在当今数字化浪潮汹涌的时代，企业财务数智化转型已成为提升竞争力的关键。北京合思信息技术有限公司，作为一家专注于为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技先锋，凭借其敏捷的财务收支管理平台，正引领着众多企业挖掘更多净利润。自成立以来，合思累计融资超15亿元人民币，获得了7000 + 付费企业、300万 + 未来财务人的信赖，成为他们实现降本增效目标的得力伙伴。
合思始终秉持以客户为中心的服务理念，在北京、杭州、南昌设立研发中心，在全国22个城市构建直营服务网络，并借助500 + 合作伙伴的力量，将服务覆盖至国内外数百个城市。基于广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新以及无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，合思为客户提供聚合商旅、费控报销、收付款管理等全方位财务数智化服务，在企业财务数智化转型领域影响力与日俱增。下面，就让我们通过赛傲生物的成功案例，深入了解合思在数字档案管理方面的卓越能力。
赛傲生物：传统财务模式下的转型困境
赛傲生物成立于2010年，总部位于上海，是一家颇具创新精神的细胞生物制药企业。它专注于细胞药物研发和生产等核心业务，在多地设立了符合GMP标准的细胞制备中心和细胞组织库，并于2021年7月入选上海市专精特新企业。然而，在企业快速发展的背后，传统的财务模式却成为了赛傲生物进一步前行的绊脚石。
此前，赛傲生物的采购、支付、报销等环节相互独立，宛如一个个信息孤岛。提报申请仍依赖手工填制纸质单据，模板单一，不仅费用管控难度大，还潜藏着较高的财务风险。在员工差旅方面，采用纸质单据填报申请，审批流程冗长，预算超标情况时有发生，这无疑增加了企业的成本支出。行政部门物品采购审核流程不规范，人员变动更新不及时，导致采购进度频繁延迟，影响了企业的正常运营。
所有单据最终汇集到财务部门，溯源、审核和归类工作犹如一团乱麻。财务部门人均需处理500 + 张单据，报销会计需要逐张、手工制作凭证，大量时间被消耗在繁琐的事务性工作中。而且，依赖手工统计数据报表，信息严重滞后，使得企业管理层难以及时掌握准确的财务信息，从而影响决策的科学性。在这样的情况下，赛傲生物的财务数字化转型迫在眉睫，而数字档案管理也成为了转型过程中的关键一环。
合思方案：为赛傲生物量身定制数字档案管理之道
面对赛傲生物的困境，合思迅速行动，为其量身定制了一套全面的解决方案，其中数字档案管理贯穿始终。
- 项目管理全流程数字化
合思将项目管理过程划分为立项、计划、执行/监控和结项四个关键阶段。在立项申请过程中，通过数字档案管理技术，关联项目合同、客商信息、立项报告、项目预算、总金额等相关键信息，同时自动生成项目台账。这样一来，所有项目信息都能在数字档案中清晰呈现，便于企业进行统一管理和查询。
如果项目主计划内容发生变更，企业只需结合项目变更管理提交申请，系统会自动调整项目台账的基础信息。这一过程实现了项目信息的实时更新和动态管理，确保数字档案的准确性和及时性。
- 日常费用精准管控与数字记录
日常项目费用执行情况由项目方关联方直接发起申请，系统会自动匹配到对应的项目预算包，并进行实时管控。同时，将执行过程详细记录在项目的费用台账中，直接跟踪项目费用的进度。通过数字档案管理，企业可以随时查看项目费用的使用情况，实现费用的精准管控。
结合项目管理系统里的时间计划、需求计划，合思还实现了项目增值分析。对于资源的投入成本，可单独在日报里进行人/天统计，并自动计入项目台账，保证资源的可量化统计。这些数据都以数字档案的形式进行存储和管理，为企业的成本控制和决策提供了有力支持。
显著成效：赛傲生物财务数智化转型硕果累累
在合思解决方案的助力下，赛傲生物在数字档案管理的支持下，取得了令人瞩目的成果。
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报销效率大幅提升
员工报销周期大幅缩减至1周以内，财务核算效率提升90%。采用移动 + PC多端报销形式，员工可以随时随地发起报销申请，打破了时间和空间的限制。审批流转路径清晰显示可视，不同审批节点人员配置随着OA变动自动调整，付款进度实时掌控。这些都得益于数字档案管理系统的高效运行，使得报销流程更加透明、规范。 -
费用类型精细管理
根据生产经营管理特征，赛傲生物将日常申请单拆分为用车申请、设备购置申请等19类费用类型；个人业务与对企业务报分费用类型，如日常费用报销单、差旅报销单等。通过数字档案管理，对各类费用进行分类存储和管理，便于企业进行精细化核算和分析。 -
采购流程重塑升级
合思帮助赛傲生物重塑采购流程，申请、采购、付款等流程全部关联，每个申请单可追溯付款的进度、历史支付记录。建立采购管理、台账管理，对供应商、合同、预算、发票等信息数据统一线上管理，实现了采购信息的数字化档案管理。采购完成后，所有对公支付事项统一开票结算，一键导入财务核算系统，自动制证，大大提高了采购效率和财务处理的准确性。
携手共进：展望未来合作新征程
财务管理要实现合规和高效，就必须先让流程更加透明、规范，尽可能减少人工干预带来的偏差，再依赖系统的专业性、及时性与稳定性。合思费控无需报销解决方案完美契合赛傲生物现阶段的核心诉求，从项目接洽到上线交付仅用了三个多月时间，就在费用审批、采购管理、差旅订购等方面带来了显著提升。
赛傲生物的员工、财务及管理层都切实感受到了数字化带来的便捷与高效。未来，双方有望继续深入合作，共同推动赛傲生物的财务数智化转型迈向新高度，在数字档案管理方面也将不断探索和创新。
众多像赛傲生物这样的企业选择合思实现了财务数字化转型和降本增效。如果你也想提升企业财务效率、加强费用管控，不妨选择合思，开启财务数智化新征程。现在，你可以免费试用合思的解决方案，亲身感受数字档案管理为企业带来的巨大变革。
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