在当今数字化浪潮的推动下，电子凭证数字化转型已成为时代发展的必然趋势。2024年11月1日，铁路旅客运输领域推广使用全面数字化的电子发票；同年12月1日，民航旅客运输服务领域也开始推广使用全面数字化的电子发票——航空运输电子客票行程单。这些举措标志着我国电子凭证改革驶入快车道，电子凭证开具端已基本实现数字化适配，电子凭证全流程无纸化时代已然来临。
然而，传统的财务档案管理方式在电子凭证数字化转型的大背景下，暴露出诸多痛点。以好想你健康食品股份有限公司为例，在财务归档时，工作人员需要花费大量时间确认单据、发票、回单和凭证的一致性，而且档案遗失的情况难以避免。同时，纸质档案受限于时间和空间，查找起来要耗费大量时间，无法实现实时调阅、同时借阅以及精准查找。COMMUNE幻师同样面临着类似的问题，档案耗材、打印、存储成本高，门店报销周期长达2个月，且电子会计凭证文件缺乏有效的管理手段。云海肴的多地直营门店，大量收款回单和财务凭证需要打印后归档，不仅耗费档案盒、档案柜等资源，电子源文件也无法得到有效保存，还存在丢失、损毁等风险。在这样的情况下，票据归档管理的数字化转型迫在眉睫。
合思档案作为北京合思信息技术有限公司推出的电子会计档案管理平台，为解决传统财务档案管理的痛点提供了有效的解决方案。
合思档案：科技赋能的财务数智化利器
北京合思信息技术有限公司，简称“合思”，原易快报，创立于2014年。这是一家专注于为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，通过其敏捷的财务收支管理平台，助力企业挖掘更多净利润。
合思推出的合思档案，全面打通了电子凭证会计处理全流程各环节。基于在行业应用中的深度实践和丰富案例经验，合思精选各行各业优质“无纸化”实践企业案例，发布了《电子会计档案实践案例集》，具有极高的参考价值和借鉴意义。
合思是专精特新企业，成立以来已累计融资超15亿元人民币。公司秉承以客户为中心的服务理念，分别在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市。截至目前，已有7000 + 付费企业、300万 + 未来财务人选择合思，实现了降本增效、合规经营和低碳运营，让有限的资源发挥出更有效的价值。在票据归档管理方面，合思档案凭借其强大的技术支持和丰富的行业经验，为企业提供了可靠的保障。
合思档案：全生命周期管理与合规性的完美结合
合思档案具有便捷调阅不打印，混序归集免组装的特点，实现了电子会计档案全生命周期管理，涵盖采集、制、管、用四个关键环节。
在智能采集方面，合思档案拥有外部生态和内部系统两种方式。外部生态利用OCR识别、RPA技术等，能够高效准确地采集各类票据信息；内部系统则通过EAI插件、API接口等，实现与企业内部其他系统的无缝对接。同时，档案采集具有开放式接口互联、自主采集的优势，大文件自动切割、数电票自动化解析，大大提高了采集效率和准确性，为票据归档管理奠定了坚实的基础。
预归档服务包含集成服务、规则引擎、元数据服务等。集成服务能够将不同来源的票据信息进行整合，规则引擎可以根据企业的业务规则对票据进行自动分类和处理，元数据服务则为票据提供了详细的描述和索引，方便后续的管理和使用。
档案制档环节，合思档案能智能关联、自动组装，进行四性检测、业务检测、自定义版式文件。智能关联可以将相关的票据、凭证等信息自动关联在一起，自动组装则可以快速生成完整的档案文件。四性检测和业务检测确保了档案的真实性、完整性、可用性和安全性，自定义版式文件满足了企业个性化的需求。
在档案管理方面，合思档案可实现精准权限管控、档案目录灵活扩展，水印管理、档号符合国标要求。精准权限管控可以根据不同用户的角色和职责，分配不同的访问权限，确保档案信息的安全。档案目录灵活扩展可以根据企业的业务发展和管理需求，随时调整档案目录结构。水印管理可以防止档案信息被非法复制和传播，档号符合国标要求则便于档案的统一管理和查询。
档案利用环节，合思档案能实现多维检索、一站式预览，在线借阅、异构系统联查，实物混序归档、可视化盘点档案数据。多维检索可以根据不同的条件对档案进行快速检索，一站式预览可以在一个界面上查看档案的详细信息。在线借阅方便了用户随时随地借阅档案，异构系统联查可以实现与其他系统的数据共享和交互。实物混序归档和可视化盘点档案数据，提高了档案管理的效率和准确性，为票据归档管理提供了全方位的支持。
自动化归档告别了重复性工作，档案利用便捷高效。档案数据同源，透明流转，便于监控、分析。通过对接标准工具包，合思档案能实现OFD文件与XBRL工具包原生存储；通过四性检验与业务校验保证档案原生存储安全合规。在票据归档管理中，这些功能和优势使得企业能够更加高效、合规地管理票据档案。
合思档案：多行业应用彰显卓越价值
合思档案在不同行业都有广泛的应用，为企业带来了显著的收益。
好想你健康食品股份有限公司在使用合思档案后，在票据归档管理方面取得了显著成效。减少了90%的人工耗时，总部接收减少了80%的管理耗时，借阅管理减少了67%的管理耗时，预计每年减少综合成本20万元。通过合思档案，企业实现了票据档案的高效管理，提高了工作效率，降低了成本。
COMMUNE幻师上线电子会计档案管理系统后，纸张使用量减少了88%，存储空间节省了79%，年节约成本5000万元，报销效率提升了300%。在票据归档管理上，合思档案帮助企业实现了无纸化办公，大大降低了运营成本，提高了报销效率。
云海肴使用合思档案实现了全面无纸化管理，降低了运营成本，年节省超30万元，业财融合提升了80%，财务提效90%，达到了100%的合规降本。在票据归档管理方面，合思档案确保了票据信息的安全和合规，提高了财务管理的效率和质量。
金牌橱柜家居科技股份有限公司应用合思档案后，档案匹配耗时减少了84%，档案查询耗时减少了80%，预估节省总体成本30万 + /年，档案合规性达100%。合思档案在票据归档管理上，为企业提供了高效、准确的档案管理解决方案，保障了企业的合规运营。
在当前经济环境下，企业对于提升财务管理效率、降低成本的需求日益迫切。合思档案凭借其先进的技术、强大的功能和丰富的行业经验，为企业的票据归档管理提供了全方位的支持。希望企业能够借助合思档案进一步推动电子凭证数字化转型，打造电子凭证全链路智能流转的数智化新局面，实现降本增效、合规经营和低碳运营。
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