在数字化浪潮席卷而来的当下，企业的运营环境正经历着前所未有的变革。2025年数电票全覆盖的目标，如同催化剂，加速了企业财务档案管理的革新进程。数电票的快速扩张，不仅让电子发票的接收在政策上合法合规，而且开票已在全国36个省市区实现试点全覆盖。这一变革让企业深刻意识到，财务档案管理面临着新的挑战，加强信息化建设迫在眉睫。
在纸电混合的时代，企业各层级人员在传统档案管理中遭遇了诸多痛点。企业高管被高额的纸质档案管理成本和庞大的储存占地问题所困扰，档案数据的分散和未有效整理，使得数据分析和利用成为难题。财务人员则深陷于海量档案数据的整理工作中，手动逐一匹配核对确认的工作枯燥又繁琐，耗费大量时间和精力。业务人员在出差、招待后的报销流程中，也因纸质票据的繁琐处理而苦恼不已。
传统档案管理的弊端远不止于此。高显性成本，如纸质凭证输出的耗材成本和巨大的存储空间需求；高隐形成本，像手工装册归档的重复性工作和查询调阅的低效率；高合规风险，例如电子会计凭证文件缺乏有效管理手段和纸质档案可能因不可抗力损坏等问题，都让企业在档案管理上如履薄冰。即便企业在数字化推行过程中，通过OA、资金、合同、CRM、费控等系统建设解决了部分线上业务处理问题，但在归档和储存环节，纸质文件储存和数据存储线下载体的问题依然存在，严重影响了企业全面数字化的进程。因此，企业急需专业的“电子会计档案管理平台”，也就是电子文档存储平台，来适应“数字化凭证时代”的财务档案管理要求。
合思档案：多角色解决方案的智慧之选
合思档案作为专业的电子文档存储平台，为不同角色提供了针对性的解决方案，助力企业实现全面数字化转型。
对于CEO/高管而言，合思档案是企业数据资产的守护者和决策的智囊团。它能够沉淀数据资产，保障企业合规管理，提升财务档案的利用效率，挖掘财务档案数据的价值。通过数字化手段，合思档案帮助企业节约档案管理成本，提升档案利用效率，实现绿色低碳运营，为企业决策数智化提供有力支持，助力企业在数字化转型的决胜之战中脱颖而出。
归档员/财务人员在合思档案的助力下，告别了重复低价值的工作。电子文档存储平台实现了档案数据同源，数据全流程透明流转，便于监控和分析。财务人员可以轻松完成档案管理工作，提高档案利用效率，将更多的时间和精力投入到更有价值的财务分析和决策支持工作中。
对于外部审计工作，合思档案让审计工作变得更加高效和便捷。实现审计不进档案室，档案外审在线化、可溯源，一键查询借阅，权限一键下放/回收。这让财务人员无需与审计人员进行重复沟通，补充审计资料，大大提高了审计工作的效率和质量。
合思档案提供的整体解决方案由领先的单套制解决方案（标准方案）和六大场景解决方案构成。它广泛连接业财系统，能够实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配、应收尽收，为企业提供了一站式的档案管理服务。
核心功能与优势：电子文档存储平台的卓越实力
合思档案作为电子文档存储平台，具备一系列强大的核心功能和显著优势。
多源采集功能是合思档案的一大亮点。它支持接口互联自主采集和手动采集自主补录两种方式。在接口互联方面，基于跨系统数据集成要求，提供自动生成式Open API实现快速集成。预制系统连接器可自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件，还支持自定义数据采集方案。手动采集方面，对于不满足系统集成要求的零散会计资料，支持多种便捷手动数据补录方式。例如，单张PDF大文件可实现多张回单/发票自动切割，还能自定义配置Excel导入模板实现结构化数据批量导入。
智能制档功能让档案管理更加高效和智能。通过规则引擎自动组装，实现会计档案关联规则可视化配置，不同系统、不同类别的核心会计凭证能够自动关联匹配及组装，整合零散数据形成完整业务链组合数据，减少了90%的人工匹配工作量。此外，还有关联检索等辅助功能及关联任务执行进度可视化等特点。通过字段映射实现查阅便捷，已完成业务证据链组装的档案数据可通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射，帮助财务人员查询更便捷、分析更直接。
档案管理功能在权限管理、档案目录和档号编制等方面表现出色。权限管理精准管控，支持自定义创建用户管理角色，隔离各核算账套数据权限，按职能角色配置功能、操作权限以及水印权限管理范围自定义。档案目录灵活扩展，支持自定义档案目录分类、档案字段自定义维护等，还能灵活拓展档案目录框架，动态自动封装归档接口。系统规范预置档号，根据国家档案行业标准规范预置档号、档案册号编制规则，支持企业自主排列、扩展，满足国标档号规则格式且有可扩展性。
合思档案的这些功能优势，带来了显著的降本增效成果。它能够节约70%的纸张成本、75%的整理成本，提升90%的检索效率，确保100%的管理合规性。电子文档存储平台实现了企业全面数字化的“最后一公里”，补足了信息化建设空白，拉通了业财税档全链路，让数据“活起来”，实现了资源重组和企业效益最大化。
应用场景与案例：电子文档存储平台的实践验证
合思档案作为电子文档存储平台，在不同企业的应用场景中展现出了卓越的实际效果。
对于年单据量达2.6亿的企业，会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力是其面临的主要问题。合思档案通过多系统采集数据，自动匹配组装档案，实现了档案管理电子化、借阅管理信息化，简化了装订流程。最终实现了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效。例如，数据加载仅需30s，关联匹配15min，凭证与单据关联次数达350亿次，大大提高了企业的档案管理效率。
某世界上最大的重型装备制造商之一的集团型企业，面临着档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一、回单整理费时费力、实物档案异地管理难等问题。合思档案采用单套制管理方案，包括安全合规存储、业务完整性检测、单套制落地等，实现了标准化落地，确保电子会计档案合规，低碳环保。整理匹配效率提升了80%，存储空间成本减少300册/年，纸张打印成本减少100万张纸/年。
某企业存在低效的档案管理现状和档案管理痛点，如会计档案散落各系统、日常检索依赖多端系统分散查询等。合思档案提供了数据集成方案、业务检测方案、跨系统调阅方案，实现了统一储存、业务证据链完整、数据共享和全生命周期管理。预估节省总体成本30W+/年，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%。
中国最大的K12民办教育集团之一面临业务系统多数据隔离、纸质票据结构化数据提取困难等低效档案管理现状。合思档案采用数据集成方案、智能化制档方案、电子原文件独立管理方案，以电子会计档案为核心形成多向、网状管理结构，简化了会计管理流程，提高了工作效率，实现了档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。
在当前经济环境下，电子会计档案已成为企业数字化建设的必然选择。合思档案作为专业的电子文档存储平台，能够助力企业解决“纸+电”档案原生态存储形态下的档案管理痛点，实现财务无纸化、低碳发展、数字化转型，让企业更好地享受数字化转型带来的降本增效。
合思档案已经获得了众多客户的认可，广东某高校、中交集团、海亮教育、徐福记等事业单位、央企、行业领军企业和国家试点企业都在使用合思档案。企业可以放心选择合思档案开启高效数字化档案管理之旅。
合思在北京、上海、杭州等多地设有办公地点，联系电话为400 – 105 – 6505，网站是www.hosecloud.com，还可通过微信公众号和微信小程序获取更多信息。如果您想体验合思档案电子文档存储平台带来的高效数字化档案管理，不妨点击免费试用，开启全新的档案管理体验。
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