智能化财务工具合思档案：开启企业档案管理数字化新时代

在当今纸电混合的时代，企业在档案管理方面面临着诸多困境。企业高管常常为纸质档案管理成本居高不下而头疼，大量的存储空间被占用，且档案数据难以进行有效的分析和利用。财务人员则深陷于海量档案数据的整理工作中，手动逐一匹配、核对确认，不仅耗费大量时间，而且过程枯燥繁复。业务人员在出差、招待后的报销流程也因纸质票据而变得繁琐耗时。

纸质档案管理存在着高显性成本，如纸质凭证输出的耗材成本，以及档案室和档案柜等存储空间的巨大需求；还有高隐形成本，像手工装册归档的重复性工作量大，查询调阅条件颗粒度粗糙导致数据不能有效利用；更存在高合规风险，例如电子会计凭证文件缺乏有效的管理手段，不可抗力还可能导致纸质档案损坏。

随着2025年数电票全覆盖目标的推进，企业财务档案管理面临着新的挑战，信息化建设亟待加强。数电票的管理要求特殊，企业急需专业的电子会计档案管理平台来适应“数字化凭证时代”的财务档案管理要求。企业在推行数字化的过程中，虽然通过OA系统、资金系统等解决了线上业务处理问题，但在归档、储存环节仍存在纸质文件储存和数据存储线下载体的问题。保证档案原生性是确保企业财务档案管理合规、实现全面数字化的关键。而智能化财务工具——电子会计档案管理，成为了解决这些问题的必然选择。

合思档案：科技赋能的财务管理先锋

合思档案是北京合思信息技术有限公司旗下领先的单套制电子会计档案管理平台。该公司创立于2014年，作为一家为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，凭借敏捷的财务收支管理平台，帮助企业挖掘更多净利润。

合思档案基于广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，为客户提供聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位财务数智化服务。它致力于云产品服务的创新，运用数字科技和前瞻的创想理念，服务未来财务人，进一步构建敏捷的财务收支管理平台，助力企业实现业财融合。目前，合思档案已经服务6000 + 企业客户，是福布斯中国科技50强，还通过了SOC1、SOC2安全认证和信息安全等级保护三级认证，是值得企业信赖的智能化财务工具。

使命愿景：助力企业数字化转型

合思档案的使命不仅仅是做一款电子档案管理产品，更是将管理与服务深度融合。它携手企业碰撞出协作的价值，助力企业解决“纸 + 电”档案原生态存储形态下的档案管理痛点，推动企业财务无纸化、低碳发展、数字化转型，实现会计档案价值的深度应用。

秉承以客户为中心的服务理念，合思档案坚持“客户至上”原则，认真聆听用户需求，不断进行产品迭代，让每一个企业都能更好地享受数字化转型带来的降本增效。它致力于成为企业全面数字化收尾的“兜底”系统，补足企业信息化建设空白，拉通业财税档全链路，实现企业效益最大化。通过助力企业沉淀数据资产，保障合规管理，提升企业财务档案利用效率，挖掘财务档案数据价值，合思档案帮助企业打响数字化转型决胜之战，是企业不可或缺的智能化财务工具。

核心功能：多维度满足档案管理需求

• 多源采集：数据汇聚的智能枢纽
  合思档案的多源采集功能基于跨系统数据集成要求，提供自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器，能够自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件。同时，它支持自定义数据采集方案，满足不同场景的采数需求。对于不满足系统集成要求的零散会计资料，还支持多种便捷手动数据补录方式。这一功能使得企业的各类会计数据能够高效、准确地汇聚到合思档案平台，为后续的档案管理工作奠定了坚实基础，充分体现了其作为智能化财务工具的强大数据采集能力。

• 智能制档：数据整合的智慧引擎
  会计档案关联规则可视化配置是合思档案智能制档功能的一大亮点。它能够实现不同系统、不同类别的核心会计凭证自动关联匹配及组装，整合零散数据形成完整的业务链组合数据。已完成业务证据链组装的档案数据，可通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射，帮助财务人员查询更便捷、分析更直接。智能制档功能极大地提高了档案整理的效率和准确性，让企业的档案管理工作更加智能化。

• 档案管理：精细管控的安全堡垒
  合思档案的档案管理功能支持自定义创建用户管理角色，隔离各核算账套数据权限，按照职能角色配置功能、操作权限和水印权限管理。同时，它支持自定义档案目录分类，维护、新增创建档案字段，设置表单主键，灵活拓展档案目录框架，动态自动封装归档接口。系统规范预置档号、档案册号编制规则，支持根据企业制度自主排列、扩展。这一系列的功能确保了企业档案管理的精细度和安全性，让企业能够对档案进行全方位的管控，是一款可靠的智能化财务工具。

• 档案应用：数据价值的挖掘利器
  合思档案的档案应用功能十分强大。它支持按照凭证维度、业务维度进行自定义查询，按目录、全文检索，按检索条件快速定位结果，支持批量检索。智能搭建多种类型组合关系结构树，实现业务单据、发票、银行回单维度与会计凭证维度的双向联查、相互追溯。支持第三方业财系统直接查看档案信息，为第三方系统提供档案影像调阅接口。同时，实现档案数据资产化，档案借阅服务借阅过程透明化。这些功能使得企业能够充分挖掘档案数据的价值，为企业的决策提供有力支持。

功能亮点：创新引领的解决方案

• 大数据解决方案：海量数据的高效处理
  合思档案的大数据解决方案深入提取、匹配、查询、预览、下载、存储等多个环节。它支持百亿级单据量的匹配关联，海量数据秒级查询，支撑各类归档格式转化、秒级预览版式文件。采用动态API接口接收、大文件切割识别、异步批次处理等方式进行数据提取，具备元数据级检索能力，海量数据支撑加密、防篡改、防泄露、备份、日志记录等安全存储机制。提供档案数据证据链式组装下载、电子文件可选式组合下载、场景化应用合并下载等下载方式。这一解决方案使得企业在面对海量数据时能够高效处理，充分发挥了智能化财务工具的优势。

• 数电票解决方案：全流程闭环管理
  合思档案提供数电票接收 – 入账 – 归档一体化解决方案，支持以数电票为代表的符合电子凭证深化试点的9类电子凭证多渠道获取、验签、验真、解析、自动填报、入账、XBRL封装、归档等操作，实现数电票全流程闭环管理。在数电票时代，这一解决方案帮助企业更好地适应新的财务档案管理要求，确保企业财务档案管理的合规性和高效性。

• 证据链完整性解决方案：保障财务合规
  通过可视化的规则引擎，合思档案提供不同组合形式的档案匹配组装能力，依照不同类型档案规则将零散的档案数据进行业务关联组装，形成完整档案证据链。创造性地提供财务视角下完整性检测方案，自动按照真实业务场景检测证据链完整性，保障财务合规。这一解决方案为企业的财务合规管理提供了有力保障，体现了合思档案作为智能化财务工具的专业性。

• 档案扩展解决方案：灵活拓展管理范围
  合思档案的档案扩展解决方案通过生成式OpenAPI和自定义档案目录帮助企业扩展档案管理范围，实现不同档案类型的高效管理。它提供可扩展的档案目录、自动化的接口封装，实现不同档案类型归档接口配置化，企业可按自身管理需求自定义归档目录。这使得企业能够根据自身的发展和管理需求，灵活调整档案管理的范围和方式。

独特优势：超越传统的显著价值

合思档案具有显著的降本增效优势。它能节约纸张成本、整理成本，提升检索效率，彻底告别传统手工归档，档案不打印，帮助企业更有效地“收紧钱袋子”。在合规性方面，它符合国家政策要求，电子会计档案合规性管理有法可依，实现归档即合规，满足国家档案局发布的相关四性检测要求和企业不同业务场景的业务检测需求。其连接广泛的能力也是一大亮点，能够连接各类异构业财系统，广泛采集数据，成为企业全面数字化收尾的“兜底”系统。此外，合思档案拥有稳定的迭代能力，能够及时应对变化，满足接收管理数电票的能力，自主研发工具包，具备更强大的数据获取、验签、解析能力。这些优势使得合思档案在众多智能化财务工具中脱颖而出。

目标用户：精准适配不同需求

• CEO/高管：决策数智化的得力助手
  在企业管理中，CEO/高管面临决策数智化、合规管理和成本控制等问题。合思档案作为智能化财务工具，可帮助沉淀数据资产，保障合规管理，提升企业财务档案利用效率，挖掘财务档案数据价值，助力企业决策数智化。同时，借助数字化手段节约档案管理成本，提升档案利用效率，实现绿色低碳运营。

• 归档员/财务：高效工作的智能伙伴
  归档员/财务在日常工作中存在档案整理效率低、数据监控分析难等问题。合思档案能够提高他们的工作效率，告别重复低价值工作，实现档案数据同源，数据全流程透明流转，便于监控、分析，让他们轻松完成档案管理，提高档案利用效率。

• 外部审计：便捷审计的有力支撑
  外部审计在工作中面临资料获取难、沟通成本高的问题。合思档案可实现档案外审在线化、可溯源，一键查询借阅，权限一键下放/回收，财务无需与审计重复沟通，补充审计资料。

成功案例：见证实际应用效果

众多企业已经通过使用合思档案实现了档案管理的数字化转型。海亮教育作为世界500强企业，在使用合思档案后，所服务的单位由15家增长到298家，作业人员从16人增长到25人，共享单位数量增加18.9倍，作业人员仅增加9人，凭证自动化率达到91.6%。徐福记作为2023年中国500最具价值品牌，多地连锁门店，70 + 分公司，年数据量2.6亿，合思档案上线后全集团无纸化，在线匹配组装，异地线上调阅，管理效率大大提升。中交水规院作为新中国组建的第一个水运建设行业规划、设计勘察机构，单套制有效支撑了无纸化政策的落地，切实减少了打印存储的成本，系统上线后档案整理耗时、存储空间和耗材的成本均有显著减少，审计人员对电子会计档案系统所带来的便利性和安全性给予了肯定。金牌橱柜全球拥有超3000家高端品牌专卖店，积极响应国家政策，与合思档案通力合作，以聚合化、结构化、业务化的档案数据呈现记录资料的结构树，查阅业务全貌便捷高效。

如果您也想让企业的档案管理实现数字化转型，体验智能化财务工具合思档案带来的高效与便捷，不妨点击免费试用，开启企业档案管理的新时代！