合思档案：开启档案数字化服务新篇章

在数电票时代的浪潮中，企业财务档案管理正面临着前所未有的挑战与痛点。2025年数电票全覆盖的目标日益临近，企业财务档案管理的信息化建设刻不容缓。在收票环节，电子发票的接收必须合法合规，国家也出台了一系列政策肯定电子会计档案和电子凭证的法律效力；开票方面，全国36个省市区已实现数电票试点全覆盖。

纸电混合时代，企业不同角色都面临着各自的难题。企业高管苦于纸质档案管理成本高昂，不仅耗费大量资金，还占据大量储存空间，而且档案数据难以分析利用；财务人员则深陷档案数据量大的泥潭，整理工作耗时费力，手动逐一匹配、核对确认的过程枯燥又繁复；业务人员在出差、招待后的报销环节，也因纸质票据流程繁琐而烦恼不已。

纸质档案不仅存在高显性成本，如纸质凭证输出耗材成本高，需要大量的档案室、档案柜等存储空间；还存在高隐形成本，手工装册归档重复性工作量大，查询调阅条件粗糙，数据无法有效利用；更存在高合规风险，电子会计凭证文件缺乏有效管理手段，不可抗力还可能导致纸质档案损坏。

即便企业在推行数字化过程中，通过OA、资金、合同等系统解决了线上业务处理问题，但在归档、储存环节，仍未摆脱纸质文件储存和数据存储线下载体的束缚，无法保证档案原生性，严重影响企业财务档案管理的合规性和全面数字化进程。

合思档案作为一款专业的档案数字化服务解决方案，正是为解决这些痛点而生。

合思档案解决方案全景

• 精准赋能不同角色
  对于CEO/高管而言，合思档案是企业数据资产的守护者和价值挖掘者。它能够沉淀数据资产，保障合规管理，提升企业财务档案利用效率，让财务档案数据的价值得以充分挖掘。助力企业决策数智化，提升财务服务效率，为企业的数字化转型之战奠定坚实基础。同时，借助数字化手段，节约档案管理成本，提升档案利用效率，实现绿色低碳运营。

对于归档员/财务来说，合思档案是提高工作效率的利器。它能让他们告别重复低价值的工作，实现档案数据同源，数据全流程透明流转，便于监控和分析。轻松完成档案管理工作，大大提高档案利用效率。

对于外部审计人员，合思档案实现了审计方式的革新。审计无需再进入档案室，档案外审在线化、可溯源。支持一键查询借阅，权限一键下放/回收，让财务人员无需与审计人员重复沟通，补充审计资料。

• 全面覆盖管理需求
  合思档案提供领先的单套制解决方案（标准方案）+六大场景解决方案，广泛连接业财系统，实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配、应收尽收，满足企业不同场景下的档案管理需求。

合思档案功能模块揭秘

• 多源采集智慧集成
  合思档案的多源采集功能基于跨系统数据集成要求，提供自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器，自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件，支持自定义数据采集方案。对于不满足系统集成要求的零散会计资料，支持多种便捷手动数据补录方式，如单张PDF大文件、多张回单/发票自动切割，自定义配置Excel导入模板实现结构化数据批量导入。

• 智能制档高效协同
  智能制档方面，通过规则引擎实现会计档案关联规则可视化配置，不同系统、不同类别的核心会计凭证自动关联匹配及组装，减少90%人工匹配工作量。还有关联检索、全文检索等辅助功能和手工关联、手工解绑等修正操作，关联任务执行进度可视化。已完成业务证据链组装的档案数据，可通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射，帮助财务人员查询更便捷、分析更直接。

• 档案管理灵活管控
  在档案管理上，支持自定义创建用户管理角色，隔离各核算账套数据权限，按照职能角色配置功能、操作权限，进行水印权限管理。支持自定义档案目录分类，档案字段自定义维护、新增创建、表单主键设置等，灵活拓展档案目录框架，动态自动封装归档接口。系统规范预置档号、档案册号编制规则，支持根据企业制度自主排列、扩展等。

• 档案应用便捷高效
  档案应用支持按照凭证维度、业务维度进行自定义查询，按目录、全文检索，按检索条件快速定位结果，支持批量检索。智能搭建凭证、业务单据、发票以及银行回单等多种类型组合关系结构树，实现业务单据、发票、银行回单维度与会计凭证维度的双向联查、相互追溯，呈现多种类型凭证票据穿透联查、一站式预览效果。支持第三方业财系统直接查看档案信息，为第三方系统提供档案影像调阅接口。实现档案数据资产化，档案借阅服务中借阅人可在线查看、支持下载，管理员可使借阅过程透明化、一键到期催还。档案移交、鉴定、销毁全流程线上化管控，线下实物管理实现电子与实物档案高度关联，有静态介质打标、虚拟库房、档案盒管理等功能。

合思档案核心亮点聚焦

• 合规护航稳健前行
  合思档案高度重视合规性，满足国家政策要求。电子会计档案与纸质会计档案具备同等法律效力，其管理需关注全生命周期管理闭环。合思档案的“四性检测+业务检测”双模式检测方案，按照财政部、档案局的电子归档管理最新规定建设，保障归档数据真实、完整、安全、可用。业务检测还能基于企业不同业务场景提供灵活的档案关系上下游检测。

• 自动高效释放人力
  自动化是合思档案的一大显著优势，实现100%自动归档。强大的规则匹配能力最大程度减少人工介入，实现自动组装、归档。智能采集环节可通过规则引擎、业务映射等完成外部生态的数据采集，内部通过EAI插件、API接口等方式采集；智能制档环节自动关联匹配及组装核心会计凭证。

• 大数据处理游刃有余
  合思档案的大数据解决方案深入提取、匹配、查询、预览、下载、存储等多个环节，支持百亿级单据量的匹配关联，海量数据秒级查询。能支撑各类归档格式转化、秒级预览版式文件，有动态API接口接收、大文件切割识别、异步批次处理等数据提取方式，具备元数据级检索能力。海量数据支撑加密、防篡改、防泄露、备份、日志记录等安全存储机制，还有多种数据下载方式。

合思档案企业价值彰显

• 降本增效成果显著
  合思档案在降本增效方面表现卓越。它可节约纸张成本、整理成本，能为企业节约70%的纸张成本、75%的整理成本，提升90%的检索效率，实现100%的管理合规性。还能减少装订匹配耗时、利用耗时、打印成本和空间成本，如有的企业装订匹配耗时从66天/年减少到10天/年，利用耗时从30天/年减少到6天/年，打印成本从180000元/年减少到30000元/年，空间成本从143773元/年减少到22835元/年。

• 提升管理效率卓越
  在提升管理效率方面，合思档案实现了档案管理电子化、信息化，借阅管理、档案室管理规范化。会计凭证上下游单据树状结构呈现，业务与财务数据穿透联查，使管理更加清晰明了。系统可取代人工方式，灵活搭建检测方案，智能检测会计档案的完整性，提升整理匹配效率。

• 助力数字化转型升级
  合思档案能够补足企业信息化建设空白，拉通业财税档全链路，让数据“活起来”，真正利用档案数据实现数据价值。前后端数据同源，流程全息贯通，管理能效提升，助力企业实现全面数字化。如有的企业通过合思档案实现了财务无纸化、低碳发展、数字化转型。

合思档案典型场景应用

• 海量单据企业的高效之选
  对于年单据量巨大的企业，如年单体数据量2.6亿的企业，合思档案能解决会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力的问题。通过多系统采集数据、自动匹配组装档案、档案管理电子化等方案，实现业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效，还能以强大的算力支持企业数据处理。

• 集团型企业的标准方案
  集团型企业，如世界上最大的重型装备制造商之一，面临档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一、每月回单整理费时费力、实物档案异地管理财务信息难整合等问题。合思档案的单套制管理方案可实现安全合规存储、业务完整性检测和单套制落地，实现标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保，积极响应政策。

• 多系统互联企业的集成方案
  多系统数据互联的企业，如存在低效档案管理现状和档案管理痛点的企业，合思档案的数据集成方案可广泛连接、标准统一，接口开放服务、自定义扩展。业务检测方案能精细化至元数据层级核查档案关系链条和数据金额。跨系统调阅方案可实现业务系统与档案系统的调阅交互，带来统一储存、业务证据链完整、数据共享和全生命周期管理等成效。

• 教育集团企业的智能方案
  教育集团企业，如中国最大的K12民办教育集团之一，在采集、存储、整理、利用等档案管理环节存在低效问题。合思档案的数据集成方案可实现应收尽收、统一数据标准。智能化制档方案可搭建全业务版式文件自动生成及归档，实现智能化自动组装。电子原文件独立管理可完成电子票据的合规存档，形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率。

合思档案成功案例展示

• 海量单据企业的蜕变
  某企业年单据量2.6亿，会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力。合思档案为其提供多系统采集数据，自动匹配组装档案，档案管理电子化、借阅管理信息化的解决方案。管理成效显著，实现业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效。业务与财务数据穿透联查，会计凭证上下游单据树状结构呈现，凭证总量达14W+、单据总量达50W+。以某月入库数据为例，数据加载30s、关联匹配15min，凭证与单据关联次数350亿次、单据与单据关联次数800亿次。

• 集团型企业的标准化之路
  集团型企业世界上最大的重型装备制造商之一，档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一、每月回单整理费时费力、实物档案异地管理财务信息难整合。合思档案的安全合规存储、业务完整性检测、单套制落地解决方案，实现了标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保。整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年、释放1/3，纸张打印成本减少100万张纸/年。

• 多系统互联企业的整合之道
  多系统数据互联企业存在低效的档案管理现状和档案管理痛点。合思档案的数据集成方案、业务检测方案、跨系统调阅方案，带来了统一储存、业务证据链完整、数据共享、全生命周期管理等成效。装订匹配耗时从66天/年减少到10天/年，利用耗时从30天/年减少到6天/年，打印成本从180000元/年减少到30000元/年，空间成本从143773元/年减少到22835元/年，预估节省总体成本30W+/年，合规性管理100%，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%。

• 教育集团企业的效率提升
  教育集团企业中国最大的K12民办教育集团之一，在采集、存储、整理、利用等档案管理环节存在低效问题。合思档案的数据集成方案、智能化制档方案、电子原文件独立管理，以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率。有60万+会计凭证和36万+银行回单。

合思档案市场定位与优势剖析

• 行业地位领军前行
  合思在企业费控报销信息化细分领域市场占有率第一，服务6000+企业客户，是福布斯中国科技50强，通过SOC1、SOC2安全认证和信息安全等级保护三级认证。截至目前有7000+付费企业、300万+未来财务人选择合思。

• 技术优势实力超群
  合思自主研发工具包，具有更强大的数据获取、验签、解析能力，持续迭代、接口开放，能满足接收管理数电票的能力，且拥有稳定的迭代能力，及时应对变化。其大数据解决方案深入多个环节，支持百亿级单据量的匹配关联，海量数据秒级查询。在智能制档方面，会计档案关联规则可视化配置，减少90%人工匹配工作量，还有字段映射功能让查询更便捷。

• 合规优势保障安全
  合思档案满足国家政策要求，其“四性检测+业务检测”双模式检测方案保障归档数据真实、完整、安全、可用，业务检测还能基于企业不同业务场景提供灵活的档案关系上下游检测，符合电子会计档案合规性管理要求。

• 场景优势全面覆盖
  合思档案提供领先的单套制解决方案（标准方案）+六大场景解决方案，广泛连接业财系统，能满足企业不同场景下的档案管理需求，如发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配、应收尽收。

合思档案作为专业的档案数字化服务提供商，能助力企业解决“纸+电”档案原生态存储形态下的档案管理痛点，实现财务无纸化、低碳发展、数字化转型，实现会计档案价值的深度应用，让企业降本增效，提升管理效率，实现业财融合和全面数字化。

随着数电票时代的发展和企业数字化转型的需求不断增加，合思档案将持续迭代升级，以更强大的功能和更优质的服务，帮助企业更好地应对财务档案管理挑战，适应数字化时代的发展趋势。

企业选择合思档案，将获得专业的电子会计档案管理解决方案，享受数字化转型带来的红利，提升企业的核心竞争力，实现可持续发展。如果您有财务档案管理方面的需求，欢迎拨打400 – 105 – 6505或访问www.hosecloud.com了解更多信息，还可以免费试用合思档案，开启档案管理的数字化之旅。