在当今的企业运营中，财务档案管理是一项至关重要却又充满挑战的工作。传统的纸质档案管理模式，犹如一座沉重的大山，压得企业喘不过气来。
首先，在纸质档案归档时，财务人员需要耗费大量时间仔细确认单据、发票、回单和凭证的一致性。就像好想你健康食品股份有限公司，在处理海量的纸质档案时，难免会出现档案遗失的情况，这不仅影响工作效率，还可能带来潜在的风险。
其次，纸质档案受时间和空间的限制极为严重。查找一份档案往往需要耗费大量时间，根本无法实现实时调阅、同时借阅以及精准查找。高新兴科技集团在查询相关发票、收付款凭据及其他附件时，就面临着巨大的困难，投入了大量的人力却收效甚微。
再者，大量纸质档案的管理对空间和人力的要求极高，成本居高不下。COMMUNE幻师每年仅档案耗材、打印、存储成本就高达53323元。而且，纸质档案管理办法无法保证电子原文件的长期保存，也无法确保数据的安全可用，不能满足管理要求。中文传媒就曾因电子源文件未合规保存，不符合会计电子档案管理法规而面临困境。
面对这些普遍存在的痛点，合思推出了全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的电子会计档案管理平台——合思档案，为企业提供了专业的档案数字化服务。
合思档案全景式解决方案
合思档案依托广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，为客户打造全方位的财务数智化服务。其档案数字化服务涵盖了电子会计档案全生命周期的各个环节，包括采集、制、管、用。
在采集环节，合思档案通过开放式接口互联自主采集档案，能够对大文件进行自动切割，对数电票实现自动化解析。智能采集借助外部生态，如OCR识别、RPA技术等，以及内部系统，如EAI插件、API接口等，确保档案数据的高效获取。
制档环节，合思档案实现智能关联自动组装档案，进行四性检测、业务检测、自定义版式文件。同时，它具备精准权限管控，档案目录可灵活扩展，还有水印管理，档号完全符合国标要求。
管理环节，基础管理涵盖档案存储、检索、借阅、销毁等功能。支持多维检索、一站式预览，可在线借阅、进行异构系统联查，还能实现实物混序归档、可视化盘点档案数据。
利用环节，档案服务可辅助审计、项目管理、统计分析等，为企业的决策提供有力支持。合思为企业提供聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位财务数智化服务，帮助企业实现降本增效、合规经营和低碳运营。
合思档案核心功能亮点
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便捷调阅与混序归集
合思档案的档案数字化服务让企业员工无需打印纸质档案即可便捷调阅，真正实现了便捷调阅不打印。而且，档案混序归集后无需人工组装，大大节省了人力和时间成本。 -
全生命周期数字化管理
合思档案实现了电子会计档案全生命周期管理，从档案采集的开放式接口互联自主采集，到制档的智能关联自动组装，再到管理的精准权限管控和利用的多维检索一站式预览，全流程合规化、自动化、数字化，为企业提供了高效、安全的档案管理解决方案。 -
异构系统对接能力
合思档案可对接各类异构系统，生成式接口自动采集档案数据，能够连接NCC、U9、OA、CBS等系统，以低开发成本实现数据整合，打破了企业内部的数据壁垒。 -
数据同源与透明流转
合思档案的档案数据同源，透明流转，便于企业进行监控、分析。企业可以实时掌握档案数据动态，为决策提供有力支持，让企业在市场竞争中占据更有利的地位。
企业使用合思档案的显著收益
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成本节约成效显著
合思档案的档案数字化服务在成本节约方面表现出色。它可以减少耗材成本，如打印成本；降低存储成本，如档案柜成本、档案室成本；还能节省人力成本。以一家年20万凭证、40万回单、30平方米档案室的北京大型制造业为例，年总节约成本可达338,910元。 -
效率提升立竿见影
使用合思档案后，企业的归档效率、档案整理匹配效率、员工报销效率等都得到了大幅提升。高新兴科技集团的归档效率提升了90%，海亮教育科技服务集团的档案整理匹配效率提升了90%，中文传媒的员工报销效率也提升了90%。 -
合规性增强保障安全
合思档案保证财务档案原生性存储，规避了电子化时代带来的档案管理风险，满足财会6号文涵盖的电子原文件合规性管理要求。中文传媒通过对接标准工具包，实现OFD文件与XBRL工具包原生存储，通过四性检验与业务校验保证档案原生存储安全合规。 -
业务流程优化促融合
合思档案能够简化业财流程，将业务时间归还业务，实现业财一体化。云南菜品牌连锁经营通过合思落地财务数字化，提高总部&门店业财融合效率80%。
合思档案典型应用场景
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审计场景高效支持
在审计场景中，合思档案的档案数字化服务支持跨系统调阅、在线借阅等功能，能够高效服务于企业内审。高新兴科技集团在使用合思档案后，档案利用更加便捷，为企业的内审工作提供了有力支持。 -
报销场景便捷无忧
员工报销时，合思档案让员工无需打印任何单据，告别了复杂的报销流程。云南菜品牌连锁经营的员工反馈“报销再也不需要打印任何单据~告别复杂，报销不再费神！无纸化为业务发展带来便捷”。 -
档案管理场景提质增效
在档案管理场景中，合思档案可实现档案的自动归档、精准权限管控、多维检索等功能，提高了档案管理效率和质量。其基础管理涵盖档案存储、检索、借阅、销毁等，支持多维检索、一站式预览，让档案管理变得更加轻松。 -
业财融合场景打破壁垒
合思档案能够打破数据孤岛，实现业财一体化数据融合。金牌橱柜家居科技股份有限公司通过合思档案统一存储，打破数据孤岛，整合凭证、单据、合同、回单等四证，统一储存，统一标准，统一管理，实现业财一体双向穿透。
合思档案客户成功案例
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好想你健康食品：效率提升成本降低
好想你健康食品股份有限公司通过合思档案打破壁垒，实现数据同源，一键联查，工作效率得到有效提升。自动组装功能让审计更加便捷，借助虚拟档案库房和二维码实现电子与实物匹配，查阅者查询电子即可定位实物位置。方案收益显著，减少90%人工耗时，总部接收减少80%管理耗时，借阅管理减少67%管理耗时，预计减少综合成本20万元/年。 -
COMMUNE幻师：自动化与数据分析并行
COMMUNE幻师上线电子会计档案管理系统，实现了自动化归档和财务数据分析。去人工化减少人力成本50%，提高了效率，资产化深度分析档案数据，满足了内审需求。方案收益包括纸张使用量减少88%，存储空间节省79%，年节约成本5000万元，报销效率提升300%。 -
云南菜品牌连锁：业财融合成本节约
云南菜品牌连锁经营通过合思落地财务数字化，提高总部&门店业财融合效率80%。记账凭证、收支两端回单、电子发票全量不打印，线下只保留纸质发票及其粘贴单，节省打印、存储等总体成本30万/年，财务档案利用便捷，多维检索能力满足多场景查询需求，系统内可视化管理档案数据，一目了然，财务提效90%。 -
金牌橱柜家居：数据整合合规保障
金牌橱柜家居科技股份有限公司通过合思档案统一存储，打破数据孤岛，整合四证；搭建业务证据链，实现业财一体双向穿透；数据共享，一站式查阅；实现银行回单无纸化。方案收益为档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%，预估节省总体成本30万 +/年，档案合规性100%。
合思作为专精特新企业，成立以来已累计融资超15亿元人民币。秉承以客户为中心的服务理念，分别在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市，值得企业信赖。截至目前，7000 + 付费企业、300万 + 未来财务人选择合思，实现了降本增效、合规经营和低碳运营。宣传语“未来财务用合思 让有限更有效”，选择合思档案的档案数字化服务，企业将在财务数智化道路上迈出坚实步伐，收获显著效益。
如果您的企业也有财务档案管理需求，不妨扫描二维码了解合思档案和更多案例，拨打联系电话400 – 105 – 6505，访问网址www.hosecloud.com，还可免费试用合思档案，体验其带来的优质服务，开启企业财务档案管理的新篇章。
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