟踪，确保档案的安全和完整。
在成本节约方面，合思档案系统预计每年可为好想你健康食品股份有限公司减少综合成本20万元。通过节省存储空间、降低人力成本和提高工作效率等方式，合思档案系统为企业带来了实实在在的经济效益。
合思档案引领财务数智化未来
合思电子会计档案管理平台作为一款高效档案归档系统，在帮助企业解决财务档案管理问题、实现降本增效方面发挥了重要作用。它不仅为企业提供了便捷、高效的档案管理解决方案，还推动了企业的数字化转型和绿色发展。
基于合思档案在行业应用中的深度应用与案例经验，合思精选各行各业优质“无纸化”实践企业案例，发布了《电子会计档案实践案例集》。这本案例集具有很好的参考价值和借鉴意义，希望它能够进一步推动我国电子凭证数字化转型，打造电子凭证全链路智能流转的数智化新局面。
合思是一家为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，通过敏捷的财务收支管理平台，帮助企业挖出更多净利润。截至目前，已有7000多家付费企业、300多万未来财务人选择合思，实现了降本增效、合规经营和低碳运营，让有限的资源发挥出更大的效益。
在电子凭证数字化转型的未来趋势下，合思将继续发挥其技术优势和创新能力，为更多企业提供优质的财务数智化解决方案。如果您的企业也面临着财务档案管理的难题，不妨选择合思，共同迎接财务数智化时代的挑战。现在，您可以免费试用合思高效档案归档系统，亲身感受它的便捷与高效。
联系电话：400 – 105 – 6505；网址：www.hosecloud.com。宣传语：未来财务用合思 让有限更有效。
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