在企业数字化转型的浪潮中，电子会计档案管理的重要性日益凸显。企业在数字化进程中，借助 OA 系统、资金系统、合同系统、CRM 系统、费控系统等，解决了线上业务处理问题。然而，在归档和储存环节，仍面临纸质文件储存以及数据存储线下载体的难题。保证档案原生性，是确保企业财务档案管理合规、实现全面数字化的关键。
北京合思信息技术有限公司，创立于 2014 年，是一家专注为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司。其通过敏捷的财务收支管理平台，助力企业挖掘更多净利润。2025 年将完成数电票全覆盖，企业财务档案管理面临新挑战，信息化建设亟待加强。因数电票管理的特殊性，企业急需专业的“电子会计档案管理平台”来适应“数字化凭证时代”的财务档案管理要求。合思档案应运而生，为企业解决这一难题。
合思档案：全方位财务数智化解决方案
合思档案是领先的单套制电子会计档案管理平台。它提供领先的单套制解决方案（标准方案）和六大场景解决方案，能满足企业不同场景下的档案管理需求。
基于广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新以及无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，合思档案为客户提供聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位财务数智化服务。
合思档案可实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配，应收尽收。它能为企业解决档案管理的诸多问题，比如节约纸张成本、整理成本，提升检索效率，保障管理合规性等。而且，合思档案支持百亿级单据量的匹配关联，海量数据可秒级查询，具备大数据解决方案、档案扩展解决方案、费控系统关联、业务系统协同等多种功能，为企业的数据安全与合规管理提供有力保障。
核心功能：精细把控档案全流程
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多源采集：数据汇聚的智慧之门
在数据采集环节，合思档案基于跨系统数据集成要求，提供自动生成式 Open API 实现快速集成。它预制了系统连接器，可自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件。同时，还支持自定义数据采集方案，满足不同场景的采数需求。对于不满足系统集成要求的纸质文件、电子文件等零散会计资料，也支持多种便捷手动数据补录方式，确保企业数据安全与合规管理从源头开始。 -
智能制档：数据整合的精妙艺术
合思档案的智能制档功能十分强大。会计档案关联规则可可视化配置，不同系统、不同类别的凭证、单据、发票及银行回单等核心会计凭证能自动关联匹配及组装，将零散数据整合形成完整的业务链组合数据。通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射，能帮助财务人员更便捷地查询、更直接地分析，进一步提升数据安全与合规管理水平。 -
档案管理：权限与目录的精准掌控
在档案管理方面，合思档案权限管理精准管控。它支持自定义创建用户管理角色，隔离各核算账套数据权限，按照职能角色配置功能、操作权限，水印权限管理范围也可自定义。档案目录灵活扩展，支持自定义档案目录分类，字段可自定义维护、新增创建、设置表单主键等，还能灵活拓展档案目录框架，动态自动封装归档接口，确保企业数据的安全性和合规性。 -
档案应用：多维查询与穿透联查的高效体验
合思档案的档案应用功能也别具特色。多维检索能满足多场景查询需求，支持按照凭证维度、业务维度进行自定义查询，按目录、全文检索，按检索条件快速定位结果，支持批量检索。一站式预览，穿透联查，智能搭建凭证、业务单据、发票以及银行回单等多种类型组合关系结构树，实现业务单据、发票、银行回单维度与会计凭证维度的双向联查、相互追溯，为企业的数据安全与合规管理提供便利。
优势凸显：对比传统档案管理
传统纸质档案管理存在诸多问题。其显性成本高，纸质凭证输出耗材成本高，还需要大量的档案室和档案柜等存储空间。隐形成本也不容小觑，手工装册归档重复性工作量大，查询调阅条件颗粒度粗糙，数据不能有效利用。同时，还面临高合规风险，电子会计凭证文件无有效管理手段，不可抗力还可能导致纸质档案损坏。
而合思档案优势明显。它可实现 70%节约纸张成本、75%节约整理成本、90%检索效率提升、100%管理合规性。打破物理空间限制，可在线自由调阅。预置规则引擎能自动匹配业务数据、银行回单、会计凭证与发票等，确保档案完整性的同时自由穿透档案链。国家政策支持电子会计档案管理，电子会计档案与纸质会计档案具备同等法律效力，合思档案符合国家政策要求，能帮助企业实现合规化管理。此外，合思档案具有广泛连接的能力，能连接各类异构业财系统，广泛采集数据，成为企业全面数字化收尾的“兜底”系统，保障企业的数据安全与合规管理。
应用案例：见证实际效果与价值
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案例一：大型单据量企业的高效转型
某企业年单据量达 2.6 亿，存在会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案通过多系统采集数据，自动匹配组装档案，实现了档案管理电子化和借阅管理信息化。它简化了装订流程，减少了打印与邮寄。管理成效显著，实现了业财一体、管理自动化、流程精简和降本增效。业务和财务数据可穿透联查，凭证与单据关联次数达 350 亿次，单据与单据关联次数达 800 亿次，有力保障了企业的数据安全与合规管理。 -
案例二：集团型企业的标准化之路
某世界上最大的重型装备制造商之一的集团型企业，面临档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一、每月回单整理费时费力、实物档案异地管理财务信息难整合等问题。合思档案的单套制管理方案实现了标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保。整理匹配效率提升 80%，存储空间成本减少 300 册/年，纸张打印成本减少 100 万张纸/年，有效提升了企业的数据安全与合规管理水平。 -
案例三：低效档案管理企业的蜕变
某企业存在低效的档案管理现状，如档案管理流程繁琐、档案数据散落各系统未有效利用、日常检索依赖多端系统分散查询、纸质档案管理存在诸多弊端、电子发票和银行回单存档不合规范等问题。合思档案的数据集成方案、业务检测方案和跨系统调阅方案，实现了统一储存、业务证据链完整、数据共享和全生命周期管理。预估节省总体成本 30W + /年，档案匹配耗时减少 84%，档案查询耗时减少 80%，为企业的数据安全与合规管理提供了有力支持。 -
案例四：教育集团的便捷管理之道
某中国最大的 K12 民办教育集团之一，面临业务系统多数据隔离、纸质票据结构化数据提取困难、电子发票处理繁琐、实物存档占用空间且易损坏、财务账表归档装订复杂、实物凭证与业务分散查阅繁琐等问题。合思档案的数据集成方案、智能化制档方案和电子原文件独立管理方案，以电子会计档案为核心形成多向、网状管理结构，简化了会计管理流程，提高了工作效率，实现了档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效，保障了企业的数据安全与合规管理。
未来展望：拥抱电子会计档案新时代
合思档案助力企业解决“纸 + 电”档案原生态存储形态下的档案管理痛点，推动企业财务无纸化、低碳发展、数字化转型，实现会计档案价值的深度应用。无论是政策推动、合规要求，还是在当前经济环境下帮助企业降本增效的目标，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择。
合思秉承以客户为中心的服务理念，在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国 22 个城市设有直营服务网络，通过 500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市，能为企业提供优质的服务和支持。
企业可通过拨打 400 – 105 – 6505，访问 www.hosecloud.com，关注微信公众号或小程序等方式联系合思，免费试用合思档案，体验其带来的便捷和价值，开启数据安全与合规管理的新篇章。
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