合思档案：守护会计信息安全，开启财务数智化新时代

在纸电混合的时代浪潮中，企业的财务档案管理正面临着重重困境。企业高管们被纸质档案的高成本、大占地以及数据难以分析利用的问题所困扰，财务人员则深陷大量档案数据整理的繁琐工作中，手动匹配、核对确认的过程枯燥又耗时。业务人员在报销时，留存和上交纸质票据的流程也繁琐不堪，白白浪费了大量时间。

不仅如此，企业还面临着诸多成本压力。显性成本方面，纸质凭证输出的耗材成本居高不下，档案室、档案柜等存储空间需求巨大；隐形成本方面，手工装册归档的重复性工作量大，查询调阅条件粗糙，数据无法得到有效利用；合规风险方面，电子会计凭证文件缺乏有效的管理手段，不可抗力因素还可能导致纸质档案损坏。

随着2025年数电票全覆盖目标的临近，企业财务档案管理又迎来了新的挑战。数电票管理要求特殊，必须经过验签、解析，并以XML格式存档，XBRL文件还要求写入财务入账信息。企业急需一个专业的“电子会计档案管理平台”来应对这些挑战。

在企业推行数字化的过程中，虽然线上业务处理问题得到了解决，但在归档、储存环节，纸质文件储存及数据存储线下载体问题依然存在，无法保证档案的原生性，也难以确保企业财务档案管理的合规性和全面数字化。而合思档案解决方案的出现，就像一道曙光，为企业解决这些难题带来了希望。

整体方案定制化，满足多元需求

合思档案为企业提供了领先的单套制解决方案（标准方案）以及六大场景解决方案，广泛连接业财系统，能够实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配和应收尽收，满足企业在不同场景下的档案管理需求。

单套制解决方案实现了便捷调阅不打印，混序归集免组装。在业务及管理流程中，既有实物流转，又有电子轨道运行，通过线上一套电子数据进行管理，保证了财务档案证据链的完整性，全面反映企业的经营业务。档案数据之间建立了完整的勾稽关系，相互可穿透查询，纸质原文件混序归档，大大提高了效率。会计档案无需打印，就能做到应收尽收，确保档案数据完整、真实、合规，有效保障了会计信息安全。

档案扩展解决方案允许企业自定义档案类型，进行全流程扩展管理。生成式OpenAPI和自定义档案目录帮助企业扩展档案管理范围，实现不同档案类型的高效管理。它提供了可扩展的档案目录和自动化的接口封装，实现了不同档案类型归档接口的配置化，企业可以根据自身管理需求自定义归档目录，进一步保障了会计信息安全。

证据链完整性解决方案通过可视化的规则引擎，提供了不同组合形式的档案匹配组装能力。它依照不同类型档案规则，将零散的档案数据进行业务关联组装，形成完整的档案证据链。同时，创造性地提供了财务视角下的完整性检测方案，自动按照真实业务场景检测证据链的完整性，保障财务合规，为会计信息安全保驾护航。

核心功能显优势，管理高效又安全

合思档案在多源采集、智能制档、档案管理、档案应用等方面都具有显著的优势，进一步保障了会计信息安全。

多源采集支持接口互联和自主采集。基于跨系统数据集成要求，它提供自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器，能够自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件，还支持自定义数据采集方案。同时，对于不满足系统集成要求的零散会计资料，它支持手动采集和自主补录，提供多种便捷的手动数据补录方式，如单张PDF大文件、多张回单/发票自动切割、自定义配置Excel导入模板等，实现结构化数据的批量导入，确保会计信息的全面采集和安全存储。

智能制档采用规则引擎，实现自动组装。会计档案关联规则可以可视化配置，不同系统、不同类别的核心会计凭证能够自动关联匹配及组装，整合零散数据形成完整的业务链组合数据，减少了90%的人工匹配工作量。它还提供关联检索、全文检索等辅助功能和手工关联、手工解绑等修正操作，关联任务执行进度可视化。此外，通过字段映射，已完成业务证据链组装的档案数据，可通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射，帮助财务人员更便捷地查询和分析数据，提高了会计信息的使用效率和安全性。

档案管理具备权限管理和精准管控功能。它支持自定义创建用户管理角色，隔离各核算账套数据权限，按照职能角色配置功能、操作权限，水印权限管理范围也可以自定义。档案目录可以灵活扩展，支持自定义档案目录分类，档案字段可以自定义维护、新增创建、表单主键设置等，灵活拓展档案目录框架，动态自动封装归档接口。系统规范预置档号，满足国标档号规则格式，支持对不同核算单位按不同编号规则，流水号重置规则支持按年度或会计期间，确保会计信息的安全存储和使用。

档案应用实现了多维检索，能够满足多场景查询需求。它支持按照凭证维度、业务维度进行自定义查询，按目录、全文检索，按检索条件快速定位结果，支持批量检索。同时，它还提供一站式预览和穿透联查功能，智能搭建多种类型组合关系结构树，实现业务单据、发票、银行回单维度与会计凭证维度的双向联查、相互追溯。此外，还包括外部系统调阅、可视化盘点档案数据、档案借阅服务、档案移交、鉴定、销毁与线下实物管理等功能，全方位保障了会计信息的安全和有效利用。

不同用户共收益，降本增效促合规

合思档案为不同用户带来了显著的收益，同时也保障了会计信息安全。

对于CEO/高管来说，合思档案可以沉淀数据资产，保障合规管理。它提升了企业财务档案的利用效率，挖掘了财务档案数据的价值，助力企业决策数智化。通过数字化手段，企业可以节约档案管理成本，提升档案利用效率，实现绿色低碳运营，为企业的可持续发展提供有力支持，确保会计信息安全地为企业决策服务。

对于归档员/财务人员而言，合思档案提高了工作效率，让他们告别了重复低价值的工作。档案数据同源，数据全流程透明流转，便于监控和分析，他们可以轻松完成档案管理工作，提高档案利用效率，减少了人为错误和信息泄露的风险，保障了会计信息安全。

对于外部审计人员，合思档案实现了审计不进档案室，档案外审在线化、可溯源。他们可以一键查询借阅，权限一键下放/回收，财务人员无需与审计人员重复沟通和补充审计资料，提高了审计效率，也保障了会计信息在审计过程中的安全。

合思档案能为企业解决内外交困的档案管理问题，节约纸张成本70%，节约整理成本75%，检索效率提升90%，管理合规性达100%，实现了显著的降本增效，全方位保障了会计信息安全。

典型场景展实力，广泛应用显成效

合思档案在不同典型场景下都有出色的应用，进一步保障了会计信息安全。

在企业日常档案管理场景中，面对会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题，合思档案可以多系统采集数据，实现业务、财务数据的应收尽收。它自动匹配组装档案，会计凭证上下游单据以树状结构呈现，档案管理电子化，借阅管理信息化，安全保障可追溯。同时，它简化了装订流程，能够1分钟快速定位数据，减少了打印与邮寄，有效保障了会计信息的安全存储和使用。

在集团型企业档案管理场景下，针对档案管理流程复杂、人工环节多，凭证附件标准/会计档案管理制度不统一，每月回单整理费时费力，实物档案异地管理、财务信息难整合等问题，合思档案的单套制管理方案包括安全合规存储、业务完整性检测、单套制落地，实现了标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保，积极响应政策。它提升了整理匹配效率，减少了存储空间成本和纸张打印成本，保障了集团型企业会计信息的安全和统一管理。

在多系统数据互联场景中，针对低效的档案管理现状和档案管理痛点，合思档案的数据集成方案广泛连接，标准统一；业务检测方案站在财务视角配置数据检测方案；跨系统调阅方案可实现业务系统与档案系统的调阅交互，统一储存，业务证据链完整，数据共享，实现了全生命周期管理，降低了成本，提高了合规性，保障了多系统环境下会计信息的安全流通和有效利用。

在教育集团档案管理场景下，针对采集、存储、整理、利用等环节的低效问题，合思档案的数据集成方案实现了应收尽收，统一了数据标准；智能化制档方案搭建了全业务版式文件自动生成及归档，实现了智能化自动组装；电子原文件独立管理完成了电子票据的合规存档，以电子会计档案为核心，形成了多向、网状管理结构，简化了会计管理流程，提高了工作效率，档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效，保障了教育集团会计信息的安全和高效管理。

成功案例引信任，免费试用邀体验

海亮教育在使用合思档案后，所服务的单位由15家增长到298家，作业人员从16人增长到25人，共享单位数量增加18.9倍，作业人员仅增加9人，凭证自动化率达到91.6%，有效保障了会计信息安全。

徐福记多地连锁门店，70 +分公司，年数据量2.6亿，合思档案上线后全集团无纸化，在线匹配组装，异地线上调阅，管理效率大大提升，会计信息安全得到了有力保障。

中交水规院单套制有效支撑了无纸化政策的落地，切实减少了打印存储的成本，系统上线后档案整理耗时、存储空间和耗材的成本均有显著减少，审计人员对电子会计档案系统所带来的便利性和安全性给予了肯定，充分体现了合思档案在保障会计信息安全方面的实力。

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