合思档案：助力企业电子凭证数字化转型，保障数据安全与合规

在当今数字化浪潮席卷的时代，电子凭证数字化转型已成为企业发展的大势所趋。自2024年11月1日铁路旅客运输领域、12月1日民航旅客运输服务领域推广使用全面数字化的电子发票以来，我国电子凭证改革正式驶入快车道。这一举措将全面解决电子凭证接收、报销、入账、归档难的最后一公里问题，进一步加快电子凭证数字化转型的步伐。

然而，传统纸质档案管理模式却成为了企业发展的绊脚石，存在着诸多痛点。好想你健康食品股份有限公司在财务归档时，需耗费大量时间确认单据、发票、回单和凭证的一致性，且档案遗失情况难以避免。同时，纸质档案受时间和空间的限制，查找时需耗费大量时间，无法实现实时调阅、同时借阅以及精准查找。高新兴科技集团则面临着档案管理成本高的问题，报销、采购付款等业务流程需要打印、整理、装订及归档，占用了大量库房人员管理成本，借阅流程及实物借出也十分繁琐。海亮教育科技服务集团的企业业务、财务系统多且互相独立，数据不互通，结构化数据提取困难，电子发票打印、查重、验伪耗时费力，还造成了纸张的浪费。

面对这些难题，合思推出了全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的电子会计档案管理平台——合思档案，为企业提供了针对性的解决方案，保障企业的数据安全与合规。

合思档案：全流程解决方案领航者

合思档案基于广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，为客户提供全方位财务数智化服务。该平台可实现自动归档，根据预设规则对收集到的数据进行分类和处理，确保信息的有序性和可追溯性。海亮教育科技服务集团通过采用这一方案，显著提高了档案整理匹配效率。

此外，合思档案能对接各类异构系统，生成式接口可自动采集档案数据，连接NCC、U9、OA、CBS等系统。高新兴科技集团通过此方式，有效降低了开发成本。同时，它还可实现电子凭证的采集、验签、解析、校验，自动填报、自动入账，封装入账结构化信息，自动归档。中文传媒采用该方案后，财务档案归档效率得到了大幅提升，同时也保障了数据安全与合规。

核心功能亮点：铸就独特优势

合思档案具备诸多核心功能亮点，这些亮点不仅提升了企业的档案管理效率，还保障了数据安全与合规。
– 便捷调阅与全生命周期管理
合思档案实现了便捷调阅不打印，混序归集免组装，为企业带来了极大的便利。它涵盖了电子会计档案全生命周期管理，包括智能采集、预归档服务、基础管理和档案服务等环节。智能采集可通过外部生态如OCR识别、RPA技术等，以及内部系统如EAI插件、API接口等进行；预归档服务集成了多种服务和规则引擎；基础管理包括档案存储、检索、借阅、销毁等；档案服务则提供辅助审计、项目管理、统计分析等功能。
– 高效准确的档案采集
开放式接口互联，支持自主采集，大文件自动切割，数电票自动化解析，保证了档案采集的高效性和准确性，确保企业数据能够及时、准确地进行归档，保障数据安全与合规。
– 规范完整的档案制档
智能关联，自动组装，进行四性检测、业务检测、自定义版式文件，确保档案制档的规范性和完整性。这使得企业的档案管理更加符合相关法规和标准，保障了数据安全与合规。
– 安全合规的档案管理
精准权限管控，档案目录灵活扩展，水印管理，档号符合国标要求，保障了档案管理的安全性和合规性。企业可以根据不同的角色和职责，设置不同的访问权限，确保敏感数据的安全。

使用收益：降本增效的利器

使用合思档案能为企业带来显著的收益，在成本节约、效率提升等方面表现出色，同时保障数据安全与合规。
– 自动化归档与高效利用
自动化归档告别了重复性工作，档案利用便捷高效，档案数据同源，透明流转，便于监控、分析。金牌橱柜家居科技股份有限公司使用合思档案后，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%，不仅提高了工作效率，还降低了人力成本，保障了数据安全与合规。
– 大幅节约成本
合思档案可大幅节约企业成本。以一家年20万凭证、40万回单、30平方米档案室的北京大型制造业为例，年总节约成本达338,910元；COMMUNE幻师年节约成本更是高达5000万元。这使得企业能够将更多的资金投入到核心业务中，提升企业的竞争力，同时保障数据安全与合规。
– 提高工作效率
许多企业在使用合思档案后，工作效率得到了显著提高。云海肴使用合思档案后业财融合提升80%，财务提效90%；西湖城投档案整理匹配效率提升72%，报销效率提升300%。高效的工作流程使得企业能够更快地响应市场变化，提升企业的运营效率，保障数据安全与合规。
– 合规经营与低碳运营
合思档案有助于企业实现合规经营和低碳运营。中文传媒通过对接标准工具包，实现OFD文件与XBRL工具包原生存储，通过四性检验与业务校验保证档案原生存储安全合规；西湖城投无纸化改造每年可节约10万张A4纸，既符合环保要求，又降低了企业的运营成本，保障了数据安全与合规。

典型应用场景：多行业的成功实践

合思档案在不同行业都有典型的应用场景，为各行业企业解决了档案管理难题，保障数据安全与合规。
– 食品行业
好想你健康食品股份有限公司面临归档难、查找慢、成本高、不合规等问题。合思档案通过打破壁垒、自动组装、实物高效管理等方案，减少了90%的人工耗时，预计减少综合成本20万元/年，有效提升了企业的档案管理水平，保障了数据安全与合规。
– 餐饮行业
COMMUNE幻师存在成本高、效率低、合规难等痛点。合思档案上线电子会计档案管理系统，实现了自动化归档和财务数据分析，纸张使用量减少88%，年节约成本5000万元，为餐饮行业的档案管理提供了优秀的解决方案，保障了数据安全与合规。
– 教育培训行业
海亮教育科技服务集团数据乱、存储贵、效率慢、利用难。合思档案通过档案数据来源整合、自动归档等方案，档案整理匹配效率提升90%，每年纸张打印成本节约3万元，提升了教育培训行业的档案管理效率，保障了数据安全与合规。
– 软件与信息技术服务行业
高新兴科技集团档案管理成本高、存在隐患、利用效率低。合思档案实现了会计档案无纸化管理，应收尽收，自动化制档提高了效率，归档效率提升90%，为企业年节约成本30万 +，为软件与信息技术服务行业的档案管理提供了有力支持，保障了数据安全与合规。

客户成功案例：实力见证价值

众多客户的成功案例充分证明了合思档案的价值和优势，同时也保障了企业的数据安全与合规。
– 金牌橱柜家居科技股份有限公司
通过合思档案统一存储，打破数据孤岛，整合四证，业务证据链完整，数据共享，一站式查阅，银行回单无纸化。档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%，预估节省总体成本30万 +/年，档案合规性达100%，为企业的发展提供了有力的支持，保障了数据安全与合规。
– 帆书
全量财务档案数字化存储，电子与实物档案高度关联，线上化管理各类数据。仓储需求减少70%，纸张、档案盒、箱子节约近90%，总节约成本500万/年，结账时间从T + 15缩短至T + 5，提升了企业的运营效率，保障了数据安全与合规。
– 中文传媒
通过合思档案实现电子凭证采集、验签等功能，财务档案归档效率提升72%，员工报销效率提升90%，年节约打印、耗材等成本20万/年，还实现了数字化审计和转型，为企业的数字化发展奠定了基础，保障了数据安全与合规。
– 西湖城投
通过合思档案实现电子会计凭证和财务档案的系统化、电子化管理，档案整理匹配效率提升72%，存储空间减少41%，报销效率提升300%，每年单据打印纸张减少10万张，为企业的低碳运营做出了贡献，保障了数据安全与合规。

在电子凭证数字化转型的浪潮中，企业应抓住机遇，选择合思档案，实现降本增效、合规经营和低碳运营的目标。合思作为专精特新企业，成立以来已累计融资超15亿元人民币，秉承以客户为中心的服务理念，分别在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市。截至目前，已有7000 + 付费企业、300万 + 未来财务人选择合思，实现了降本增效、合规经营和低碳运营，让有限更有效。

如果您也想体验合思档案带来的便捷与高效，保障企业的数据安全与合规，不妨拨打联系电话400 – 105 – 6505，或访问网址www.hosecloud.com，扫描二维码了解合思档案和更多案例。现在还可免费试用，亲身感受合思档案的魅力！