纸质文件数字化：合思档案引领企业档案管理新变革

在数字化浪潮的席卷下，数电票正以前所未有的速度发展。相关数据显示，2025年将完成数电票全覆盖，如今全国36个省市区已实现数电票试点全覆盖。在收票方面，多项政策肯定了电子发票和电子凭证的法律效力。数电票的快速扩张，让企业财务档案管理面临新的挑战，其信息化建设亟待加强。因数电票管理要求的特殊性，企业迫切需要专业的“电子会计档案管理平台”来适应“数字化凭证时代”的财务档案管理要求。

合思创立于2014年，是一家为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，拥有广泛连接的生态和双轮驱动的模式创新。其旗下的合思档案作为领先的单套制电子会计档案管理平台，能为企业提供便捷调阅、混序归集等功能，在纸质文件数字化的进程中发挥着重要作用，帮助企业解决档案管理难题。

市场形势：纸质文件数字化大势所趋

当前，数电票的推行使得企业内外部产生的电子数据呈爆发式增长。传统的数据管理方式，已难以满足海量电子数据的存储与应用需求。纸质文件数字化成为企业档案管理的必然选择。

国家也出台了一系列政策支持电子会计档案管理，如《会计档案管理办法》《关于规范电子会计凭证报销入账归档的通知》等，从部门规章到国家法律，全面肯定了电子档案的法律效力，电子会计凭证可以以电子形式保存形成电子会计档案，这意味着电子会计档案的全面无纸化时代已经到来。企业需要建立电子会计档案与其他纸质会计档案的检索关系，关注档案全生命周期管理闭环。

痛点分析：传统档案管理困境凸显

企业高管在纸质档案管理方面面临诸多难题。纸质档案管理成本高，储存占地大，而且档案数据难以分析利用，不利于企业进行科学决策。

财务人员需要处理大量档案数据，整理工作耗费大量时间。手动逐一匹配、核对确认工作枯燥繁复，极大地影响了工作热情，降低了工作效率。

业务人员在出差、招待后，报销的纸质票据留存和上交流程繁琐，耗费了大量的时间和精力。

此外，纸质档案管理还存在高显性成本，如纸质凭证输出耗材成本高、存储空间需求大；高隐形成本，如手工装册归档重复性工作量大、查询调阅数据不能有效利用；高合规风险，如电子会计凭证文件无有效管理手段、不可抗力导致纸质档案损坏等问题。这些问题都迫切需要通过纸质文件数字化来解决。

解决方案整体策略概述：合思档案开启新篇

合思档案为解决企业档案管理问题提供了全面的策略和方案。它提供领先的单套制解决方案（标准方案）+六大场景解决方案，广泛连接业财系统，实现发票/回单/凭证/单据/自定义档案的自动匹配、应收尽收。

合思档案致力于管理与服务的融合，为不同角色提供针对性解决方案。为CEO/高管沉淀数据资产、保障合规管理；为归档员/财务提高工作效率、实现档案数据同源；为外部审计实现档案外审在线化、可溯源等。

其电子会计档案管理平台能够实现全流程合规化、自动化、数字化闭环管理，补足企业信息化建设空白，拉通业财税档全链路。通过纸质文件数字化，帮助企业实现显著的降本增效，如节约纸张成本、整理成本，提升检索效率，保障管理合规性，助力企业实现全面数字化。

核心模块：功能强大助力数字化转型

• 多源采集：数据获取灵活多样
  合思档案具有多源采集功能。基于跨系统数据集成要求，它提供自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器，自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件，支持自定义数据采集方案。同时，它也支持手动采集，可对单张PDF大文件、多张回单/发票自动切割，自定义配置Excel导入模板实现结构化数据批量导入。这种灵活的采集方式，为纸质文件数字化提供了有力支持。

• 智能制档：高效准确保障质量
  在智能制档方面，合思档案通过规则引擎实现电子凭证数据自动匹配组装，会计档案关联规则可视化配置，减少90%人工匹配工作量。它还具备字段映射功能，让查询更便捷。采用“四性检测+业务检测”双模式检测方案，保障归档数据真实、完整、安全、可用，确保纸质文件数字化后的档案质量。

• 档案管理：权限灵活目录规范
  档案管理模块支持权限管理，可自定义创建用户管理角色，隔离各核算账套数据权限，按照职能角色配置功能、操作权限，进行水印权限管理。支持自定义档案目录分类，灵活拓展档案目录框架。系统规范预置档号，满足国标档号规则格式，支持企业自主排列、扩展，为纸质文件数字化后的档案管理提供了规范和安全的保障。

• 档案应用：多维检索便捷高效
  档案应用模块实现电子与实物档案高度融合，支持多维检索，可按凭证维度、业务维度进行自定义查询，按目录、全文检索，批量检索。提供一站式预览，实现凭证、业务单据、发票、银行回单等穿透联查。支持外部系统调阅，可视化盘点档案数据，提供档案借阅服务，以及档案移交、鉴定、销毁与线下实物管理等功能，让纸质文件数字化后的档案应用更加便捷高效。

竞争优势：合思档案脱颖而出

合思档案拥有强大的大数据解决方案，支持百亿级单据量的匹配关联，海量数据秒级查询，深入提取、匹配、查询、预览、下载、存储等多个环节，提高档案管理效率、释放档案数据价值。在纸质文件数字化的过程中，能够快速处理大量数据，提升企业档案管理的整体效能。

合思自主研发工具包，具有更强大的数据获取、验签、解析能力，持续迭代、接口开放，能够更好地适应数电票管理要求的特殊性。这使得合思档案在纸质文件数字化方面具有更强的适应性和创新性。

合思档案获得了多项认证，如计算机软件著作权、国家发明专利证书、ISO信息安全管理体系认证等，且国家四部委官方试点100%成功验收，具备较高的安全性和可靠性。企业可以放心地将纸质文件数字化的工作交给合思档案。

合思档案的档案扩展解决方案可自定义档案类型，全流程扩展管理，提供可扩展的档案目录、自动化的接口封装，实现不同档案类型归档接口配置化，企业可按自身管理需求自定义归档目录，满足了企业多样化的纸质文件数字化需求。

成功案例：实践验证实力

某企业年单据量2.6亿，存在会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案通过多系统采集数据、自动匹配组装档案、实现档案管理电子化和借阅管理信息化等解决方案，取得了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效的成效。业务+财务数据穿透联查，会计凭证上下游单据树状结构呈现清晰明了，企业成本降低，流程精简，财务人员增效，装订简化，节约企业显性成本，在纸质文件数字化方面取得了显著成果。

世界上最大的重型装备制造商之一的企业，面临档案管理流程复杂、凭证附件标准/会计档案管理制度不统一、每月回单整理费时费力、实物档案异地管理财务信息难整合等问题。合思档案的单套制管理方案实现了标准化落地，包括安全合规存储、业务完整性检测、单套制落地等，取得了显著成效。实现档案共享，统一原始凭证附件要求，会计档案管理制度标准化、制度化，力保电子会计档案合规，低碳环保，积极响应政策，整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，释放1/3，纸张打印成本减少100万张纸/年，纸质文件数字化为企业带来了巨大的效益。

某企业存在低效的档案管理现状和档案管理痛点，如会计档案散落各系统、日常检索依赖多端系统分散查询、纸质档案管理为主效率低易损坏丢失、电子发票和电子银行回单存档不合规范等。合思档案的数据集成方案、业务检测方案和跨系统调阅方案取得了统一储存、业务证据链完整、数据共享、全生命周期管理等成效，预估节省总体成本30W+/年，合规性管理100%，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%，纸质文件数字化让企业档案管理焕然一新。

中国最大的K12民办教育集团之一的企业，在采集、存储、整理、利用等方面存在低效的档案管理问题。合思档案的数据集成方案、智能化制档方案和电子原文件独立管理方案，以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构，简化了会计管理流程，提高了工作效率，实现了档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效，在纸质文件数字化方面迈出了坚实的步伐。

服务体系：专业服务保驾护航

合思在全国22个城市设有直营服务网络，通过500+合作伙伴覆盖国内外数百个城市，能够为客户提供及时、专业的服务。在纸质文件数字化的过程中，无论企业身处何地，都能得到合思的贴心支持。

合思秉承以客户为中心的服务理念，聆听用户需求以进行产品迭代，坚持“客户至上”的原则，助力企业解决档案管理痛点，实现会计档案价值的深度应用。

合思提供多种联系方式，包括地点覆盖北京、上海、杭州等多个城市，电话400 – 105 – 6505，网站www.hosecloud.com，以及微信公众号二维码和微信小程序二维码，方便客户与合思取得联系。

合思拥有专业的研发团队，分别在北京、杭州、南昌设立研发中心，不断投入研发，提升产品性能和服务质量，为客户提供更好的解决方案，确保纸质文件数字化的顺利进行。

在当前经济环境下，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择。合思档案能够帮助企业解决内外交困的档案管理问题，实现显著的降本增效，如节约纸张成本、整理成本，提升检索效率，保障管理合规性。作为领先的单套制电子会计档案管理平台，合思档案补足企业信息化建设空白，拉通业财税档全链路，让数据“活起来”，实现数据价值，助力企业实现全面数字化。众多成功案例证明了合思档案的可靠性和实用性，如徐福记、中交水规院、金牌橱柜等企业都在使用合思档案后取得了显著的成效。

如果您也想体验纸质文件数字化带来的便捷和高效，不妨免费试用合思档案，开启企业档案管理的新篇章。