在数字化浪潮席卷全球的今天，我国电子凭证改革正驶入快车道。2024 年 11 月 1 日，铁路旅客运输领域推广使用全面数字化的电子发票；12 月 1 日，民航旅客运输服务领域推广使用全面数字化的电子发票——航空运输电子客票行程单。这一系列举措标志着电子凭证全流程无纸化时代已经到来。
然而，传统纸质档案管理却在这个数字化时代显得格格不入，暴露出诸多痛点。以好想你健康食品股份有限公司为例，财务归档时需耗费大量时间来确认单据、发票、回单和凭证的一致性，而且档案遗失的情况也难以避免。同时，纸质档案查找速度慢，受时间和空间的限制，无法实现实时调阅、同时借阅以及精准查找。大量纸质档案的管理对空间和人力的要求巨大，成本高昂，并且纸质档案管理办法无法保证电子原文件的长期保存，也无法确保数据的安全可用，难以满足现代企业的管理要求。
在这样的背景下，合思档案作为一款高效档案归档系统应运而生，为企业的电子凭证数字化转型提供了完美解决方案。
功能蓝图绘就成长之路
合思档案这一高效档案归档系统有着丰富的功能蓝图和辉煌的成长历程。
从功能蓝图来看，它实现了便捷调阅不打印，混序归集免组装，为企业档案管理带来了极大的便利。其电子会计档案全生命周期管理涵盖了采集、制、管、用四个关键环节。在智能采集方面，它整合了外部生态，如运用 OCR 识别、RPA 技术等，以及内部系统，如 EAI 插件、API 接口等，能够高效地获取档案数据。预归档服务包含集成服务、规则引擎、元数据服务等，为档案的后续管理奠定了坚实基础。基础管理涉及档案存储、检索、借阅、销毁等环节，确保档案管理的各个方面都有条不紊。档案服务则有辅助审计、项目管理、统计分析等，为企业的决策提供有力支持。
合思档案的成长历程也是一部不断创新和发展的历史。2017 年，电子会计档案平台“易会档”产品诞生，开启了企业档案数字化管理的新篇章。2020 年，它全面面向市场，积极响应国家政策，开始帮助企业完成电子发票报销、入账、归档试点工作，成为行业内第一批吃螃蟹的企业。2021 年，以政策为导向，聚焦财务档案，助力 9 个省份试点企业电子发票报销、入账、归档试点验收通过。2022 年，推出全新“单套制”解决方案，为企业提供了更高效、更合规的档案管理模式。2023 年，升级为「合思档案」，深耕企业“单套制”落地最佳实践。2024 年，电子凭证中心上线，全面支持 9 类电子凭证在企业中闭环管理，进一步提升了系统的功能和实用性。
核心功能彰显卓越优势
合思档案作为高效档案归档系统，其核心功能与优势十分显著，主要体现在全流程的合规化、自动化、数字化等方面。
在档案采集环节，它具有开放式接口互联·自主采集功能，能够与企业的各种业务系统进行无缝对接，实现档案数据的自动采集。大文件自动切割·数电票自动化解析功能，让档案数据的处理更加高效，能够快速准确地获取所需信息。
档案制档时，可智能关联·自动组装，将相关的档案数据进行自动关联和组装，大大提高了制档的效率。同时，进行四性检测·业务检测·自定义版式文件，确保档案质量符合企业的要求和相关标准。
档案管理上，精准权限管控·档案目录灵活扩展，能够根据企业的不同需求，对档案的访问权限进行精确控制，同时档案目录可以根据业务的发展进行灵活扩展。水印管理和符合国标要求的档号设置，保障了档案的安全有序，防止档案信息的泄露和篡改。
档案利用方面，实现了多维检索·一站式预览，用户可以通过多种方式对档案进行检索，并在一个界面上实现一站式预览，大大提高了档案的利用效率。支持在线借阅·异构系统联查，方便用户在不同的系统中查询和借阅档案。实物混序归档·可视化盘点档案数据，让档案的管理更加直观、便捷，提升了档案管理的整体水平。
应用场景见证实际效果
合思档案这一高效档案归档系统在不同行业都有着广泛的应用场景，并取得了显著的实际效果。
在食品行业，好想你健康食品股份有限公司使用合思档案后，成效显著。减少了 90%的人工耗时，总部接收减少了 80%的管理耗时，借阅管理减少了 67%的管理耗时，预计每年可减少综合成本 20 万元。这一系列数据充分证明了合思档案在提高工作效率、降低成本方面的强大能力。
餐饮行业的 COMMUNE 幻师上线电子会计档案管理系统后，实现了自动化归档和财务数据分析。纸张使用量减少了 88%，存储空间节省了 79%，年节约成本 5000 万元，报销效率提升了 300%。这不仅为企业节省了大量的成本，还提高了财务管理的效率和准确性。
家居行业的金牌橱柜家居科技股份有限公司通过合思档案，档案匹配耗时减少了 84%，档案查询耗时减少了 80%，预估节省总体成本 30 万 +/年，档案合规性达 100%。这表明合思档案在提高档案管理效率的同时，还能确保档案的合规性，为企业的发展提供了有力保障。
数字阅读行业的帆书借助合思档案，仓储需求减少了 70%，纸张、档案盒、箱子节约近 90%，总节约成本 500 万/年，结账时间从 T + 15 缩短至 T + 5，装订人力成本缩减到 1 名实习生。这些数据充分体现了合思档案在降低成本、提高运营效率方面的巨大优势。
在当前经济环境下，企业面临着诸多挑战，降本增效、合规经营和低碳运营成为了企业发展的重要目标。合思作为专精特新企业，成立以来已累计融资超 15 亿元人民币，秉承以客户为中心的服务理念，分别在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国 22 个城市设有直营服务网络，通过 500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市。截至目前，7000 + 付费企业、300 万 + 未来财务人选择合思，实现了降本增效、合规经营和低碳运营，让有限的资源发挥出更大的效益。
“未来财务用合思 让有限更有效”，这不仅仅是一句宣传语，更是合思对企业的承诺。如果您的企业也想抓住电子凭证数字化转型的机遇，实现降本增效、合规经营和低碳运营，不妨选择合思档案这一高效档案归档系统。现在就拨打 400 – 105 – 6505 电话，或者访问网址 www.hosecloud.com ，也可扫描二维码了解合思档案和更多案例，还能免费试用，开启企业档案管理的新时代！
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