在数字化浪潮席卷的当下，电子凭证数字化转型已成为时代发展的必然趋势。2024年11月1日，铁路旅客运输领域全面推广使用数字化电子发票；同年12月1日，民航旅客运输服务领域也紧跟步伐，航空运输电子客票行程单实现全面数字化。这些举措如同催化剂，让我国电子凭证改革驶入了快车道。电子凭证开具端已基本完成数字化适配，曾经困扰企业的电子凭证接收、报销、入账、归档等难题即将得到全面解决，电子凭证全流程无纸化时代已然来临。
在这场变革中，合思作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案供应商，敏锐地捕捉到了企业的需求，推出了全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的电子会计档案管理平台——合思档案。它宛如一把智慧的钥匙，为企业解决财务档案管理难题，开启智能合规审计的新篇章。接下来，让我们通过金牌橱柜家居科技股份有限公司的案例，深入了解合思档案的强大功能。
金牌橱柜：家居行业的璀璨之星
金牌橱柜家居科技股份有限公司成立于1999年，在国内高端整体厨柜及定制家居领域堪称专业典范。它拥有国家认定厨房工业设计中心，荣获国家认定“智能制造示范企业”的殊荣，在行业中占据着举足轻重的地位。
在业务规模方面，金牌橱柜更是成绩斐然。全球超4000家高端品牌专卖店，宛如璀璨的明珠散布在世界各地；海内外5大专业生产基地，为企业的发展提供了坚实的后盾。公司拥有92家归档主体，企业人数超过6000人，庞大的规模彰显着其强大的实力。
从财务数据来看，金牌橱柜的年记账凭证量高达2198061张，年业务单据量为494949张，年银行回单量达177744张，年发票量也有123247张。如此庞大的财务数据量，对其财务档案管理提出了巨大的挑战。据预估，装订配耗时约66天/年，档案查找耗时约30天/年，打印成本约180000元/年，存储空间成本约90000元/年，打印成本约100000元/年。这些成本不仅消耗了大量的人力、物力，也影响了企业的运营效率。
金牌橱柜财务档案管理痛点剖析
在整理环节，金牌橱柜面临着会计档案散落各系统的难题。档案数据难以整合利用，工作人员需要逐一打印、手工匹配、组装、装订、上架，繁琐的流程耗费了大量的时间和精力。这种传统的管理方式不仅效率低下，还容易出现错误，影响财务工作的准确性和及时性。
在保管环节，财务档案需要临时保管1年，1年后再移交综合档案管理。这期间涉及到多次的转移和交接，增加了档案丢失或损坏的风险。同时，频繁的交接也会导致信息的不连贯，给后续的查询和使用带来不便。
在存储环节，金牌橱柜采用独立档案室管理，存放纸质档案。随着业务的不断发展，纸质档案的数量日益增多，需要占用大量的存储空间，增加了企业的存储成本。而且，纸质档案容易受到自然灾害、人为破坏等因素的影响，存在一定的安全隐患。
在管理利用方面，金牌橱柜以纸质档案管理为主，每年提供实物稽查时，需要人工逐一翻查。这种方式不仅效率低下，而且难以满足企业对快速、准确获取信息的需求。在智能合规审计的大背景下，传统的纸质档案管理方式已经无法适应企业的发展需求。
合思档案：定制化解决方案的智慧之选
合思深入了解金牌橱柜的财务档案管理痛点后，为其量身定制了一套全面的解决方案，助力企业实现智能合规审计。
– 统一存储：打破数据孤岛
合思档案打破了数据孤岛，将凭证、单据、合同、回单等四证进行整合，实现统一储存、统一标准、统一管理。这就好比将分散在各个角落的珍珠串成了一条美丽的项链，让财务数据变得更加有序、易于管理。通过统一存储，企业可以快速找到所需的财务信息，提高了工作效率，同时也为智能合规审计提供了有力的支持。
– 业务证据链完整：实现业财一体双向穿透
合思档案注重会计资料之间关系的搭建，实现了以业务为核心的证据链条，业财一体双向穿透。这意味着企业可以从业务的角度出发，全面了解财务数据的来龙去脉，实现财务与业务的深度融合。在智能合规审计过程中，完整的业务证据链可以帮助审计人员快速准确地获取所需信息，提高审计效率和准确性。
– 数据共享，一站式查阅：便捷高效的信息获取
合思档案以聚合化、结构化、业务化的档案数据呈现会计资料的结构树，实现了数据共享和一站式查阅。工作人员可以通过一个平台快速查询到所需的财务信息，无需在多个系统中来回切换。这种便捷高效的信息获取方式，大大提高了工作效率，同时也减少了人为错误的发生。在智能合规审计中，快速准确的信息获取是保证审计质量的关键。
– 银行回单无纸化：降本增效的有力举措
针对金牌橱柜海量银行回单管理的难题，合思档案实现了银行回单自动采集、切割、组装，全面无纸化管理。这不仅节省了大量的打印成本和存储空间成本，还提高了银行回单的管理效率。在智能合规审计中，无纸化的银行回单管理可以方便审计人员快速查阅和分析数据，提高审计效率。
金牌橱柜使用合思档案的显著成果
在使用合思档案后，金牌橱柜取得了显著的成果，这些成果充分证明了合思档案在智能合规审计方面的有效性。
– 效率提升：档案匹配和查询耗时大幅减少
档案匹配耗时减少了84%，档案查询耗时减少了80%。这意味着工作人员可以用更少的时间完成更多的工作，大大提高了工作效率。在智能合规审计中，高效的档案匹配和查询可以帮助审计人员快速获取所需信息，缩短审计周期。
– 成本降低：预估节省总体成本30万+/年
通过统一存储、银行回单无纸化等措施，金牌橱柜预估节省总体成本30万+/年。这不仅减轻了企业的经济负担，还提高了企业的经济效益。在当前经济环境下，成本控制对于企业的发展至关重要，合思档案的应用为企业实现了降本增效的目标。
– 合规性增强：档案合规性达100%
合思档案严格遵循相关法规和标准，确保了金牌橱柜的档案合规性达到100%。在智能合规审计中，合规性是企业必须要满足的重要要求。合思档案的应用为企业提供了一个安全、合规的财务档案管理环境，保障了企业的健康发展。
合思档案：引领电子凭证数字化转型未来
合思档案凭借其强大的功能和卓越的性能，帮助企业实现了降本增效、合规经营的目标。在智能合规审计的大背景下，合思档案为企业提供了一个高效、准确、安全的财务档案管理解决方案。
电子凭证全流程无纸化是财务数智化的必行之路，合思档案全面打通电子凭证会计处理全流程各环节，将进一步推动我国电子凭证数字化转型，打造电子凭证全链路智能流转的数智化新局面。
合思通过敏捷的财务收支管理平台，帮助企业挖出更多净利润。基于广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，为客户提供全方位财务数智化服务。
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