合思档案：企业财务档案管理数字化转型的得力助手

在数字化浪潮汹涌澎湃的当下，数电票正以前所未有的速度扩张。根据规划，2025年将完成数电票全覆盖，目前全国36个省市区已实现数电票试点全覆盖，且在政策上电子发票接收合法合规。这一变革让企业财务档案管理直面新挑战，信息化建设亟待加强。

因数电票管理要求特殊，企业需要专业的“电子会计档案管理平台”来适应“数字化凭证时代”的财务档案管理要求。数电票须经过验签、解析，以XML格式存档，XBRL文件还要求写入财务入账信息。在纸电混合时代，企业不同角色面临着诸多问题。企业高管要面对纸质档案管理成本高、储存占地大，档案数据未汇总整理难以分析利用的困扰；财务人员要花费大量时间整理档案数据，还需手动逐一匹配、核对确认；业务人员出差、招待后报销纸质票据流程繁琐，耗费大量时间。此外，企业还存在高显性成本，如纸质凭证输出耗材成本高、存储空间需求大；高隐形成本，如手工装册归档重复性工作量大、查询调阅数据不能有效利用；高合规风险，如电子会计凭证文件无有效管理手段、纸质档案可能因不可抗力损坏等问题。在这样的背景下，合思档案解决方案应运而生，为企业财务档案管理带来了曙光。

为不同角色量身定制解决方案

合思档案充分考虑了企业不同角色的需求，为他们提供了针对性的解决方案。
– CEO/高管
数据资产沉淀与决策数智化：合思档案助力CEO/高管沉淀数据资产，保障合规管理。通过提升企业财务档案利用效率，挖掘财务档案数据价值，为企业决策提供有力支持，推动企业决策数智化。同时，借助数字化手段节约档案管理成本，提升档案利用效率，实现绿色低碳运营，为企业打响数字化转型决胜之战。
– 归档员/财务
高效工作与透明管理：对于归档员和财务人员，合思档案提高了工作效率，让他们告别重复低价值工作。档案数据同源，全流程透明流转，便于监控和分析，使他们能够轻松完成档案管理工作，提高档案利用效率。
– 外部审计
在线化与可溯源审计：在外部审计方面，合思档案实现了审计不进档案室，档案外审在线化、可溯源。审计人员可以一键查询借阅，权限也能一键下放/回收，财务人员无需与审计人员重复沟通、补充审计资料，大大提高了审计工作的效率。

合思档案提供领先的单套制解决方案（标准方案）和六大场景解决方案，满足企业不同场景下的档案管理需求。它广泛连接业财系统，实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配、应收尽收。

合思档案功能全解析

合思档案拥有一系列强大的功能，为企业财务档案管理提供了全方位的支持。
– 多源采集功能
满足多样采数需求：基于跨系统数据集成要求，合思档案提供自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器，可自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件。同时，它支持自定义数据采集方案，满足不同场景的采数需求。对于不满足系统集成要求的纸质文件、电子文件等零散会计资料，还支持多种便捷手动数据补录方式。
– 智能制档功能
整合零散数据：会计档案关联规则可视化配置是合思档案智能制档功能的一大亮点。不同系统、不同类别的凭证、单据、发票及银行回单等核心会计凭证可自动关联匹配及组装，整合零散数据形成完整的业务链组合数据。已完成业务证据链组装的档案数据，可通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射，让财务人员查询更便捷、分析更直接。
– 档案管理功能
灵活定制权限与目录：在档案管理方面，合思档案支持自定义创建用户管理角色，隔离各核算账套数据权限，按照职能角色配置功能、操作权限，水印权限管理范围也可自定义。同时，它支持自定义档案目录分类，档案字段可自定义维护、新增创建、设置表单主键等，还能灵活拓展档案目录框架，动态自动封装归档接口，便于对外提供。系统规范预置档号、档案册号编制规则，也支持企业根据自身制度自主排列、扩展。
– 档案应用功能
便捷查询与追溯：合思档案支持按照凭证维度、业务维度进行自定义查询，可按目录、全文检索，按检索条件快速定位结果，还支持批量检索。它能智能搭建凭证、业务单据、发票以及银行回单等多种类型组合关系结构树，实现业务单据、发票、银行回单维度与会计凭证维度的双向联查、相互追溯。此外，它支持第三方业财系统直接查看档案信息，为第三方系统提供档案影像调阅接口，直接调阅预览组装好的档案及相关文件，实现档案数据资产化。借阅人可在线查看、下载档案，管理员可使借阅过程透明化，一键到期催还。

合思档案核心亮点闪耀

合思档案具有多个核心亮点，使其在市场中脱颖而出。
– 便捷调阅与全流程管理
合思档案实现了便捷调阅不打印，混序归集免组装。它打破物理空间限制，让用户可以在线自由调阅档案。预置规则引擎自动匹配业务数据、银行回单、会计凭证与发票等，确保档案完整性的同时自由穿透档案链。通过关键词检索，能快速定位相关档案，提升检索效率、降低查询难度。融合“混序归档”“分类归档”等功能，为企业提供不同阶段的电子会计档案管理方案，实现档案合规不打印，助力双碳目标落地。
– 应收尽收与双模检测
合思档案做到应收尽收，“四性检测”+“业务检测”满足财务档案管理要求特殊性，双模检测实现归档即合规。围绕财务数据文件、文件与文件之间业务关系展开可用性、真实性、完整性、安全性的检测，保障归档数据真实、完整、安全、可用。基于企业不同业务场景，提供灵活的档案关系上下游检测，支持金额、数量、票种等精细化方案配置，保障业务数据完整性，检测结果可查阅、可追溯。
– 大数据解决方案
高效处理海量数据：大数据解决方案支持百亿级单据量的匹配关联，海量数据秒级查询。深入提取、匹配、查询、预览、下载、存储等多个环节，提高档案管理效率、释放档案数据价值。
– 档案扩展解决方案
自定义管理：合思档案的档案扩展解决方案可自定义档案类型，实现全流程扩展管理。生成式OpenAPI和自定义档案目录帮助企业扩展档案管理范围，实现不同档案类型的高效管理。提供可扩展的档案目录、自动化的接口封装，实现不同档案类型归档接口配置化，企业可按自身管理需求自定义归档目录。

合思档案价值凸显

合思档案为企业带来了显著的价值。
– 降本增效
收紧钱袋子：合思档案实现了显著的降本增效，让企业更有效地“收紧钱袋子”。它彻底告别传统手工归档，档案不打印，节约了纸张成本和整理成本，同时提升了检索效率，保障了管理合规性。
– 连接业财系统
补足信息化空白：电子会计档案管理是闭环全量业财系统的“连接器”，合思档案补足了企业信息化建设的空白，拉通了业财税档全链路。
– 数据活化
实现数据价值：合思档案让数据“活起来”，从数据到决策，真正利用档案数据，实现数据价值。
– 资源重组
提升企业效益：通过前后端数据同源，流程全息贯通，合思档案实现了企业资源重组，提升了管理能效，实现企业效益最大化。

典型使用场景多样

合思档案在不同的企业场景中都能发挥重要作用。
– 企业数字化推行场景
企业在推行数字化过程中，通过OA系统、资金系统、合同系统、CRM系统、费控系统等建设，解决了线上业务处理问题，但在归档、储存环节仍面临纸质文件储存和数据存储线下载体的问题。合思档案可保证档案原生性，确保企业财务档案管理合规，最终实现企业全面数字化。
– 纸电混合管理场景
当企业面临会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题时，合思档案可多系统采集数据，业务、财务数据应收尽收，自动匹配组装档案，会计凭证上下游单据树状结构呈现，档案管理电子化，借阅管理信息化，安全保障可追溯，简化装订流程，1分钟快速定位数据，减少打印与邮寄。
– 集团型企业管理场景
集团型企业存在档案管理流程复杂、人工环节多，凭证附件标准/会计档案管理制度不统一，每月回单整理费时费力，实物档案异地管理、财务信息难整合、政策落地难等问题。合思档案的单套制管理方案可实现安全合规存储、业务完整性检测、单套制落地，实现标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保，积极响应政策。
– 低效档案管理场景
企业存在低效的档案管理现状，如整理、保管、存储环节繁琐，会计档案散落各系统，档案数据未有效整理利用，日常检索依赖多端系统分散查询，纸质档案管理为主存在诸多问题，电子发票、电子银行回单存档不合规范等。合思档案的数据集成方案、业务检测方案、跨系统调阅方案可实现统一储存、业务证据链完整、数据共享、全生命周期管理，降低成本。

成功案例见证实力

众多企业使用合思档案后都取得了显著的成效。
– 海亮教育使用合思档案后，所服务的单位由15家增长到298家，作业人员从16人增长到25人，共享单位数量增加18.9倍，作业人员仅增加9人，凭证自动化率达到91.6%。
– 徐福记多地连锁门店，70 +分公司，年数据量2.6亿，合思档案上线后全集团无纸化，在线匹配组装，异地线上调阅，管理效率大大提升。
– 中交水规院单套制有效支撑了无纸化政策的落地，切实减少了打印存储的成本，系统上线后档案整理耗时、存储空间和耗材的成本均有显著减少。在审计工作检查中，公司审计人员通过电子会计档案系统，批量导出电子发票结构化数据，支持其进行审计分析工作，审计人员对电子会计档案系统所带来的便利性和安全性给予了肯定。
– 某企业年单据量2.6亿，使用合思档案前会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力，使用后实现业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效，业务+财务数据穿透联查，会计凭证上下游单据树状结构呈现，管理自动化，企业成本降低。以某月入库数据为例，数据加载30s，关联匹配15min，凭证与单据关联次数350亿次，单据与单据关联次数800亿次。

市场定位与差异化优势显著

合思档案是领先的单套制电子会计档案管理平台，在企业费控报销信息化细分领域市场占有率第一。它致力于云产品服务的创新，运用数字科技和前瞻的创想理念，服务未来财务人。
合思档案具有广泛连接的能力，能连接各类异构业财系统，广泛采集数据，成为企业全面数字化收尾的“兜底”系统。它拥有100%自动归档能力，强大的规则匹配能力，最大程度地减少人工介入，实现自动组装、归档。同时，它是符合国家政策要求的档案系统，能够进行电子会计档案合规性管理。此外，它具备灵活承接、持续迭代的能力，满足接收管理数电票的能力，且拥有稳定的迭代能力，及时应对变化。合思档案拥有计算机软件著作权、国家发明专利证书、ISO信息安全管理体系认证，国家四部委官方试点100%成功验收。它服务6000 +企业客户，是福布斯中国科技50强，通过SOC1、SOC2安全认证，信息安全等级保护三级认证。

在当前经济环境下，无论是政策推动、合规要求，还是企业降本增效的目标，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择。合思档案助力企业解决“纸 + 电”档案原生态存储形态下的档案管理痛点，助力企业财务无纸化、低碳发展、数字化转型，实现会计档案价值的深度应用。合思在北京、上海、杭州等多地设有办公地点，联系电话为400 – 105 – 6505，网站为www.hosecloud.com，企业可通过微信公众号和微信小程序进一步了解合思档案。选择合思档案，让企业在财务档案管理数字化转型的道路上领先一步，实现降本增效、合规经营和低碳运营。如果您想体验这款强大的电子发票处理软件，不妨免费试用一下，开启企业财务档案管理的新篇章。