合思档案：引领电子凭证数字化转型，实现财务数智化升级

在数字化浪潮席卷的当下，电子凭证数字化转型已成为时代的必然趋势。2024 年 11 月 1 日，铁路旅客运输领域推广使用全面数字化的电子发票；同年 12 月 1 日，民航旅客运输服务领域也推广使用全面数字化的电子发票——航空运输电子客票行程单。这些举措标志着我国电子凭证改革驶入快车道，电子凭证开具端已基本实现数字化适配。

在财务数智化领域，合思堪称行业的中流砥柱。北京合思信息技术有限公司（简称“合思”，原易快报）创立于 2014 年，是一家为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司。合思凭借敏捷的财务收支管理平台，助力企业挖掘更多净利润。作为专精特新企业，合思成立以来已累计融资超 15 亿元人民币。其推出的全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的电子会计档案管理平台——合思档案，更是在市场上备受瞩目。

市场形势：电子凭证无纸化开启财务数智新时代

电子凭证全流程无纸化是财务数智化的必由之路。会计凭证作为衔接企业经济活动与财务报告的重要数据载体，只有实现电子凭证从开具到接收、报销、入账、归档的全链无纸化，才能真正实现数字化。

这一趋势不仅有利于优化管理流程，突破传统报销模式下会计凭证“接收难、入账难、归档难”的困境，还能有效降低单位运行成本及资源消耗，实现数字化和绿色化协同转型。如今，电子凭证接收难、报销难、入账难、归档难的最后一公里即将全面解决，电子凭证数字化转型进一步加快，全流程无纸化时代已然来临。

合思基于广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，为客户提供聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位财务数智化服务，完美适应了这一发展趋势。智能合规审计在这一过程中，能够确保电子凭证全流程的合规性，为财务数智化转型保驾护航。

痛点分析：传统财务档案管理的重重困境

传统财务档案管理存在诸多问题，给企业带来了不少困扰。

好想你健康食品股份有限公司在财务归档时，需要花费大量时间确认单据、发票、回单和凭证的一致性，档案遗失情况难以避免。而且，纸质档案受限于时间和空间，查找要耗费大量时间，无法实现实时调阅、同时借阅以及精准查找。大量纸质档案管理，对空间和人力要求巨大，成本高昂。同时，纸质档案管理办法无法保证电子原文件长期保存、无法确保数据安全可用，不满足管理要求。

COMMUNE 幻师面临着档案耗材、打印、存储成本高的问题，每年此项成本高达 53323 元。门店报销周期长达 2 月，电子会计凭证文件也缺乏有效的管理手段。

云南菜品牌连锁经营多地直营门店，大量收款回单和财务凭证需要打印后归档，纸质档案打印成本高。档案存储耗费档案盒、档案柜等资源，电子源文件无法得到有效保存，且有丢失、损毁等风险。纸质档案资料查找困难，海量资料需要人工查找，耗时耗力，无法有效利用档案资源。

金牌橱柜家居科技股份有限公司会计档案散落各系统，档案数据难利用，需逐一打印、手工匹配、组装、装订、上架。财务临时保管 1 年，1 年后移交综合档案管理。独立档案室管理，存放纸质档案，每年提供实物稽查，人工逐一翻查，效率低下。智能合规审计可以发现传统财务档案管理中存在的合规风险，帮助企业及时解决问题。

解决方案整体策略概述：合思档案破解管理难题

合思档案针对上述痛点，提供了全面的解决方案。

合思档案实现全面打通电子凭证会计处理全流程各环节，提供便捷调阅不打印，混序归集免组装的服务，进行电子会计档案全生命周期管理，包括智能采集、预归档服务、基础管理、档案服务等环节。

在智能采集方面，合思档案通过开放式接口互联·自主采集，实现大文件自动切割·数电票自动化解析。在制档环节，能够智能关联·自动组装，进行四性检测·业务检测·自定义版式文件。同时，精准权限管控·档案目录灵活扩展，水印管理·档号符合国标要求。在档案利用方面，提供多维检索·一站式预览，在线借阅·异构系统联查，实物混序归档·可视化盘点档案数据。

合思档案帮助企业打破数据孤岛，整合凭证、单据、合同、回单等四证，统一储存，统一标准，统一管理。实现以业务为核心的证据链条，业财一体双向穿透。以聚合化，结构化，业务化的档案数据呈现会计资料的结构树，查阅便捷高效。海量银行回单自动采集、切割、组装，实现全面无纸化管理，助力降本增效。此外，合思档案支持自动归档，根据预设规则对收集到的数据进行分类和处理，确保信息的有序性和可追溯性。提供自助 OA，让员工可以方便地提交申请并进行审批流程。集成金蝶 EAS，支持企业的日常运营和管理活动。对原有的纸质档案进行数字化处理，以便于保存和使用。智能合规审计贯穿于合思档案的全流程，确保每一个环节都符合相关法规和企业内部规定。

核心模块：合思档案功能蓝图揭秘

合思档案功能蓝图丰富而强大。它包括便捷调阅不打印，混序归集免组装；电子会计档案全生命周期管理，涵盖智能采集、预归档服务、基础管理、档案服务等方面。

智能采集环节，外部生态如 OCR 识别、RPA 技术等，内部系统如 EAI 插件、API 接口等协同工作，确保高效准确地获取各类档案数据。预归档服务通过集成服务、规则引擎、元数据服务等，为档案管理做好前期准备。基础管理包括档案存储、检索、借阅、销毁等，保障档案的安全和有序。档案服务则提供辅助审计、项目管理、统计分析等功能，为企业决策提供有力支持。

业务层方面，包括内部产生的记账凭证、报销单据、审批单据、会计账簿、会计报表等；外部接收的银行回单、OA 系统、CRM、SRM 等；核算系统的财务系统、资金系统、销售订单、进项发票、销项发票、财政票据等；应用层的辅助审计、证据方案库、审计抽凭、穿行测试、单证备案、项目管理等。

在档案采集方面，合思档案通过开放式接口互联自主采集，实现大文件自动切割和数电票自动化解析。在档案制档环节，能够智能关联自动组装，进行四性检测和业务检测，还支持自定义版式文件，保证档案的规范性和完整性。智能合规审计在核心模块中发挥着重要作用，对每一个功能和业务环节进行合规性检查。

竞争优势：合思档案脱颖而出

与其他类似产品相比，合思档案具有独特的优势。

自动化归档告别了重复性工作，档案利用便捷高效。档案数据同源，透明流转，便于监控、分析。通过对接标准工具包，实现 OFD 文件与 XBRL 工具包原生存储。通过四性检验与业务校验保证档案原生存储安全合规，满足财会 6 号文涵盖的电子原文件合规性管理，高效管理，提升财务档案管理能力，实现财务档案数字化。

以一家年 20 万凭证、40 万回单、30 平方米档案室的北京大型制造业为例，年节约打印成本=(200000 + 400000)0.5 = 300,000 元；年节约存储成本=(200000 + 400000)/4000.45 = 675 元；年节约档案室成本=30 平1.3 元/天365 = 14,235 元；年节约人力成本=20052*12 = 24,000 元；年总节约成本=338,910 元。

合思档案支持跨系统调阅、在线借阅等，打破需要同个系统上下联查、切换模块，切换多个系统的壁垒，一键查询多系统凭证相关的数据及影像信息，提高档案利用效率。智能合规审计能够进一步提升合思档案的竞争优势，确保企业在合规的前提下实现降本增效。

成功案例：众多企业见证合思档案成效

不同行业的企业使用合思档案后，都取得了显著成效。

好想你健康食品股份有限公司使用合思档案后，减少 90%人工耗时，总部接收减少 80%管理耗时，借阅管理减少 67%管理耗时，预计减少综合成本 20 万元/年。

COMMUNE 幻师上线电子会计档案管理系统，纸张使用量减少 88%，存储空间节省 79%，年节约成本 5000 万元，报销效率提升 300%。

云南菜品牌连锁经营使用合思档案实现全面无纸化管理降低运营成本，年节省超 30 万元，业财融合提升 80%，财务提效 90%，100%的合规降本。

金牌橱柜家居科技股份有限公司档案匹配耗时减少 84%，档案查询耗时减少 80%，预估节省总体成本 30 万 +/年，档案合规性 100%。这些成功案例充分证明了合思档案在智能合规审计方面的有效性，帮助企业实现了合规经营和高效管理。

服务体系：以客户为中心的全方位服务

合思秉承以客户为中心的服务理念，分别在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国 22 个城市设有直营服务网络，通过 500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市。

合思为客户提供聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位财务数智化服务，满足客户多样化的需求。自 2017 年电子会计档案平台“易会档”产品诞生，到 2024 年电子凭证中心上线全面支持 9 类电子凭证在企业中闭环管理，合思在电子会计档案领域不断发展和完善服务体系。其服务能够帮助 7000 + 付费企业、300 万 + 未来财务人实现降本增效、合规经营和低碳运营，让有限更有效。智能合规审计贯穿于合思的服务体系中，为客户提供更加安全可靠的服务。

结尾：合思档案开启财务数智化新征程

合思档案在财务数智化领域发挥着重要作用。它不仅帮助企业解决了传统财务档案管理的痛点，实现了降本增效、合规经营和低碳运营，还推动了电子凭证数字化转型。《电子会计档案实践案例集》具有很好的参考价值和借鉴意义，希望能够进一步推动我国电子凭证数字化转型，打造电子凭证全链路智能流转的数智化新局面。

截至目前，众多企业选择合思实现降本增效、合规经营和低碳运营，体现了合思在市场中的认可度和价值。随着电子凭证数字化转型的不断推进，合思档案有望在未来继续发挥重要作用，助力更多企业实现财务数智化升级。如果您想体验合思档案带来的智能合规审计和全方位财务数智化服务，不妨点击免费试用，开启您的财务数智化之旅。