在企业的运营管理中，财务档案管理如同大厦的基石，虽不显眼却至关重要。然而，传统的财务档案管理方式却让众多企业苦不堪言。
在财务归档环节，财务人员常常需要花费大量时间去确认单据、发票、回单和凭证的一致性。这一过程繁琐且容易出错，即便小心翼翼，档案遗失的情况也难以避免。一旦重要档案丢失，后续的查询、审计等工作都会受到严重影响，给企业带来潜在的风险。
纸质档案在时间和空间上的限制也十分明显。查找一份档案可能需要耗费大量时间，无法实现实时调阅，更难以做到同时借阅以及精准查找。想象一下，当企业急需某份财务档案来进行决策或应对审计时，却只能在堆积如山的纸质档案中苦苦寻觅，这无疑会延误时机，影响企业的运营效率。
大量纸质档案的管理对空间和人力都有巨大的要求，成本居高不下。企业需要专门的档案室来存放这些档案，还要安排专人进行管理和维护。而且，纸质档案的保存期限有限，随着时间的推移，还可能出现损坏、霉变等问题，进一步增加了管理成本。
此外，传统的纸质档案管理办法无法保证电子原文件的长期保存，也难以确保数据的安全可用，已经无法满足现代企业的管理要求。在当今数字化时代，企业对财务数据的安全性、准确性和及时性有了更高的要求，传统的管理方式显然已经力不从心。
面对这些痛点，合思推出了全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的电子会计档案管理平台——合思档案，为企业提供专业的档案数字化服务。
一站式档案数字化服务方案
合思档案基于广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，为客户提供全方位财务数智化服务。这一服务涵盖了从数据采集到档案利用的各个环节，真正实现了一站式的档案数字化服务。
合思档案提供智能采集功能，通过外部生态（如OCR识别、RPA技术等）和内部系统（如EAI插件、API接口等）采集数据。无论是来自外部的发票、合同，还是内部的财务报表、凭证等，都能快速、准确地采集到系统中。同时，它还提供预归档服务，集成服务、规则引擎、元数据服务等，确保数据的完整性和准确性。
在基础管理方面，合思档案涵盖了档案存储、检索、借阅、销毁等功能。档案存储采用了先进的技术，确保数据的安全可靠；检索功能可以让用户快速找到所需的档案；借阅管理方便了企业内部人员的使用；而销毁功能则保证了过期档案的妥善处理。
档案服务也是合思档案的一大亮点，包括辅助审计、项目管理、统计分析等。这些服务可以帮助企业更好地利用档案数据，为企业的决策提供有力支持。
合思档案能够实现自动归档，根据预设规则对收集到的数据进行分类和处理，确保信息的有序性和可追溯性。这不仅提高了归档效率，还减少了人为错误的发生。同时，它还提供一站式查阅服务，以聚合化、结构化、业务化的档案数据呈现会计资料的结构树，让查阅变得便捷高效。
核心功能铸就档案数字化服务优势
合思档案的核心功能亮点突出，为企业的档案数字化服务带来了诸多优势。
便捷调阅不打印，混序归集免组装，实现了电子会计档案全生命周期管理，包括采集、制、管、用四个环节。企业无需再为打印纸质档案而烦恼，员工可以直接在系统中调阅所需档案，大大提高了工作效率。同时，混序归集的方式避免了繁琐的组装过程，让档案管理更加轻松。
开放式接口互联·自主采集，大文件自动切割·数电票自动化解析。合思档案具有开放式的接口，可以与企业现有的各种系统进行互联，实现数据的自主采集。对于大文件，系统可以自动进行切割，方便存储和管理。而数电票自动化解析功能则可以快速准确地识别和处理电子发票，提高了财务处理的效率。
智能关联·自动组装，四性检测·业务检测·自定义版式文件。合思档案能够智能关联相关的档案数据，实现自动组装，减少了人工操作的工作量。同时，它还具备四性检测和业务检测功能，确保档案数据的准确性和合规性。用户还可以根据自己的需求自定义版式文件，满足个性化的需求。
精准权限管控·档案目录灵活扩展，水印管理·档号符合国标要求。合思档案对档案的访问权限进行了精准管控，只有授权人员才能查看和使用相关档案，确保了数据的安全性。档案目录可以根据企业的需求灵活扩展，方便企业对档案进行分类管理。水印管理功能可以防止档案数据的泄露，档号符合国标要求，便于档案的标准化管理。
档案数字化服务带来显著收益
使用合思档案能为用户带来实实在在的收益。
自动化归档告别了重复性工作，让档案利用更加便捷高效。档案数据同源，透明流转，便于企业进行监控和分析。企业可以实时了解档案的使用情况和数据流向，为企业的决策提供有力支持。
在减少人工耗时方面，合思档案表现出色。例如，好想你减少了90%的人工耗时，总部接收减少了80%的管理耗时，借阅管理减少了67%的管理耗时。这意味着企业可以将更多的人力投入到更有价值的工作中，提高了企业的整体运营效率。
节约成本也是合思档案的一大优势。以一家年20万凭证、40万回单、30平方米档案室的北京大型制造业为例，使用合思档案后年总节约成本338,910元。这包括了档案室的租赁费用、人力管理费用等多个方面的节约。
提升效率方面，合思档案也取得了显著的效果。高新兴的归档效率提升了90%，西湖城投的档案整理匹配效率提升了72%。这些数据充分证明了合思档案在提高企业档案管理效率方面的强大能力。
多元场景彰显档案数字化服务价值
合思档案在多个典型应用场景中都发挥了重要作用，彰显了其档案数字化服务的价值。
在财务档案管理场景中，合思档案实现了电子与实物匹配，查阅者查询电子档案即可定位实物位置，实现了高效管理财务档案。这不仅提高了档案的查找效率，还减少了实物档案的丢失和损坏风险。
在审计场景中，内外审计以档案数据为标准，纸质数据为辅，借助合思档案提升了审计效率。审计人员可以快速准确地获取所需的档案数据，减少了审计时间和成本。
在报销场景中，员工报销再也不需要打印任何单据，告别了复杂的报销流程，无纸化为业务发展带来了便捷。员工可以直接在系统中提交报销申请，财务人员可以在线进行审核和处理，大大提高了报销效率。
在业财融合场景中，合思档案提高了总部和门店业财融合效率。例如，云海肴通过合思档案实现了财务数字化，业财融合提升了80%。这使得企业的财务数据和业务数据能够更好地融合，为企业的决策提供更准确的依据。
成功案例见证档案数字化服务实力
众多客户使用合思档案的成功案例，充分见证了其档案数字化服务的实力。
好想你健康食品股份有限公司通过合思档案打破了数据壁垒，实现了数据同源，一键联查提升了工作效率。自动组装功能让审计变得更加便捷，借助虚拟档案库房和二维码实现了电子与实物匹配，预计减少综合成本20万元/年。
COMMUNE幻师上线电子会计档案管理系统后，实现了自动化归档和财务数据分析，减少了人力成本50%，年节约成本5000万元，报销效率提升了300%。
云海肴通过合思档案实现了全面无纸化管理，降低了运营成本，年节省超30万元，业财融合达成80%，财务提效90%，100%的合规降本。
金牌橱柜家居科技股份有限公司统一存储档案数据，搭建了业务证据链，实现了数据共享和银行回单无纸化，档案匹配耗时减少了84%，档案查询耗时减少了80%，预估节省总体成本30万 +/年。
合思作为专精特新企业，成立以来已累计融资超15亿元人民币，在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市。截至目前，7000 + 付费企业、300万 + 未来财务人选择合思。未来财务用合思，让有限更有效。
如果您正在为财务档案管理问题而烦恼，不妨选择合思档案，开启专业的档案数字化服务。您可以拨打我们的电话400 – 105 – 6505，或者访问我们的网址www.hosecloud.com，也可以扫描二维码，了解合思档案，了解更多案例。现在，您还可以免费试用合思档案，亲身体验其带来的便捷和高效。
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