自动发票归档：合思档案助力企业财务档案管理数字化转型

在当今数字化浪潮的推动下，企业财务档案管理正面临着前所未有的挑战。2025年即将实现数电票全覆盖，这一变革让企业财务档案管理直接面对新的难题，信息化建设的短板亟待补齐。因数电票管理具有特殊性，企业迫切需要专业的“电子会计档案管理平台”来适应“数字化凭证时代”的财务档案管理要求。

在纸电混合时代，企业各层级人员都深受财务档案管理之苦。企业高管要面对纸质档案管理成本高昂的问题，不仅储存占地，而且档案数据难以进行有效的分析和利用。财务人员则被海量的档案数据所困扰，整理工作耗时费力，还需手动逐一匹配核对，工作枯燥又繁复。业务人员在出差、招待后报销时，纸质票据留存上交流程繁琐，让人头疼不已。

同时，企业财务档案管理还存在着高显性成本、高隐形成本和高合规风险等问题。纸质凭证输出耗材成本高，档案室、档案柜等存储空间需求大；手工装册归档重复性工作量大，查询调阅条件颗粒度粗糙，数据不能有效利用；电子会计凭证文件缺乏有效的管理手段，不可抗力还可能导致纸质档案损坏。此外，企业在推行数字化过程中，虽然通过OA系统、资金系统等解决了线上业务处理问题，但在归档、储存环节仍未解决纸质文件储存及数据存储线下载体的问题，影响了企业的全面数字化进程。

面对这些痛点，合思档案解决方案应运而生，为企业提供了专业、高效的财务档案管理方案，尤其是在自动发票归档方面具有显著优势。

合思档案解决方案全景图

合思档案提供了领先的单套制解决方案（标准方案）+六大场景解决方案，广泛连接业财系统，能够实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配、应收尽收。其领先的单套制电子会计档案管理平台具有便捷调阅不打印、混序归集免组装的特点，涵盖了电子档案（发票、单据、凭证、账簿、报表）和纸质档案（自定义档案、实物备查解决方案）。

大数据解决方案支持百亿级单据量的匹配关联，海量数据能够实现秒级查询。档案扩展解决方案可灵活扩展业务模型，多途径自动化归集各类介质档案。数电票解决方案为企业提供9类电子凭证的采集、验签、解析、封装、归档的端到端解决方案，实现数电票全流程闭环管理，其中自动发票归档功能贯穿整个流程，确保发票准确、及时归档。

核心功能亮点：自动发票归档的利器

• 多源采集：多元汇聚精准归档
  合思档案的多源采集功能实现了多渠道、多系统、多类型的会计资料采集管理。接口互联可自主采集，提供自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器自动获取业财系统会计资料。同时，手动采集支持多种便捷手动数据补录方式，如单张PDF大文件多张回单/发票自动切割、自定义配置Excel导入模板实现结构化数据批量导入。通过多源采集，自动发票归档能够将来自不同渠道的发票进行精准采集和管理。

• 智能制档：规则驱动高效归档
  智能制档通过规则引擎自动组装会计档案，不同系统、类别的核心会计凭证自动关联匹配及组装，减少90%人工匹配工作量。还有关联检索等辅助功能和手工修正操作，关联任务执行进度可视化。字段映射让已组装的档案数据通过“元数据”级业务字段完成多档案类型映射，方便财务人员查询分析。在自动发票归档过程中，智能制档确保发票与相关凭证的准确关联和高效组装。

• 专用格式：个性存储成本优化
  专用格式版式文件自主采集结构化字段信息，提脱传统文件存储形式，降低企业档案存储成本。支持自定义企业专用、个性化版式文件，档案盒内清单表等版式文件自定义调配生成，档案可扩展性更强。自动发票归档采用专用格式，为企业节省了大量的存储成本。

• 双模式检测：严格把关保障合规
  “四性检测 + 业务检测”双模式检测方案围绕财务数据文件及业务关系展开可用性、真实性、完整性、安全性检测。业务检测基于企业不同业务场景提供灵活的档案关系上下游检测，保障业务数据完整性，四性检测满足国家档案局相关要求。在自动发票归档时，双模式检测确保发票的合规性和准确性。

用户收益：自动发票归档带来的价值提升

• 降本增效：节约成本提升效率
  使用合思档案进行自动发票归档，企业可节约纸张成本70%、节约整理成本75%，检索效率提升90%，彻底告别传统手工归档，档案不打印，更有效的“收紧钱袋子”。企业能够将更多的资源投入到核心业务中，提升整体运营效率。

• 闭环管理：拉通全链路信息化
  电子会计档案管理成为闭环全量业财系统的“连接器”，补足信息化建设空白，拉通业财税档全链路。自动发票归档作为其中的重要环节，实现了发票信息在全链路中的顺畅流通和有效管理。

• 数据活化：挖掘数据价值
  让数据“活起来”，真正利用档案数据，实现数据价值，从数据到决策。自动发票归档所积累的发票数据可以为企业的决策提供有力支持，帮助企业更好地把握市场动态和自身经营状况。

• 资源重组：实现效益最大化
  资源重组实现企业效益最大化，前后端数据同源，流程全息贯通，管理能效提升。自动发票归档有助于企业优化内部资源配置，提高管理水平和经济效益。

典型场景：自动发票归档的广泛应用

• 共享调阅：满足多元查询需求
  共享调阅场景满足企业多维度、精细化的档案查阅需求，支持按多维度查询条件和一站式、穿透式、跨系统式浏览能力，不同人员（财务、业务、审计、管理人员）有不同的查询方式。在自动发票归档后，相关人员可以根据自身需求快速、准确地查询发票信息。

• 实物备查：纸电关联精细管理
  实物备查场景基于会计档案原文件保管要求，对纸电档案精细化管理，线上线下高度关联，通过纸电介质分策略、归档纸电统计、二维码状态同步完成实物档案全流程管理及定位。自动发票归档与实物备查场景相结合，确保发票的纸质和电子版本都能得到妥善管理。

• 外部审计：在线审计高效溯源
  外部审计场景实现审计不进档案室，档案外审在线化、可溯源，一键查询借阅，权限一键下放/回收，财务无需与审计重复沟通补充审计资料。自动发票归档为外部审计提供了便利，提高了审计效率和准确性。

• 企业高管：数据沉淀助力决策
  企业高管场景可沉淀数据资产，保障合规管理，提升企业财务档案利用效率挖掘财务档案数据价值，助力企业决策数智化，降本增效，绿色低碳运营。自动发票归档所产生的发票数据能够为企业高管提供重要的决策依据。

客户成功案例：自动发票归档的实践验证

• 案例一：海量单据企业的高效转型
  某企业年单据量2.6亿，存在会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案通过多系统采集数据、自动匹配组装档案、档案管理电子化等解决方案，实现业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效。其中自动发票归档功能让发票管理更加高效，业务 + 财务数据穿透联查，凭证与单据关联次数达350亿次。

• 案例二：集团型企业的标准化管理
  世界上最大的重型装备制造商之一的集团型企业，面临档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一等问题。合思档案单套制管理方案实现标准化落地，安全合规存储、业务完整性检测，推进档案无纸化。自动发票归档确保发票管理的标准化和规范化，整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年。

• 案例三：低效档案管理企业的逆袭
  某企业档案管理低效，会计档案散落各系统，数据未有效整理利用。合思档案的数据集成、业务检测、跨系统调阅方案实现统一储存、业务证据链完整、数据共享和全生命周期管理。自动发票归档将分散的发票信息集中管理，预估节省总体成本30W + /年，档案匹配耗时减少84%。

• 案例四：教育集团的智能化升级
  中国最大的K12民办教育集团之一存在业务系统多数据隔离、实物存档占用空间、整理复杂、利用不便等问题。合思档案的数据集成、智能化制档、电子原文件独立管理方案，以电子会计档案为核心形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率。自动发票归档在其中发挥了重要作用，让发票管理更加智能化。

无论是政策推动、合规要求，还是在当前经济环境下帮助企业降本增效的目标，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择。合思档案秉承以客户为中心的服务理念，在北京、杭州、南昌设立研发中心，在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市，值得企业信赖。目前，合思档案拥有7000 + 付费企业、300万 + 未来财务人选择，已经帮助众多企业实现降本增效、合规经营和低碳运营。

如果您的企业也面临财务档案管理难题，想体验自动发票归档带来的高效与便捷，不妨拨打400 – 105 – 6505电话、访问www.hosecloud.com网站、扫描微信公众号二维码和微信小程序二维码等方式联系合思，还可免费试用合思档案解决方案，开启企业财务档案管理数字化转型之旅。