合思档案：引领企业财务档案管理数字化转型

在数字化浪潮的推动下，数电票正以前所未有的速度扩张。相关规划显示，2025年将完成数电票全覆盖。这一趋势既为企业带来了新的发展机遇，也让企业在财务档案管理方面面临诸多挑战。在收票政策上，多个文件肯定了电子会计档案和电子凭证的法律效力，为电子档案管理提供了政策支持；开票方面，全国36个省市区已实现数电票试点全覆盖。

因数电票管理要求的特殊性，企业需要专业的电子票据管理平台来适应“数字化凭证时代”的财务档案管理要求。数电票须经过验签、解析，以XML格式存档，XBRL文件要求写入财务入账信息。在纸电混合时代，企业不同层级人员面临着不同的难题。企业高管面临纸质档案管理成本高、占地大且档案数据难以分析利用的问题；财务人员面临档案数据量大、整理耗费时间且枯燥繁复的问题；业务人员面临报销纸质票据流程繁琐的问题。同时，企业在财务档案管理方面还存在高显性成本、高隐形成本和高合规风险等问题。因此，解决企业财务档案管理痛点已刻不容缓。

合思档案：一站式财务档案管理方案

合思档案作为一款专业的电子票据管理平台，为企业提供了领先的单套制解决方案（标准方案）+六大场景解决方案，能够满足企业不同场景下的档案管理需求。它广泛连接业财系统，实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配、应收尽收。

单套制解决方案实现了便捷调阅不打印，混序归集免组装。业务及管理流程包括实物流转和电轨运行，线上一套电子数据管理，财务档案证据链完整，全面反映企业经营业务，纸质原文件混序归档，效率更高，会计档案不打印、应收尽收，档案数据完整、真实、合规。档案扩展解决方案通过生成式OpenAPI和自定义档案目录帮助企业扩展档案管理范围，实现不同档案类型的高效管理。合思档案提供可扩展的档案目录、自动化的接口封装，实现不同档案类型归档接口配置化，企业可按自身管理需求自定义归档目录。证据链完整性解决方案通过可视化的规则引擎，提供一对一、一对多、多优先级等不同组合形式的档案匹配组装能力，依照不同类型档案规则将零散的档案数据进行业务关联组装，形成完整档案证据链，创造性提供财务视角下完整性检测方案，自动按照真实业务场景检测证据链完整性，保障财务合规。

合思档案功能全览：开启智能档案管理新时代

• 多源采集：数据获取灵活高效
  合思档案作为电子票据管理平台，支持接口互联和手动采集两种方式。接口互联基于跨系统数据集成要求，提供自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器，自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件，支持自定义数据采集方案。手动采集支持多种便捷手动数据补录方式，如单张PDF大文件、多张回单/发票自动切割，自定义配置Excel导入模板实现结构化数据批量导入。

• 智能制档：数据匹配精准高效
  智能制档通过规则引擎实现电子凭证数据自动匹配组装，会计档案关联规则可视化配置，不同系统、不同类别的凭证、单据、发票及银行回单等核心会计凭证自动关联匹配及组装，整合零散数据形成完整的业务链组合数据，减少90%人工匹配工作量。同时，通过字段映射让查阅更便捷，已完成业务证据链组装的档案数据，可通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射，帮助财务人员查询更便捷、分析更直接。

• 档案管理：权限灵活规范有序
  档案管理具备权限管理、档案目录灵活扩展和系统规范预置档号等功能。权限管理支持自定义创建用户管理角色，隔离各核算账套数据权限，按照职能角色配置功能、操作权限，水印权限管理范围自定义。档案目录支持自定义档案目录分类，档案字段自定义维护、新增创建、表单主键设置等，灵活拓展档案目录框架，动态自动封装归档接口。系统规范预置档号根据国家发布的档案行业标准中《DA/T 13 – 2022档号编制规则》，同时支持根据企业制度自主排列、扩展等。

• 档案应用：多维检索便捷高效
  档案应用实现电子与实物档案高度融合，多维检索满足多场景查询需求，支持按照凭证维度、业务维度进行自定义查询，按目录、全文检索，按检索条件快速定位结果，支持批量检索。一站式预览可穿透联查，智能搭建凭证、业务单据、发票以及银行回单等多种类型组合关系结构树，实现业务单据、发票、银行回单维度与会计凭证维度的双向联查、相互追溯。还包括外部系统调阅、可视化盘点档案数据、档案借阅服务以及档案移交、鉴定、销毁与线下实物管理等功能。

合思档案核心亮点：彰显卓越实力

• 大数据处理：海量数据高效管理
  合思档案的大数据解决方案深入提取、匹配、查询、预览、下载、存储等多个环节，支持百亿级单据量的匹配关联，海量数据秒级查询，能提高档案管理效率、释放档案数据价值。数据概览支撑各类归档格式转化、秒级预览版式文件；数据提取采用动态API接口接收、大文件切割识别、异步批次处理；数据查询支持元数据级检索、海量数据秒级查询；数据存储具备海量数据支撑加密、防篡改、防泄露、备份、日志记录等安全存储机制；数据下载支持档案数据证据链式组装下载、电子文件可选式组合下载、场景化应用合并下载等。

• 合规性保障：严格遵循国家政策
  合思档案严格按照国家政策要求建设，满足电子会计档案合规性管理。国家政策支持电子会计档案与纸质会计档案具备同等法律效力，合思档案实现了电子会计档案全流程合规化、自动化、数字化闭环管理，应收尽收，“四性检测”+“业务检测”满足财务档案管理要求特殊性，双模检测实现归档即合规。

• 创新性功能：实物档案智能管理
  实物备查功能实现智能区分纸电标识，线上、线下高度关联，实物档案全流程管理定位。在“纸电混合”阶段，基于会计档案原文件保管要求，档案系统对真正“原生状态”为纸质的档案资料做精细化管理，通过纸电介质分策略、归档纸电统计、二维码状态同步完成实物档案全流程管理及定位，服务实物档案全流程线上化管理，实现实物档案的创新管理和便捷利用。

合思档案企业价值：全方位赋能企业发展

• 降本增效：节约成本提升效率
  合思档案作为电子票据管理平台，可显著节约企业纸张成本、整理成本，提高检索效率，实现档案不打印，更有效的“收紧钱袋子”，彻底告别传统手工归档。如为企业节约70%纸张成本、75%整理成本，提升90%检索效率，确保100%管理合规性。

• 提升管理效率：拉通业财税档全链路
  合思档案补足企业信息化建设空白，拉通业财税档全链路，让数据“活起来”，真正利用档案数据，实现数据价值。企业前后端数据同源，流程全息贯通，管理能效提升，助力企业实现业财融合。

• 保障合规：全生命周期管理闭环
  合思档案满足国家政策对电子会计档案管理的要求，建立电子会计凭证与相关联的其他纸质会计凭证的检索关系，实现电子会计档案全生命周期管理闭环，关注档案接收、保管、借阅、移交、鉴定、销毁全流程管控，具备有效的查验机制、防篡改等控制。

合思档案典型场景：满足不同层级需求

• CEO/高管：助力企业决策数智化
  对于CEO/高管而言，合思档案能够沉淀数据资产，保障合规管理，提升企业财务档案利用效率，挖掘财务档案数据价值，助力企业决策数智化，提升财务服务效率，打响数字化转型决胜之战，降本增效，借助数字化手段节约档案管理成本，提升档案利用效率，实现绿色低碳运营。

• 归档员/财务：提高工作效率
  归档员/财务使用合思档案可提高工作效率，告别重复低价值工作，档案数据同源，数据全流程透明流转，便于监控、分析，轻松完成档案管理，提高档案利用效率。

• 外部审计：实现档案外审在线化
  外部审计使用合思档案，审计不进档案室，实现档案外审在线化、可溯源，一键查询借阅，权限一键下放/回收，财务无需与审计重复沟通，补充审计资料。

合思档案成功案例：见证实际应用效果

• 某企业：实现档案管理电子化
  某企业年单据量2.6亿，存在会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案通过多系统采集数据，自动匹配组装档案，实现档案管理电子化、借阅管理信息化，取得了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效的成效。数据指标显示，凭证总量14W+，单据总量50W+，以某月入库数据为例，数据加载30s，关联匹配15min，凭证与单据关联次数350亿次，单据与单据关联次数800亿次。

• 某集团型企业：单套制管理标准化落地
  某集团型企业档案管理流程复杂、人工环节多，凭证附件标准和会计档案管理制度不统一，每月回单整理费时费力，实物档案异地管理，财务信息难整合。合思档案的单套制管理方案实现了标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保，积极响应政策。整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，释放1/3，纸张打印成本减少100万张纸/年。

• 某企业：统一储存数据共享
  某企业档案管理低效，会计档案散落各系统，数据未有效整理利用，日常检索依赖多端系统分散查询，纸质档案管理存在诸多问题。合思档案的数据集成方案、业务检测方案和跨系统调阅方案取得了统一储存、业务证据链完整、数据共享和全生命周期管理的成效，预估节省总体成本30W+/年，合规性管理100%，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%。

• 某民办教育集团：简化会计管理流程
  某民办教育集团业务系统多、数据隔离，纸质票据结构化数据提取困难，实物存档占用空间且易损坏，财务账表归档装订复杂，实物凭证与业务分散，查阅繁琐。合思档案的数据集成方案、智能化制档方案和电子原文件独立管理方案，以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构，简化了会计管理流程，提高了工作效率，实现了档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。

合思档案市场定位：独特优势铸就领先地位

合思档案是领先的单套制电子会计档案管理平台，在企业费控报销信息化细分领域市场占有率第一。合思创立于2014年，致力于云产品服务的创新，服务6000+企业客户，是福布斯中国科技50强，通过SOC1、SOC2安全认证和信息安全等级保护三级认证。

合思档案具有广泛连接的能力，能连接各类异构业财系统，广泛采集数据，成为企业全面数字化收尾的“兜底”系统。具备100%自动归档能力，强大的规则匹配能力最大程度减少人工介入，实现自动组装、归档。符合国家政策要求，实现电子会计档案合规性管理。拥有灵活承接、持续迭代的能力，满足接收管理数电票的能力，且能及时应对变化。

在当前数电票快速扩张的时代背景下，合思档案作为专业的电子票据管理平台，为企业提供了全面、高效、合规的电子会计档案管理解决方案。它能帮助企业解决内外交困的档案管理问题，实现降本增效、合规经营和低碳运营，让有限更有效。随着数电票的全面覆盖和企业数字化转型的加速，合思档案将持续创新和优化，不断提升产品性能和服务质量，为企业提供更优质的财务数智化服务。企业选择合思档案，将能够紧跟时代步伐，抓住数字化转型的机遇，提升自身竞争力，在激烈的市场竞争中立于不败之地。现在就行动起来，拨打400 – 105 – 6505或访问www.hosecloud.com，开启免费试用，开启财务档案管理的数字化之旅。