在当今数字化浪潮席卷的时代，企业的财务管理正经历着前所未有的变革。信息技术支持财务的理念逐渐深入人心，成为众多企业提升管理效率、降低成本的关键手段。海亮教育科技服务集团，作为世界500强企业海亮集团旗下的教育服务品牌，国内教育服务提供商的引领者，一直致力于成为全球优质教育服务的引领者。然而，在财务档案管理方面，这家行业巨头也面临着诸多挑战。
业务迷雾：海亮教育科技服务集团的档案管理困境
信息技术支持财务，首先要解决企业面临的实际问题。海亮教育科技服务集团的业务和财务系统繁多且相互独立，这就像一座座孤立的信息孤岛，数据无法互通。想要从这些系统中提取结构化数据，就如同在茫茫大海中捞针，困难重重。电子发票的处理更是让人头疼，打印、查重、验伪不仅耗时费力，还浪费了大量的纸张。
实物档案资料的存储也是一大难题。大量的档案资料占据了宝贵的物理空间，企业不得不安排专人进行管理，这无疑增加了管理成本。而且，实物档案容易损坏，一旦出现问题，企业将面临较大的风险。在档案录入和装订方面，不断重复的纸质档案录入操作不仅耗时长久，还容易出错。发票、外部附件、凭证、账簿、报表的装订要求高，工作人员需要花费大量的时间和精力。
更重要的是，现有的档案管理方式无法最大化发挥档案的价值。实物凭证明与业务分散，想要准确查找一份档案，就像在迷宫中寻找出口，十分困难。而且档案查阅不留痕，无法实现多人借阅，档案资产的利用效率极低。在这样的情况下，海亮教育科技服务集团急需一种有效的解决方案来改善财务档案管理现状。
智慧曙光：合思的财务档案管理解决方案
信息技术支持财务，合思为海亮教育科技服务集团带来了希望的曙光。合思的解决方案涵盖了档案数据的采集、管理和利用等多个方面。
在档案数据来源方面，合思采用了先进的技术。电子档案通过OCR技术自动识别和整理各类文档信息，就像一位智能的档案管理员，能够快速准确地提取关键信息。实物档案数字化副本则是将实体文件扫描或拍照转换为数字形式，让档案资料以数字化的形式存在，便于存储和管理。
会计类档案管理范围广泛，包括内部的各种内部报告、合同等，以及外部的客户、供应商等的往来函件和信息记录。合思能够对这些档案进行全面的管理，确保档案的完整性和准确性。
自动归档功能是合思解决方案的一大亮点。根据预设规则，系统可以对收集到的数据进行分类和处理，就像一位勤劳的管家，将档案资料整理得井井有条，确保信息的有序性和可追溯性。同时，合思还提供了自助OA在线平台，员工可以方便地提交申请并进行审批流程。该平台集成了金蝶EAS财务管理功能，支持企业的日常运营和管理活动，让企业的财务管理更加高效便捷。
稳步前行：解决方案的实施过程
信息技术支持财务，解决方案的实施是关键。合思依据为海亮教育科技服务集团量身定制的解决方案，逐步落地相关系统和管理流程。
首先是档案数据的采集。合思的团队深入海亮教育科技服务集团的各个部门，对现有的档案资料进行全面的梳理和采集。无论是电子档案还是实物档案，都被一一纳入到采集范围。在采集过程中，团队运用先进的技术和工具，确保数据的准确性和完整性。
接着是数据的分类和处理。合思的系统根据预设规则，对采集到的档案数据进行分类和处理。将不同类型的档案资料分别归类，建立起清晰的档案索引，方便后续的查询和管理。
最后是系统的集成。合思将自身的档案管理系统与海亮教育科技服务集团现有的业务和财务系统进行集成，实现数据的互通和共享。这样一来，企业的各个部门可以在同一个平台上进行档案管理和查询，提高了工作效率。
显著成效：海亮教育科技服务集团的华丽转身
信息技术支持财务，在合思解决方案的助力下，海亮教育科技服务集团取得了显著的成果与效益。
档案整理匹配效率得到了极大的提升。通过合思的自动归档和智能检索功能，档案整理匹配效率提升了90%。工作人员再也不用花费大量的时间和精力去寻找和整理档案，工作效率大幅提高。
存储空间得到了有效减少。实物档案数字化后，不再需要大量的物理空间来存储档案资料。海亮教育科技服务集团的存储空间减少了72%，节约了宝贵的办公空间。
纸张打印成本也大幅降低。电子发票的处理不再需要打印纸质发票，每年纸张打印成本节约了3万元。这不仅节约了企业的成本，还符合环保理念。
财务人力也得到了优化。由于档案管理效率的提高，企业不再需要那么多的财务人员来进行档案录入和管理工作。海亮教育科技服务集团的财务人力减少了3人，企业的人力资源得到了更合理的配置。
高度认可：海亮教育科技服务集团的满意反馈
信息技术支持财务，合思的解决方案得到了海亮教育科技服务集团的高度认可和满意。通过合思的解决方案，海亮教育科技服务集团显著改善了财务档案管理的效率和成本，提升了企业的数字化管理水平。
海亮教育科技服务集团的相关负责人表示，合思的解决方案就像一场及时雨，解决了企业在财务档案管理方面的诸多难题。系统的智能化和便捷性让员工的工作更加轻松高效，企业的管理也更加科学规范。他们对合思的专业服务和创新能力给予了高度评价，并表示将继续与合思保持合作，共同推动企业的数字化转型。
行动号召：携手合思开启财务档案管理新篇章
信息技术支持财务，合思作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案的供应商，已经帮助众多企业如高新兴、中文传媒等实现了财务档案管理的降本增效。在当前经济环境下，企业面临着越来越多的挑战，提升财务管理效率、降低成本成为企业生存和发展的关键。
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