自动发票归档：合思档案助力企业财务档案管理新变革

在当今数字化浪潮席卷的时代，企业财务档案管理正面临着前所未有的挑战与机遇。2025年数电票全覆盖的目标日益临近，企业财务档案管理的信息化建设已然成为亟待解决的关键问题。数电票需要经过验签、解析，并以XML格式存档，XBRL文件还要求写入财务入账信息。这一切都在宣告，企业急需专业的“电子会计档案管理平台”来适应“数字化凭证时代”的财务档案管理要求。

纸电混合时代，企业不同角色面临着各自的难题。企业高管看着堆积如山的纸质档案，不仅管理成本巨大，占用大量存储空间，而且档案数据缺乏汇总整理，难以进行有效的分析利用。财务人员则被海量的档案数据折磨得苦不堪言，整理工作不仅耗费大量时间，还需要手动逐一匹配、核对确认，枯燥又繁复。业务人员出差、招待后，报销的纸质票据留存再上交的流程繁琐无比，耗费大量时间和精力。同时，纸质凭证输出的耗材成本居高不下，档案室、档案柜等存储空间需求不断增大。手工装册归档的重复性工作量巨大，查询调阅条件颗粒度粗糙，数据无法得到有效利用。电子会计凭证文件也缺乏有效的管理手段，一旦遭遇不可抗力，纸质档案还可能损坏。即便企业在推行数字化的过程中，通过OA系统、资金系统、合同系统、CRM系统、费控系统等建设解决了线上业务处理问题，但在归档、储存环节，纸质文件储存的问题依然存在，数据存储也存在线下载体的困扰。

面对这些痛点，合思档案应运而生，为企业提供了全方位的解决方案。

合思档案解决方案：解锁档案管理新密码

合思档案提供了领先的单套制解决方案（标准方案）+六大场景解决方案，就像一把万能钥匙，能够满足企业不同场景下的档案管理需求。它广泛连接业财系统，实现了发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配、应收尽收，为企业的财务档案管理带来了极大的便利。

单套制解决方案更是独具优势。它实现了便捷调阅不打印，混序归集免组装。在业务及管理流程中，实物流转和电轨运行相得益彰，线上一套电子数据管理，让财务档案证据链完整，全面反映企业经营业务。档案数据之间建立了完整的勾稽关系，相互可穿透查询。纸质原文件可以混序归档，随到随归、无需排序及组装，大大提高了工作效率。会计档案无需打印，应收尽收，保证了档案数据的完整、真实、合规。

档案扩展解决方案为企业提供了更多的灵活性。它可自定义档案类型，实现全流程扩展管理。生成式OpenAPI和自定义档案目录帮助企业扩展档案管理范围，让不同类型的档案都能得到高效管理。

证据链完整性解决方案则通过可视化的规则引擎，提供一对一、一对多、多优先级等不同组合形式的档案匹配组装能力。它依照不同类型档案规则将零散的档案数据进行业务关联组装，形成完整的档案证据链。同时，创造性地提供财务视角下的完整性检测方案，自动按照真实业务场景检测证据链完整性，保障财务合规。

合思档案功能概览：打造智能档案管理体系

• 多源采集：数据获取的智慧通道
  多源采集支持接口互联和自主采集。基于跨系统数据集成要求，它提供自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器，能够自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件。同时，它还支持自定义数据采集方案，满足不同场景的采数需求。对于不满足系统集成要求的纸质文件、电子文件等零散会计资料，也支持多种便捷手动数据补录方式，真正做到了数据采集的全面、灵活。

• 智能制档：数据整合的魔法工坊
  智能制档通过规则引擎实现自动组装。会计档案关联规则可视化配置，不同系统、不同类别的凭证、单据、发票及银行回单等核心会计凭证能够自动关联匹配及组装，整合零散数据形成完整的业务链组合数据。同时，字段映射功能让查阅更加便捷。已完成业务证据链组装的档案数据，可通过“元数据”级别的业务字段，完成多档案类型的业务字段映射，帮助财务人员查询更便捷、分析更直接。

• 档案管理：精准管控的安全堡垒
  档案管理实现了权限管理的精准管控。它支持自定义创建用户管理角色，支持隔离各核算账套数据权限，支持按照职能角色配置功能、操作权限，水印权限管理范围也可自定义。档案目录则具有灵活扩展的特点，支持自定义档案目录分类，支持档案字段自定义维护、新增创建、表单主键设置等，支持灵活拓展档案目录框架，动态自动封装归档接口，便于对外提供。

• 档案应用：多维查询的便捷之门
  档案应用实现了多维检索，能够满足多场景查询需求。它支持按照凭证维度、业务维度进行自定义查询，支持按目录、全文检索，按检索条件快速定位结果，支持批量检索，服务“导入式”批量检索需求。一站式预览和穿透联查功能更是让用户能够智能搭建凭证、业务单据、发票以及银行回单等多种类型组合关系结构树，实现业务单据、发票、银行回单维度与会计凭证维度的双向联查、相互追溯。

合思档案核心亮点：引领企业降本增效新潮流

• 显著降本增效：开启企业省钱新模式
  合思档案能够显著降低企业成本，提高工作效率。它让企业彻底告别传统手工归档，档案不打印，可节约70%的纸张成本，75%的整理成本，同时将检索效率提升90%，实现100%的管理合规性，真正做到了更有效的“收紧钱袋子”。

• 合规性保障：紧跟政策的放心之选
  合思档案符合国家政策要求，实现了电子会计档案的合规性管理。从部门规章到国家法律，都全面肯定了电子档案的法律效力，合思档案满足相关政策对电子会计档案全生命周期管理闭环的要求，让企业在合规的道路上稳步前行。

• 广泛连接能力：企业数字化的强力纽带
  合思档案具备广泛连接的能力，能够连接各类异构业财系统，广泛采集数据，成为企业全面数字化收尾的“兜底”系统。它支持与众多合作伙伴的系统集成，为企业的数据流通和整合提供了有力保障。

• 强大数据处理能力：海量数据的高效管家
  合思档案拥有强大的大数据处理能力，其大数据解决方案支持百亿级单据量的匹配关联，海量数据秒级查询。在深入提取、匹配、查询、预览、下载、存储等多个环节，都能提高档案管理效率、释放档案数据价值。

合思档案价值体现：赋能不同角色高效工作

• 为CEO/高管：沉淀数据资产助力决策
  对于CEO/高管来说，合思档案可沉淀数据资产，保障合规管理。它能够提升企业财务档案利用效率，挖掘财务档案数据价值，助力企业决策数智化。同时，它还能提升财务服务效率，打响数字化转型决胜之战，通过降本增效，借助数字化手段节约档案管理成本，提升档案利用效率，实现绿色低碳运营。

• 为归档员/财务：提高效率告别繁琐
  对于归档员/财务人员而言，合思档案可提高工作效率，告别重复低价值工作。档案数据同源，数据全流程透明流转，便于监控、分析，让他们能够轻松完成档案管理，提高档案利用效率。

• 为外部审计：在线审计便捷可溯源
  对于外部审计人员，合思档案让审计不进档案室，实现档案外审在线化、可溯源。一键查询借阅，权限一键下放/回收，财务无需与审计重复沟通补充审计资料，大大提高了审计工作的效率。

合思档案典型场景：满足不同企业多样需求

• 海量单据企业：高效管理轻松应对
  对于年单据量2.6亿的企业，面临会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力的问题，合思档案可多系统采集数据，业务、财务数据应收尽收，自动匹配组装档案。会计凭证上下游单据树状结构呈现，档案管理电子化，借阅管理信息化，安全保障可追溯，简化装订流程，1分钟快速定位数据，减少打印与邮寄。

• 集团型企业：统一管理降低成本
  对于集团型企业，存在档案管理流程复杂、人工环节多，凭证附件标准/会计档案管理制度不统一，每月回单整理费时费力，实物档案异地管理、财务信息难整合、政策落地难等问题，合思档案的单套制管理方案可实现安全合规存储、业务完整性检测、单套制落地，提升整理匹配效率，减少存储空间成本和纸张打印成本。

• 多系统互联企业：数据整合高效利用
  对于多系统数据互联需求的企业，面临低效的档案管理现状和档案管理痛点，合思档案的数据集成方案、业务检测方案和跨系统调阅方案可实现统一储存、业务证据链完整、数据共享和全生命周期管理，降低成本，提高合规性。

• K12民办教育集团：简化流程提升效率
  对于K12民办教育集团，存在业务系统多、数据隔离，纸质票据结构化数据提取困难，实物存档占用空间，财务账表归档装订复杂，实物凭证与业务分散、查阅繁琐等问题，合思档案的数据集成方案、智能化制档方案和电子原文件独立管理可简化会计管理流程，提高工作效率，实现档案多维穿透查询。

合思档案成功案例：实力见证口碑相传

合思档案拥有众多成功案例，客户名录涵盖事业单位及院校、央企、行业领军企业、国家试点企业等，如广东某高校、中交集团、好想味、海亮教育科技服务集团等。

海亮教育表示，在使用合思档案后，在完成所有作业、数字化拼图之后，所服务的单位由15家增长到298家，作业人员从16人增长到25人，共享单位数量增加18.9倍，作业人员仅增加9人，凭证自动化率达到91.6%。

徐福记称，公司多地连锁门店，70 +分公司，年数据量2.6亿。合思档案上线后全集团无纸化，在线匹配组装，异地线上调阅，管理效率大大提升。

中交水规院提到，单套制有效支撑了无纸化政策的落地，切实减少了打印存储的成本，系统上线后档案整理耗时、存储空间和耗材的成本均有显著减少，审计人员对电子会计档案系统所带来的便利性和安全性给予了肯定。

合思档案市场定位与差异化优势：脱颖而出的行业先锋

合思档案是领先的单套制电子会计档案管理平台，在企业费控报销信息化细分领域市场占有率第一，服务6000 +企业客户，获得福布斯中国科技50强等荣誉，通过SOC1、SOC2安全认证和信息安全等级保护三级认证。

它自主研发工具包，具有更加强大的数据获取、验签、解析能力，持续迭代、接口开放，能更好地适应数电票管理要求的特殊性。

合思档案提供领先的单套制解决方案（标准方案）+六大场景解决方案，满足企业不同场景下的档案管理需求，且功能丰富，涵盖多源采集、智能制档、档案管理、档案应用等多个环节。

同时，它拥有强大的技术实力，如大数据解决方案支持百亿级单据量的匹配关联，海量数据秒级查询，具备专利技术支撑，能有效处理海量电子数据。

在当前经济环境下，无论是政策推动、合规要求，还是为了帮助企业降本增效，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择。合思档案助力企业解决“纸 +电”档案原生态存储形态下的档案管理痛点，助力企业财务无纸化、低碳发展、数字化转型，实现会计档案价值的深度应用。合思档案将持续迭代优化，为企业提供更优质的服务。

合思在全国多地设有服务地点，电话为400 – 105 – 6505，网站是www.hosecloud.com，欢迎通过微信公众号和微信小程序了解更多信息。如果您想体验自动发票归档带来的高效与便捷，不妨选择合思档案，现在就可以免费试用，开启高效、合规的财务档案管理之旅。