在当今数字化浪潮中，企业面临着诸多挑战，尤其是在财务档案管理方面。传统的纸质档案管理方式存在着诸多痛点，严重制约了企业的发展。
纸质档案管理在企业财务归档时，犹如一场繁琐的“拼图游戏”。企业需要花费大量时间去确认单据、发票、回单和凭证的一致性，而且档案遗失的情况难以避免，就像在茫茫大海中丢失了珍贵的宝藏。同时，纸质档案受限于时间和空间，查找起来犹如大海捞针，要耗费大量时间，无法实现实时调阅、同时借阅以及精准查找。大量纸质档案的管理，对空间和人力的要求巨大，成本高昂，且传统的纸质档案管理办法无法保证电子原文件的长期保存，也无法确保数据的安全可用，难以满足现代企业的管理要求。此外，企业业务、财务系统众多且相互独立，数据无法互通，结构化数据提取困难，电子发票的打印、查重、验伪不仅耗时费力，还浪费纸张。
面对这些难题，合思档案应运而生，为企业提供了智能数据管理的绝佳解决方案。
合思档案：智能数据管理的功能蓝图与成长之路
合思档案以其便捷调阅不打印、混序归集免组装的特点，实现了电子会计档案全生命周期的智能数据管理，涵盖采集、制、管、用四个关键环节。
在智能采集方面，它融合了外部生态（如OCR识别、RPA技术等）和内部系统（如EAI插件、API接口等），就像一个强大的“数据收集器”，能从各种渠道精准采集数据。预归档服务包含集成服务、规则引擎、元数据服务等，为数据的有序处理奠定基础。基础管理涉及档案存储、检索、借阅、销毁等，确保数据的安全与有效利用。档案服务则提供辅助审计、项目管理、统计分析等功能，为企业决策提供有力支持。
合思档案的成长历程也是一部智能数据管理的创新史。2017年，电子会计档案平台“易会档”产品诞生，开启了智能数据管理的新篇章。2020年，它全面面向市场，响应国家政策，开始帮助企业完成电子发票报销、入账、归档试点工作（第一批）。2021年，聚焦财务档案，助力9个省份试点企业电子发票报销、入账、归档试点验收通过。2022年，推出全新“单套制”解决方案。2023年，升级为「合思档案」，深耕企业“单套制”落地最佳实践。2024年，电子凭证中心上线，全面支持9类电子凭证在企业中的闭环智能数据管理。
合思档案还具备强大的系统对接能力，可对接各类异构系统，通过生成式接口自动采集档案数据，连接NCC、U9、OA、CBS等系统，实现数据的无缝流通和智能数据管理。
核心亮点：全流程智能数据管理优势尽显
合思档案的核心功能亮点在于其全流程的智能数据管理。
档案采集环节，具备开放式接口互联、自主采集的特点。大文件自动切割、数电票自动化解析，就像一位高效的“数据分拣员”，确保数据的准确采集和高效处理。
档案制档实现了智能关联、自动组装，进行四性检测、业务检测、自定义版式文件。它如同一位精准的“数据建筑师”，构建起规范、准确的档案体系。
档案管理有精准权限管控、档案目录灵活扩展，水印管理、档号符合国标要求。它就像一位严格的“数据管家”，保障数据的安全和合规。
档案利用可进行多维检索、一站式预览，支持在线借阅、异构系统联查，实物混序归档、可视化盘点档案数据。它宛如一位贴心的“数据向导”，让企业轻松获取所需数据。
智能数据管理带来的显著收益
使用合思档案进行智能数据管理，能为企业带来诸多收益。
自动化归档告别了重复性工作，档案利用便捷高效，档案数据同源，透明流转，便于监控、分析。以一家年20万凭证、40万回单、30平方米档案室的北京大型制造业为例，通过智能数据管理，年节约打印成本=(200000 + 400000)0.5 = 300,000元，年节约存储成本=(200000 + 400000)/4000.45 = 675元，年节约档案室成本=30平1.3元/天365 = 14,235元，年节约人力成本=20052*12 = 24,000元，年总节约成本=338,910元。
不同客户使用合思档案进行智能数据管理后，都获得了显著收益。好想你减少90%人工耗时，总部接收减少80%管理耗时，借阅管理减少67%管理耗时，预计减少综合成本20万元/年。COMMUNE幻师纸张使用量减少88%，存储空间节省79%，年节约成本5000万元，报销效率提升300%。帆书全量财务档案数字化存储，电子与实物档案高度关联，线上化管理各类数据，财务结账效率提高50%。
合思档案助力企业实现业财一体化和无纸化目标，提升数字化建设水平，满足未来企业全面数字化转型战略需要，让智能数据管理成为企业发展的强大动力。
典型场景：智能数据管理无处不在
合思档案的智能数据管理在多个典型场景中发挥着重要作用。
在电子会计凭证开具端，涉及国税总局的数电票、增值税电子普通发票，银行的银行电子回单、银行电子对账单，国铁集团的数电票，航空公司的航空运输电子客票行程单，中央部门的电子非税收入一般缴款书、财政电子票据等。合思档案能对这些多样化的凭证进行智能数据管理，确保数据的准确采集和处理。
接收端有企业OA通过电子邮件接收、原文附件存档，接口直联进行接口直联、原文/文件上传，随手记录发票提交付款单据、结构化文件归档存储，发票重复报销核销，财务预算统计，自动生成凭证并将入账信息回写等。合思档案在接收端实现了数据的高效流转和智能数据管理。
电子凭征业务应用环节包括接收、验签、解析、报销、入账。合思档案在每个环节都进行智能数据管理，保障业务的顺利进行。
财务档案归档端有电子凭证池，进行结构化信息台账、入库信息记录、合规性巡检、会计凭证组件、证据链搭建、业务映射、入库核查、归档任务、业务检测、归档监控等，还有预档案台和智能档案。合思档案在归档端构建了完善的智能数据管理体系，确保档案的安全、准确和可追溯。
客户成功案例：智能数据管理成效显著
合思档案的智能数据管理在众多客户中取得了显著成效。
好想你健康食品股份有限公司通过合思档案打破壁垒，实现数据同源，为财务人员实现便捷利用，一键联查，工作效率有效提升。自动组装，审计便捷，内外审计以档案数据为标准，纸质数据为辅，提升审计效率。借助虚拟档案库房和二维码实现电子与实物匹配，查阅者查询电子即可定位实物位置，减少了大量人工耗时和管理成本。
COMMUNE幻师上线电子会计档案管理系统，实现自动化归档和财务数据分析，去人工化减少人力成本50%，提高效率，资产化深度分析档案数据，满足内审需求，在纸张使用、存储空间、成本节约和报销效率方面都有显著提升。
云海肴通过合思落地财务数字化，提高总部和门店业财融合效率80%，记账凭证、收支两端回单、电子发票全量不打印，线下只保留纸质发票及其粘贴单，财务档案利用便捷，多维检索能力满足多场景查询需求，系统内可视化管理档案数据，节省打印、存储等总体成本30万/年，财务提效90%，100%的合规降本。
金牌橱柜家居科技股份有限公司统一存储档案，打破数据孤岛，整合凭证、单据、合同、回单等四证，统一标准和管理。搭建业务证据链，实现以业务为核心的证据链条，业财一体双向穿透。数据共享，一站式查阅，以聚合化、结构化、业务化的档案数据呈现会计资料的结构树，查阅便捷高效。实现银行回单无纸化，海量银行回单自动采集、切割、组装，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%，预估节省总体成本30万+/年，档案合规性达100%。
合思是专精特新企业，成立以来已累计融资超15亿元人民币，秉承以客户为中心的服务理念，分别在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市。截至目前，7000 + 付费企业、300万 + 未来财务人选择合思，实现降本增效、合规经营和低碳运营，让有限更有效。
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