会计档案数字整理：合思档案助力企业财务数智化转型

在当今数字化浪潮风起云涌的时代，企业财务数智化转型已成为大势所趋。这一转型不仅是企业顺应时代发展的必然选择，更是提升自身竞争力、实现可持续发展的关键举措。北京合思信息技术有限公司（简称“合思”，原易快报），自2014年创立以来，便致力于为企事业单位提供财务数智化产品和服务。凭借其敏捷的财务收支管理平台，合思帮助企业深挖更多净利润，成为众多企业财务数智化转型的得力伙伴。

合思基于广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，为客户提供聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位财务数智化服务。截至目前，已有7000 + 付费企业、300万 + 未来财务人选择合思，成功实现降本增效、合规经营和低碳运营。其中，合思档案作为领先的单套制电子会计档案管理平台，能为企业提供便捷、高效、合规的会计档案数字整理服务，在企业财务数智化转型中发挥着举足轻重的作用。

市场形势：数电票与政策催生档案管理新需求

随着时代的发展，企业财务档案管理面临着全新的市场环境。一方面，数电票正以惊人的速度扩张。2025年将完成数电票全覆盖，目前全国36个省市区已实现数电票试点全覆盖。数电票须经过验签、解析，以XML格式存档，XBRL文件还要求写入财务入账信息。这无疑给企业财务档案管理带来了新的挑战，企业的信息化建设亟待加强，以适应数电票带来的变化。

另一方面，国家政策对电子会计档案给予了大力支持。从《关于规范电子会计凭证报销入账归档的通知》肯定电子会计档案与纸质会计档案具备同等法律效力，到《会计档案管理办法》指出满足规定的单位内部形成的电子会计资料可形成电子会计档案，并需关注全生命周期管理闭环，再到从部门规章到国家法律全面肯定电子档案的法律效力，明确电子会计凭证可以以电子形式保存并形成电子会计档案，这一系列政策为电子会计档案管理提供了坚实的法律保障和政策依据。

然而，企业在推行数字化的过程中，虽然通过OA系统、资金系统、合同系统、CRM系统、费控系统等建设，解决了线上业务处理问题，但在归档、储存环节却未能解决纸质文件储存的问题，仍存在数据存储线下载体的情况。因此，会计档案数字整理变得尤为重要。

痛点分析：传统档案管理弊病丛生

传统的企业财务档案管理存在诸多问题，涉及成本、效率、合规等多个方面。

对于企业高管来说，纸质档案管理成本巨大。不仅需要大量的存储空间来存放档案，而且档案数据缺乏汇总整理，难以进行有效的分析和利用。这使得企业在决策过程中无法充分利用档案数据提供的有价值信息，影响了企业的战略规划和发展。

财务人员则面临着档案数据量大、整理工作繁琐的困境。他们需要手动逐一匹配、核对确认档案数据，这不仅耗费大量时间，还容易让人感到枯燥乏味，从而降低工作热情和效率。长期如此，还可能导致数据处理的准确性受到影响。

业务人员在出差、招待后，报销的纸质票据需要留存再上交，整个流程繁琐且耗费时间。这不仅增加了业务人员的工作负担，还可能影响企业的资金流转和财务管理效率。

此外，传统档案管理还存在高显性成本、高隐形成本和高合规风险等问题。高显性成本包括纸质凭证输出耗材成本高、档案室和档案柜等存储空间需求大；高隐形成本体现在手工装册归档重复性工作量大、查询调阅条件颗粒度粗糙，数据不能有效利用；高合规风险则表现为电子会计凭证文件无有效管理手段、不可抗力导致纸质档案损坏等。这些问题严重制约了企业财务档案管理的效率和质量，使得会计档案数字整理成为企业迫切需要解决的问题。

解决方案整体策略概述：全方位满足企业需求

合思档案针对企业在传统财务档案管理中面临的痛点，提供了全面、系统的解决方案。

合思档案提供领先的单套制解决方案（标准方案） + 六大场景解决方案，能够满足企业不同场景下的会计档案数字整理需求。它广泛连接业财系统，实现发票/回单/凭证/单据/自定义档案的自动匹配、应收尽收。这意味着企业无需再为繁琐的档案匹配和整理工作而烦恼，大大提高了工作效率。

合思档案不仅仅是一款电子档案管理产品，更是管理与服务的融合。它针对不同角色，如CEO/高管、归档员/财务、外部审计等，提供不同的解决方案，助力企业实现财务档案管理的数智化转型。企业的数智化转型不仅是工具和组织的转型，更是思维方式的转型，合思档案从多方面助力企业完成这一转型，补足企业信息化建设空白，拉通业财税档全链路，实现企业财务档案管理的闭环和全面数字化。

核心模块：强大功能助力高效管理

合思档案拥有多个核心功能模块，为企业的会计档案数字整理提供了有力支持。

大数据解决方案支持百亿级单据量的匹配关联，海量数据秒级查询。它深入提取、匹配、查询、预览、下载、存储等多个环节，大大提高了档案管理效率，释放了档案数据价值。企业可以快速准确地获取所需的档案信息，为决策提供有力支持。

档案扩展解决方案具有可灵活扩展的业务模型，能够通过多途径自动化归集各类介质档案。生成式OpenAPI和自定义档案目录帮助企业扩展档案管理范围，实现不同档案类型的高效管理。这使得企业可以根据自身需求灵活调整档案管理策略，提高管理的针对性和有效性。

证据链完整性解决方案通过可视化的规则引擎，提供一对一、一对多、多优先级等不同组合形式的档案匹配组装能力。它依照不同类型档案规则将零散的档案数据进行业务关联组装，形成完整档案证据链，保障财务合规。这有助于企业避免因档案管理不善而带来的合规风险。

数电票解决方案为响应电子凭证会计数据标准化试点工作，助力会计数据标准深入企业推广，帮助企业合规高效应用会计数据标准。它提供数电票接收 – 入账 – 归档一体化解决方案，支持以数电票为代表的符合电子凭证深化试点的9类电子凭证多渠道获取、验签、验真、解析、自动填报、入账、XBRL封装、归档等操作，实现数电票全流程闭环管理。这使得企业能够更好地应对数电票带来的挑战，提高财务管理的效率和准确性。

竞争优势：合规降本尽显独特魅力

合思档案相较于其他产品具有诸多独特优势。

在合规性方面，合思档案符合国家政策要求，实现电子会计档案合规性管理。通过“四性检测 + 业务检测”双模检测实现归档即合规，满足财务档案管理要求特殊性。这让企业在进行会计档案数字整理时无需担心合规问题，能够放心使用。

在降本增效方面，合思档案能为企业节约纸张成本、整理成本，提升检索效率。例如，它可以节约70%纸张成本、75%整理成本，90%检索效率提升，且档案不打印，助力企业“收紧钱袋子”。这对于企业来说，不仅降低了成本，还提高了工作效率，具有显著的经济效益。

合思档案具备广泛连接的能力，能连接各类异构业财系统，广泛采集数据，成为企业全面数字化收尾的“兜底”系统，补足信息化建设空白，拉通业财税档全链路。这使得企业可以实现数据的整合和共享，提高财务管理的整体水平。

此外，合思档案拥有强大的规则匹配能力，最大程度的减少人工介入，实现100%自动归档。强大的规则引擎可自动完成档案的组装、归档，进一步提高了工作效率和准确性。

成功案例：真实效果见证实力

合思档案在实际应用中取得了显著的成效，众多成功客户案例就是最好的证明。

海亮教育在使用合思档案后，所服务的单位由15家增长到298家，作业人员从16人增长到25人，共享单位数量增加18.9倍，作业人员仅增加9人，凭证自动化率达到91.6%。这表明合思档案能够在不增加过多人力的情况下，大幅提高企业的服务能力和工作效率。

某企业年单据量2.6亿，通过合思档案多系统采集数据，自动匹配组装档案，实现档案管理电子化、借阅管理信息化，业务 + 财务数据穿透联查，会计凭证上下游单据树状结构呈现，管理自动化，企业成本降低，如装订简化，节约企业显性成本。这体现了合思档案在处理大量单据和降低成本方面的强大能力。

世界上最大的重型装备制造商之一通过合思档案的单套制管理方案，实现标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保，整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，释放1/3，纸张打印成本减少100万张纸/年。这充分展示了合思档案在合规管理和降本增效方面的优势。

中国最大的K12民办教育集团之一使用合思档案后，以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。这说明合思档案能够优化企业的管理结构，提高工作的便捷性和高效性。

服务体系：专业保障贴心服务

合思秉承以客户为中心的服务理念，为企业提供全方位的服务支持。

合思分别在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市。这强大的服务网络确保了企业能够及时获得合思的服务和支持。

合思提供专业的售后支持，确保企业在使用合思档案过程中遇到的问题能得到及时解决，保障企业财务档案管理的顺利进行。其专业的技术团队和服务团队，能够为企业提供全方位的技术支持和服务指导，帮助企业更好地使用合思档案。

此外，合思持续关注客户需求，不断迭代产品，以适应市场变化和企业发展的需要，为企业提供更优质的服务。这种不断创新和改进的精神，使得合思档案能够始终满足企业的需求，为企业的发展提供有力保障。

结尾：选择合思档案开启数智化之旅

无论是政策推动、合规要求，还是在当前经济环境下帮助企业降本增效的目标，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择。合思档案凭借其先进的技术、完善的功能、优质的服务，能为企业提供全面、高效、合规的财务档案管理解决方案，帮助企业解决档案管理难题，实现降本增效、合规经营和低碳运营。众多成功客户案例证明了合思档案的可靠性和有效性。

选择合思档案，就是选择专业、选择放心，让企业的财务档案管理更上一层楼。企业可通过电话400 – 105 – 6505、网站www.hosecloud.com等与合思取得联系，免费试用合思档案，开启财务档案管理的数智化之旅。