在当今数字化变革的时代，我国电子凭证改革正以前所未有的速度推进。2024 年 11 月 1 日，铁路旅客运输领域推广使用全面数字化的电子发票；同年 12 月 1 日，民航旅客运输服务领域推广使用全面数字化的电子发票——航空运输电子客票行程单。这些举措如同强劲的东风，推动我国电子凭证改革驶入快车道。电子凭证开具端已基本实现数字化适配，曾经困扰企业的电子凭证接收难、报销难、入账难、归档难的“最后一公里”问题即将全面解决，电子凭证全流程无纸化时代已然来临。
电子凭证全流程无纸化是财务数智化的必行之路。它就像一把金钥匙，不仅能够优化管理流程，突破传统报销模式下会计凭证“接收难、入账难、归档难”的困境，还能有效降低单位运行成本及资源消耗，实现数字化和绿色化的协同转型。在这场变革中，合思作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案的供应商，推出了全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的电子会计档案管理平台——合思档案，在纸质文件数字化的进程中发挥着重要作用。
纸质文件管理痛点突显市场需求
在当前市场中，电子会计档案管理面临着诸多痛点，许多企业在纸质文件管理方面苦不堪言。
好想你健康食品股份有限公司在财务归档时，就像陷入了一个繁琐的迷宫。需要花费大量时间确认单据、发票、回单和凭证的一致性，档案遗失的情况也难以避免。纸质档案受限于时间和空间，查找起来如同大海捞针，要耗费大量时间，无法实现实时调阅、同时借阅以及精准查找。大量纸质档案的管理，对空间和人力的要求巨大，成本居高不下。而且纸质档案管理办法无法保证电子原文件的长期保存，也无法确保数据安全可用，难以满足管理要求。
COMMUNE 幻师同样面临着纸质文件管理的难题。档案耗材、打印、存储成本高，门店报销周期长达 2 个月。对于电子会计凭证文件，缺乏有效的管理手段，就像在黑暗中摸索前行，效率低下。
云南菜品牌连锁经营也深受纸质档案管理之苦。纸质档案打印成本高，多地直营门店产生的大量收款回单和财务凭证需要打印后归档。档案存储成本高，耗费大量的档案盒、档案柜等资源。电子源文件无法得到有效保存，还存在丢失、损毁等风险。纸质档案资料查找困难，海量资料需要人工查找，耗时耗力，无法有效利用档案资源。
金牌橱柜家居科技股份有限公司的会计档案散落各系统，档案数据难以利用。需要逐一打印、手工匹配、组装、装订、上架，流程繁琐。财务临时保管 1 年后移交综合档案管理，独立档案室管理存放纸质档案。以纸质档案管理为主，每年提供实物稽查时，需要人工逐一翻查，效率极低。这些企业的困境充分显示了纸质文件数字化的迫切需求。
合思档案开启全面解决方案策略
面对电子会计档案管理的痛点，合思档案提出了全面的解决方案。
合思档案基于广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，为客户提供聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位财务数智化服务。它就像一个功能强大的中枢系统，将企业财务的各个环节紧密连接起来。
合思档案实现了电子会计档案全生命周期管理，包括采集、制、管、用四个环节。智能采集通过外部生态（如 OCR 识别、RPA 技术等）、内部系统（如 EAI 插件、API 接口等），如同一个敏锐的采集器，能够准确地获取所需信息。预归档服务集成服务、规则引擎、元数据服务等，为后续的管理奠定基础。基础管理涵盖档案存储、检索、借阅、销毁等，确保档案的安全和有序管理。档案服务用于辅助审计、项目管理、统计分析等，为企业的决策提供有力支持。
合思档案通过开放式接口互联自主采集，大文件自动切割，数电票自动化解析。智能关联自动组装，进行四性检测、业务检测，支持自定义版式文件。精准权限管控，档案目录灵活扩展，水印管理，档号符合国标要求。多维检索、一站式预览，支持在线借阅、异构系统联查，实物混序归档、可视化盘点档案数据。这些功能如同精密的齿轮，相互配合，实现了纸质文件数字化的高效管理。
核心模块彰显强大功能
合思档案的核心模块功能强大，为企业的财务数智化转型提供了有力保障。
便捷调阅不打印，混序归集免组装，实现了电子会计档案全生命周期管理，包括智能采集、预归档服务、基础管理、档案服务等环节。企业可以轻松地对电子会计档案进行管理，提高工作效率。
业务层涵盖内部产生的记账凭证、报销单据等，外部接收的银行回单、OA 系统等，核算系统的财务系统、资金系统等。应用层用于辅助审计、证据方案库等。这种全面的覆盖，使得企业的财务数据能够得到有效的整合和管理。
电子凭证中心上线全面支持 9 类电子凭证在企业中闭环管理。这一功能如同一个坚固的链条，将电子凭证的各个环节紧密连接起来，确保企业财务流程的顺畅运行。
竞争优势铸就行业领先地位
合思档案相对于其他产品具有显著的竞争优势。
合思是专精特新企业，成立以来已累计融资超 15 亿元人民币，拥有强大的资金和技术支持。这就像一座坚实的后盾，为合思档案的发展提供了有力保障。
秉承以客户为中心的服务理念，合思分别在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国 22 个城市设有直营服务网络，通过 500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市，服务网络广泛。无论是大型企业还是中小企业，都能享受到合思档案的优质服务。
自动化归档告别重复性工作，档案利用便捷高效。档案数据同源，透明流转，便于监控、分析。合思档案的成长历程丰富，从 2017 年电子会计档案平台“易会档”产品诞生，到 2024 年电子凭证中心上线全面支持 9 类电子凭证在企业中闭环管理，不断发展和升级。这些优势使得合思档案在纸质文件数字化领域处于领先地位。
成功案例见证卓越成效
合思档案的实际应用效果在众多成功案例中得到了充分体现。
好想你健康食品股份有限公司使用合思档案后，减少了 90%的人工耗时，总部接收减少了 80%的管理耗时，借阅管理减少了 67%的管理耗时，预计减少综合成本 20 万元/年。这一显著的成效，让企业在纸质文件数字化的道路上迈出了坚实的一步。
COMMUNE 幻师上线电子会计档案管理系统后，纸张使用量减少了 88%，存储空间节省了 79%，年节约成本 5000 万元，报销效率提升了 300%。企业的运营效率得到了极大的提升，实现了绿色化和数字化的协同发展。
云南菜品牌连锁经营通过合思落地财务数字化，提高了总部和门店业财融合效率 80%，节省打印、存储等总体成本 30 万/年，财务提效 90%，实现了 100%的合规降本。企业的财务管理更加规范、高效。
金牌橱柜家居科技股份有限公司使用合思档案后，档案匹配耗时减少了 84%，档案查询耗时减少了 80%，预估节省总体成本 30 万 +/年，档案合规性达到 100%。企业的档案管理更加精准、便捷。
专业服务体系提供有力保障
合思为客户提供了全面、专业的服务体系。
合思在全国 22 个城市设有直营服务网络，通过 500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市，能够为客户提供及时、全面的服务。无论客户身在何处，都能得到合思的支持和帮助。
合思秉承以客户为中心的服务理念，分别在北京、杭州、南昌设立研发中心，不断进行技术创新和产品升级，为客户提供更优质的产品和服务。这种不断进取的精神，使得合思档案能够始终满足客户的需求。
电子凭证全流程无纸化是财务数智化的必行之路，合思档案全面打通电子凭证会计处理全流程各环节，有助于推动我国电子凭证数字化转型，打造电子凭证全链路智能流转的数智化新局面。截至目前，7000 + 付费企业、300 万 + 未来财务人选择合思，实现了降本增效、合规经营和低碳运营，让有限的资源发挥出更有效的作用。
如果您也想体验纸质文件数字化带来的高效便捷，不妨免费试用合思档案，开启企业财务数智化转型的新篇章。
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