发票电子化案例：合思档案助力企业破解财务档案管理难题

在数字化浪潮席卷的当下，数电票时代已然来临。根据规划，2025年将完成数电票全覆盖，这使得企业财务档案管理面临全新挑战，信息化建设的短板亟待补齐。因数电票管理要求的特殊性，企业亟需专业的“电子会计档案管理平台”，以适应“数字化凭证时代”的财务档案管理需求。

在纸电混合时代，企业各层级人员都面临着诸多困扰。企业高管方面，纸质档案管理成本高昂，不仅耗材成本高，而且需要大量的存储空间；同时，档案数据缺乏汇总整理，难以进行有效的分析利用。财务人员则被海量的档案数据所淹没，整理档案耗费大量时间，手动匹配核对的工作枯燥又繁复。业务人员在报销纸质票据时，流程繁琐，耗费大量时间和精力。

从成本角度来看，纸质凭证输出的耗材成本居高不下，档案室、档案柜等存储空间需求巨大，这是高显性成本；手工装册归档的重复性工作量大，查询调阅条件不够精细，数据无法有效利用，形成了高隐形成本；电子会计凭证文件缺乏有效的管理手段，纸质档案还可能因不可抗力而损坏，存在高合规风险。

企业在推行数字化的过程中，虽然解决了部分线上业务处理问题，但在归档、储存环节，仍然存在纸质文件储存和数据存储线下载体的问题。保证档案原生性是确保企业财务档案管理合规的关键，也是实现企业全面数字化的必由之路。发票电子化案例中，众多企业都在积极寻求解决方案，以应对这些挑战。

合思档案：一站式解决方案满足多元场景

合思档案为企业提供了领先的单套制解决方案（标准方案）以及六大场景解决方案，能够满足企业在不同场景下的档案管理需求。它广泛连接业财系统，实现了发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配，确保各类档案应收尽收。

其领先的单套制电子会计档案管理平台具有诸多优势。它支持便捷调阅，无需打印，避免了纸张的浪费；混序归集，无需组装，大大提高了档案管理的效率。该平台涵盖了电子档案（如发票、单据、凭证、账簿、报表等）和纸质档案（自定义档案、实物备查解决方案），实现了档案管理的全面覆盖。

大数据解决方案更是强大，它支持百亿级单据量的匹配关联，能够实现海量数据的秒级查询。档案扩展解决方案可以灵活扩展业务模型，通过多途径自动化归集各类介质档案。数电票解决方案提供了9类电子凭证的采集、验签、解析、封装、归档的端到端服务；实物备查解决方案实现了实物档案的免组装和全流程管理，可通过线上定位快速关联线下实物。在众多发票电子化案例中，合思档案的解决方案展现出了强大的适应性和实用性。

合思档案核心功能：技术赋能高效管理

• 多源采集：灵活集成精准获取
  合思档案的多源采集功能支持接口互联和自主采集。基于跨系统数据集成要求，它提供自动生成式Open API，实现快速集成，同时预制系统连接器，能够自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件。此外，还支持自定义数据采集方案，满足企业的个性化需求。对于不满足系统集成要求的零散会计资料，支持手动采集和自主补录，提供多种便捷的手动数据补录方式，如单张PDF大文件、多张回单/发票自动切割，自定义配置Excel导入模板实现结构化数据批量导入。在发票电子化案例中，这种灵活的采集方式确保了企业能够准确获取各类档案数据。

• 智能制档：规则驱动高效整合
  智能制档功能通过规则引擎自动组装，会计档案关联规则可以进行可视化配置。不同系统、不同类别的核心会计凭证能够自动关联匹配及组装，将零散数据整合形成完整的业务链组合数据。它还具备智能关联、辅助人工整理和关联任务执行进度可视化等特点。字段映射功能让查阅更加便捷，已完成业务证据链组装的档案数据可通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射，帮助财务人员更便捷地查询和分析数据。在众多发票电子化案例中，智能制档功能大大提高了档案管理的效率和准确性。

• 专用格式：创新存储灵活扩展
  专用格式版式文件可自主采集结构化字段信息，摆脱了传统文件存储形式，实现了数据与可读文件的实时转化，降低了企业档案存储成本。它支持自定义企业专用、个性化版式文件，档案盒内清单表、档案盒二维码等版式文件可以自定义调配生成，使档案的可扩展性更强、更“灵活”。在发票电子化案例中，这种创新的存储方式为企业节省了大量的成本和空间。

• 双模式检测：严格把关保障合规
  “四性检测 + 业务检测”双模式检测方案按照财政部、档案局的电子归档管理最新规定建设。围绕财务数据文件、文件与文件之间的业务关系，展开可用性、真实性、完整性、安全性的检测，保障归档数据真实、完整、安全、可用。业务检测基于企业不同业务场景，提供灵活的档案关系上下游检测，支持金额、数量、票种等精细化方案配置，保障业务数据完整性，检测结果可查阅、可追溯。在发票电子化案例中，双模式检测确保了企业档案管理的合规性。

合思档案用户收益：价值凸显全面提升

使用合思档案，企业能够实现显著的降本增效。彻底告别传统手工归档，档案无需打印，节约了纸张成本和整理成本，同时提高了检索效率，确保了管理合规性。在当前经济环境下，这无疑是企业“收紧钱袋子”的有效手段。

电子会计档案管理成为闭环全量业财系统的“连接器”，补足了企业信息化建设的空白，拉通了业财税档全链路。让数据“活起来”，从数据到决策，真正实现了档案数据的有效利用，挖掘出数据的价值。

资源重组也是合思档案带来的重要收益。前后端数据同源，流程全息贯通，管理能效得到提升，实现了企业效益的最大化。在众多发票电子化案例中，企业都切实感受到了这些收益。

合思档案典型场景：广泛适用精准赋能

• 企业高管场景：数据沉淀决策支持
  在企业高管场景中，合思档案可沉淀数据资产，保障合规管理。它提升了企业财务档案的利用效率，挖掘出财务档案数据的价值，助力企业决策数智化。通过降本增效，借助数字化手段节约档案管理成本，提升档案利用效率，实现绿色低碳运营。在发票电子化案例中，企业高管能够更好地掌握企业财务状况，做出更明智的决策。

• 归档员/财务人员场景：效率提升轻松管理
  对于归档员和财务人员来说，合思档案提高了工作效率，让他们告别了重复低价值的工作。档案数据同源，数据全流程透明流转，便于监控和分析，使他们能够轻松完成档案管理工作，提高档案利用效率。在发票电子化案例中，财务人员的工作压力得到了有效缓解。

• 外部审计场景：在线审计高效溯源
  在外部审计场景中，审计无需进入档案室，实现了档案外审的在线化和可溯源。一键查询借阅，权限一键下放/回收，财务人员无需与审计人员重复沟通、补充审计资料。在发票电子化案例中，外部审计工作变得更加高效和便捷。

• 共享调阅场景：精细查询满足多元需求
  共享调阅解决方案满足了企业多维度、精细化的档案查阅需求。支持按照财务档案的企业账簿、会计期间、档案类型、业务字段等多维度查询条件，具备一站式、穿透式、跨系统式等浏览能力，便于使用人员快速查找完整业务链数据，满足企业档案数据精细化管控需求，适用于财务人员、业务人员、审计人员和管理人员等不同角色。在发票电子化案例中，共享调阅功能为企业各层级人员提供了便利。

合思档案客户成功案例：实力见证值得信赖

某企业年单据量达2.6亿，面临会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。采用合思档案解决方案后，实现了多系统采集数据，业务、财务数据应收尽收；自动匹配组装档案，会计凭证上下游单据树状结构呈现；档案管理电子化，借阅管理信息化，安全保障可追溯；简化装订流程，1分钟快速定位数据，减少打印与邮寄。实现了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效，这是一个典型的发票电子化案例。

世界上最大的重型装备制造商之一的集团型企业，存在档案管理流程复杂、人工环节多，凭证附件标准/会计档案管理制度不统一，每月回单整理费时费力，实物档案异地管理、财务信息难整合等问题。通过合思档案的单套制管理方案，实现了安全合规存储，OCR识别附件和回单，自动提取发票/回单台账，存储发票/回单原文文件，保护电子凭证原生态；进行业务完整性检测，系统取代人工方式，灵活搭建检测方案，智能检测会计档案的完整性；推进单套制落地，混序归档 + 银行回单分类归档，以单套制推进档案无纸化。管理成效显著，这也是一个成功的发票电子化案例。

一家企业存在低效的档案管理现状，如整理环节逐一打印、手工匹配、组装、装订、上架，保管环节财务临时保管1年、1年后移交综合档案室管理，存储环节独立档案室管理存放纸质档案，管理方式以纸质档案管理为主、每年提供实物稽查且人工逐一翻查，还存在会计档案散落各系统、档案数据未有效整理利用、日常检索依赖多端系统分散查询、纸质档案管理实物翻阅效率低易损坏易丢、电子发票和电子银行回单存档不合规范等问题。采用合思档案的单套制管理方案，实现了数据集成方案广泛连接，标准统一，接口开放服务，自定义扩展，配置化的接口方案即开即用，应收尽收；业务检测方案精细化至元数据层级的关联规则引擎，站在财务视角配置符合“四流合一”的数据检测方案，能快速核查档案关系链条是否完整匹配，数据金额是否准确匹配；跨系统调阅方案通过业务系统与档案系统的调阅交互，使得业务系统所查询数据根据权限和自动查询条件，可直接跨系统调阅完整业务链条的档案数据。管理成效显著，这同样是一个值得借鉴的发票电子化案例。

中国最大的K12民办教育集团之一面临低效的档案管理现状，采集环节业务系统多、系统独立数据隔离，纸质票据结构化数据提取困难，电子发票打印/查重/验伪耗时费力、浪费纸张；存储环节实物存档占用空间，档案人员专人管理，受环境因素影响或保管不善导致档案损坏，企业面临风险；整理环节财务账表归档装订复杂，不断重复进行档案录入操作，耗时长易出错；利用环节实物凭证与业务分散，无法智能搜索、准确查找，查阅繁琐，多系统翻查原始单据、附件、纸质凭等，档案借还状态更新不及时，无系统留痕，无法多人借阅。通过合思档案的单套制管理方案，实现了数据集成方案按照归档范围、归档标准梳理业务档案归档场景，实现应收尽收，统一数据标准，夯实数据分析基础，灵活运用动态API接口，按阶段延展档案管理范围；智能化制档方案按照业务管理规范和归档管理规范，搭建全业务版式文件自动生成及归档，按照统一的业务逻辑，搭配可视化关联规则配置，通过业务映射打破财务数据和业务数据的数标签，将业务证据链搭建完成，实现智能化自动组装；电子原文件独立管理，电子原文件独立式管理与凭证组合式管理，完成电子票据的合规存档，为参加电子凭证会计数据标准化试点打下坚实基础。管理成效显著，这也是一个成功的发票电子化案例。

无论是政策推动、合规要求，还是在当前经济环境下帮助企业降本增效的目标，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择。合思档案能为企业提供专业的解决方案，服务众多知名企业，如事业单位及院校、央企（广东某高校、某研究院、中交集团等），行业领军企业（好想味、金牌厨柜、DERLOOK等），国家试点企业（海亮教育科技服务集团、DERLOOK、中大咨询集团等），获得了客户的高度认可。

合思在北京、上海、杭州等多地设有办公地点，联系电话为400 – 105 – 6505，网站为www.hosecloud.com，还可通过微信公众号和微信小程序了解更多信息。立即联系合思，开启免费试用，开启高效、合规、数字化的财务档案管理之旅，让企业在数电票时代轻松应对财务档案管理挑战。