在数字化浪潮席卷而来的今天，企业的运营管理模式正经历着深刻的变革。特别是在财务档案管理领域，随着数电票时代的临近，企业面临着前所未有的挑战。据了解，到2025年数电票将实现全覆盖，这意味着企业的财务档案管理必须适应新的要求。数电票需要经过验签、解析，并以XML格式存档，XBRL文件还要求写入财务入账信息，企业急需专业的“电子会计档案管理平台”来应对“数字化凭证时代”的财务档案管理挑战。
纸电混合时代，企业的不同角色都面临着各自的难题。企业高管被纸质档案管理的高成本、大储存占地以及档案数据难以分析利用等问题所困扰；财务人员则要面对海量的档案数据，整理工作不仅耗费时间，还需手动匹配核对，枯燥又低效；业务人员在报销纸质票据时，也饱受流程繁琐之苦。传统的纸质档案管理更是存在着诸多弊端，高显性成本如纸质凭证输出耗材成本高、存储空间需求大；高隐形成本如手工装册归档重复性工作量大、查询调阅数据利用低效；还有高合规风险如电子会计凭证文件无有效管理手段、纸质档案易损坏等。虽然国家政策支持电子会计档案管理，电子会计档案与纸质会计档案具备同等法律效力，企业电子会计档案全面无纸化时代已经到来，但在推行数字化过程中，归档、储存环节仍未解决纸质文件储存问题。
在这样的背景下，合思档案应运而生，它作为一款专业的电子文档存储平台，为企业提供了全面的档案管理解决方案。
精准施策：为不同角色定制解决方案
合思档案充分考虑到企业不同角色的需求，为他们提供了针对性的解决方案，同时其领先的单套制和六大场景解决方案更是独具特色。
对于CEO/高管而言，合思档案就像是一位得力的助手，能够帮助他们沉淀数据资产，保障企业的合规管理。在当前经济环境下，企业需要更高效地利用财务档案数据，挖掘其中的价值，为企业决策提供有力支持。合思档案可以提升企业财务档案的利用效率，助力企业实现决策的数智化，达到降本增效的目的，同时还能推动企业实现绿色低碳运营。
归档员/财务人员在日常工作中常常被繁琐的档案整理工作所困扰，而合思档案则能让他们告别这些重复低价值的工作。它实现了档案数据的同源性，让档案在全流程中透明流转，便于监控和分析。这样一来，财务人员可以轻松完成档案管理工作，大大提高了档案的利用效率。
在外部审计方面，合思档案更是发挥了重要作用。它实现了档案外审的在线化和可溯源性，审计人员可以一键查询借阅档案，权限也能一键下放或回收。这使得财务人员无需再与审计人员重复沟通补充审计资料，提高了审计工作的效率。
合思档案提供的领先的单套制解决方案（标准方案）+六大场景解决方案，广泛连接业财系统，能够实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配，做到应收尽收。
实力尽显：合思档案核心功能大揭秘
合思档案作为一款专业的电子文档存储平台，拥有强大的核心功能和独特的优势，下面我们来详细了解一下。
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多源采集：数据获取的高效之道
在多源采集方面，合思档案基于跨系统数据集成要求，提供了自动生成式Open API，能够实现快速集成。同时，它还预制了系统连接器，可以自动获取业财系统的会计资料。除了自动采集，它还支持手动采集。对于单张PDF大文件，它可以实现多张回单/发票的自动切割，还能自定义配置Excel导入模板，实现结构化数据的批量导入。这样的多源采集方式，让企业能够更灵活地获取所需的档案数据。 -
智能制档：提升效率与保障安全的完美结合
智能制档是合思档案的一大亮点。它可以对会计档案关联规则进行可视化配置，不同系统、类别的核心会计凭证能够自动关联匹配及组装，这大大减少了人工匹配的工作量，据统计可减少90%。完成业务证据链组装的档案数据可以通过“元数据”级别的业务字段映射，让查询变得更加便捷。此外，它还具备“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案，能够保障归档数据的真实、完整、安全和可用。 -
档案管理：灵活配置与规范管理并重
在档案管理方面，合思档案给予企业极大的灵活性。它支持自定义创建用户管理角色，能够隔离各核算账套的数据权限，还可以按职能角色配置功能和操作权限，水印权限管理范围也可以自定义。同时，它支持自定义档案目录分类，企业可以根据自身需求灵活拓展档案目录框架。系统还规范预置了档号，能够满足国标档号规则格式。 -
档案应用：全方位满足企业需求
合思档案在档案应用方面表现出色。它支持多维检索，能够满足企业多场景的查询需求，实现一站式预览和穿透联查。企业还可以通过第三方业财系统直接查看档案信息，它提供了档案影像调阅接口。此外，它实现了档案数据的资产化，档案借阅服务也更加透明化。档案移交、鉴定、销毁全流程都可以在线上进行管控，线下实物管理也能与之高效关联。
成效显著：不同企业的成功实践
合思档案在不同类型的企业中都得到了广泛应用，并取得了显著的成效。
在年单据量达2.6亿的企业中，合思档案解决了会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力的问题。它实现了多系统采集数据、自动匹配组装档案、档案管理电子化和借阅管理信息化，大大降低了企业成本，提升了管理效率。例如，该企业凭证总量达14W +，单据总量达50W +，某月入库数据加载仅需30s，关联匹配只需15min，凭证与单据关联次数达350亿次，单据与单据关联次数达800亿次。
对于共享中心统建的集团型企业，合思档案解决了档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一、回单整理费时费力、实物档案异地管理难等问题。它实现了标准化落地，确保电子会计档案的合规性，既低碳环保，又提升了整理匹配效率80%，每年还能减少300册的存储空间成本和100万张纸的打印成本。
在多系统数据互联的企业中，合思档案改善了低效的档案管理现状，解决了档案管理痛点。通过数据集成、业务检测和跨系统调阅方案，它实现了统一储存、业务证据链完整、数据共享和全生命周期管理，预估每年可节省总体成本30W +，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%。
在中国最大的K12民办教育集团之一，合思档案同样发挥了重要作用。它解决了低效的档案管理现状，通过数据集成、智能化制档和电子原文件独立管理方案，以电子会计档案为核心形成了多向、网状管理结构，简化了会计管理流程，提高了工作效率，实现了档案多维穿透查询。
无论是政策推动、合规要求，还是在当前经济环境下帮助企业降本增效的目标，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择。合思档案作为一款专业的电子文档存储平台，已服务众多事业单位及院校、央企、行业领军企业和国家试点企业，获得了客户的高度认可，如海亮教育、徐福记、中交水规院、金牌橱柜等，值得更多企业信赖。
合思在北京、上海、杭州等多地设有办公地点，提供电话400 – 105 – 6505咨询服务，网站为www.hosecloud.com，还可通过微信公众号和微信小程序了解更多信息。合思秉承以客户为中心的服务理念，持续迭代产品，聆听用户需求，能为企业提供优质的档案管理解决方案，帮助企业更好地享受数字化转型带来的降本增效。如果你也想体验合思档案的强大功能，不妨点击下方链接免费试用，开启企业电子会计档案管理的新篇章。
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