在数字化浪潮风起云涌的当下，企业财务管理正经历着前所未有的变革。2025年数电票全覆盖的目标近在咫尺，企业财务档案管理面临着新的挑战，信息化建设迫在眉睫。数电票的快速扩张，使得电子发票接收的合法合规性以及开票的全面试点覆盖成为企业关注的焦点。在这样的背景下，企业需要一款专业的“电子会计档案管理平台”来适应“数字化凭证时代”的财务档案管理要求。
然而，传统档案管理模式在纸电混合时代显得捉襟见肘。企业高管面临着纸质档案管理成本高、储存占地大，且档案数据难以汇总分析利用的困境；财务人员则被海量的档案数据折磨，整理工作不仅耗费大量时间，还需要手动逐一匹配、核对确认，枯燥又繁琐；业务人员在出差、招待后，报销的纸质票据留存再上交的流程也十分繁琐，耗费了大量时间和精力。传统档案管理还存在着高显性成本，如纸质凭证输出耗材成本高、存储空间需求大；高隐形成本，如手工装册归档重复性工作量大、查询调阅条件粗糙，数据难以有效利用；高合规风险，如电子会计凭证文件缺乏有效管理手段、不可抗力导致纸质档案损坏等问题。即便企业在推行数字化过程中建设了OA系统、资金系统、合同系统、CRM系统、费控系统等，解决了线上业务处理问题，但在归档、储存环节仍然未能摆脱纸质文件储存的困扰，数据存储也依赖线下载体。因此，保证档案原生性，是确保企业财务档案管理合规、实现全面数字化的关键。
全维方案赋能企业多元角色
合思档案作为一款专业的电子发票处理软件，为企业提供了全面的解决方案，满足不同角色的需求。
对于CEO/高管而言，合思档案能够沉淀数据资产，保障合规管理，提升企业财务档案的利用效率，挖掘财务档案数据的价值。它助力企业决策数智化，提升财务服务效率，为企业的数字化转型奠定坚实基础。通过数字化手段，合思档案能够帮助企业降本增效，节约档案管理成本，提升档案利用效率，实现绿色低碳运营。
对于归档员/财务人员，合思档案可显著提高工作效率，让他们告别重复低价值的工作。档案数据同源，全流程透明流转，便于监控和分析。财务人员能够轻松完成档案管理工作，提高档案利用效率。
对于外部审计人员，合思档案实现了审计不进档案室的目标，让档案外审在线化、可溯源。一键查询借阅功能，权限一键下放/回收，使得财务人员无需与审计人员重复沟通，补充审计资料。
合思档案提供领先的单套制解决方案（标准方案）+六大场景解决方案，能够满足企业不同场景下的档案管理需求。它广泛连接业财系统，实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配、应收尽收，为企业提供一站式的电子发票处理软件服务。
核心功能铸就管理新优势
合思档案作为一款卓越的电子发票处理软件，具有众多核心功能，相较于传统方案具有显著优势。
多源采集功能是合思档案的一大亮点。基于跨系统数据集成要求，它提供自动生成式Open API实现快速集成。预制系统连接器能够自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件。同时，它还支持自定义数据采集方案，满足不同场景的采数需求。对于不满足系统集成要求的纸质文件、电子文件等零散会计资料，合思档案支持多种便捷手动数据补录方式。
智能制档方面，合思档案的会计档案关联规则可视化配置功能十分强大。不同系统、不同类别的凭证、单据、发票及银行回单等核心会计凭证能够自动关联匹配及组装，整合零散数据形成完整的业务链组合数据。通过“元数据”级别的业务字段，如“会计期间”字段，完成多档案类型的业务字段映射，打破业务属性标签，让凭证数据业务化、业务数据财务化，帮助财务人员查询更便捷、分析更直接。
在档案管理上，合思档案支持自定义创建用户管理角色，隔离各核算账套数据权限，按照职能角色配置功能、操作权限，水印权限管理范围也可自定义。它支持自定义档案目录分类，档案字段自定义维护、新增创建、表单主键设置等，支持灵活拓展档案目录框架，动态自动封装归档接口，便于对外提供。
合思档案的优势还体现在多个方面。它能实现100%自动归档，强大的规则匹配能力最大程度地减少人工介入，实现自动组装、归档。它符合国家政策要求，确保电子会计档案合规性管理。同时，它拥有灵活承接、持续迭代的能力，能够满足接收管理数电票的需求，且具备稳定的迭代能力，及时应对变化。
成功案例见证卓越成效
合思档案作为一款优秀的电子发票处理软件，在不同类型企业的应用场景中取得了显著成效。
某企业年单据量高达2.6亿，面临着会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案通过多系统采集数据，实现业务、财务数据应收尽收。自动匹配组装档案，让会计凭证上下游单据树状结构清晰呈现。档案管理电子化，借阅管理信息化，安全保障可追溯。同时，简化装订流程，1分钟快速定位数据，减少打印与邮寄。实现了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效，业务和财务数据穿透联查，企业成本显著降低。
某世界上最大的重型装备制造商之一的集团型企业，面临着档案管理流程复杂、人工环节多，凭证附件标准、会计档案管理制度不统一，每月回单整理费时费力，实物档案异地管理、财务信息难整合等问题。合思档案的单套制管理方案包括安全合规存储、业务完整性检测、单套制落地。实现了标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保，积极响应政策。整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，释放1/3，纸张打印成本减少100万张纸/年。
某企业存在低效的档案管理现状，如整理环节逐一打印、手工匹配，保管环节财务临时保管后移交综合档案室，存储环节独立档案室管理纸质档案，管理方式以纸质档案管理为主，每年提供实物稽查，人工逐一翻查。合思档案的数据集成方案广泛连接，标准统一；接口开放服务，自定义扩展，配置化的接口方案即开即用，应收尽收。业务检测方案精细化至元数据层级的关联规则引擎，能快速核查档案关系链条是否完整匹配，数据金额是否准确匹配。跨系统调阅方案可使得业务系统所查询数据根据权限和自动查询条件，直接跨系统调阅完整业务链条的档案数据。实现了统一储存、业务证据链完整、数据共享、全生命周期管理，预估节省总体成本30W+/年，合规性管理100%，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%。
某中国最大的K12民办教育集团之一的企业，在采集、存储、整理、利用环节存在诸多问题，如业务系统多、数据隔离，纸质票据结构化数据提取困难，实物存档占用空间，财务账表归档装订复杂，实物凭证与业务分散，查阅繁琐等。合思档案的数据集成方案按照归档范围、归档标准梳理业务档案归档场景，实现应收尽收，统一数据标准。智能化制档方案搭建全业务版式文件自动生成及归档，搭配可视化关联规则配置，实现智能化自动组装。电子原文件独立管理完成电子票据的合规存档。以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。
在当前经济环境下，无论是政策推动、合规要求，还是为了帮助企业降本增效，电子会计档案都是企业数字化建设的必然选择。合思档案作为一款专业的电子发票处理软件，能为企业提供全面、高效、合规的电子会计档案管理解决方案，助力企业实现降本增效、合规经营和低碳运营。
合思在多地设有办公地点，包括北京、上海、杭州等城市，方便企业与合思进行沟通和交流。企业可拨打合思的电话400 – 105 – 6505，获取专业的咨询服务。也可访问合思的网站www.hosecloud.com，或者通过扫描微信公众号二维码和微信小程序二维码，了解更多关于合思档案的详细信息。如果您想进一步体验合思档案的强大功能，不妨点击免费试用，开启企业电子会计档案管理的新篇章。
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