纸质文件数字化：合思档案引领数电票时代财务档案管理变革

在数电票时代的浪潮中，企业财务档案管理正面临着前所未有的挑战与机遇。相关政策规划显示，2025年将完成数电票全覆盖，数电票正以前所未有的速度扩张，收票方面需确保电子发票接收合法合规，开票方面全国36个省市区已实现数电票试点全覆盖。在这样的背景下，企业的财务档案管理信息化建设亟待加强。

在纸电混合时代，企业面临着诸多痛点。企业高管被纸质档案管理的高成本所困扰，不仅储存占地大，而且档案数据难以分析利用。财务人员则需要处理大量的档案数据，整理工作耗费大量时间，手动匹配核对的过程枯燥又繁复。业务人员在报销纸质票据时，流程繁琐，效率低下。

纸质档案还存在着高显性成本、高隐形成本和高合规风险。显性成本如纸质凭证输出耗材成本高，以及对档案室和档案柜等存储空间的大量需求；隐形成本包括手工装册归档的重复性工作量大，查询调阅条件颗粒度粗糙，数据无法有效利用；合规风险则体现为电子会计凭证文件缺乏有效管理手段，以及不可抗力可能导致纸质档案损坏。

虽然国家政策支持电子会计档案管理，电子会计档案与纸质会计档案具备同等法律效力，企业电子会计档案全面无纸化时代已经到来，但企业在推行数字化的过程中，归档、储存环节仍未完全解决纸质文件储存问题。纸质文件数字化已成为企业财务档案管理的必然趋势。

合思档案：全方位破解财务档案管理难题

合思档案针对上述痛点，为不同角色提供了全面的解决方案。

对于CEO/高管而言，合思档案犹如一位得力的财务助手。它能够沉淀数据资产，保障企业的合规管理，提升企业财务档案的利用效率。通过挖掘财务档案数据价值，助力企业决策实现数智化，从而达到降本增效的目的，推动企业实现绿色低碳运营。

归档员/财务人员使用合思档案，能够告别重复低价值的工作。它使档案数据同源，全流程透明流转，便于监控和分析，让财务人员轻松完成档案管理工作，提高档案利用效率，将更多的时间和精力投入到更有价值的财务分析和决策支持工作中。

对于外部审计，合思档案实现了档案外审的在线化和可溯源。审计人员可以一键查询借阅档案，权限也能一键下放或回收，财务人员无需再与审计人员重复沟通补充审计资料，大大提高了审计工作的效率。

合思档案提供领先的单套制解决方案（标准方案）和六大场景解决方案，它广泛连接业财系统，实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配、应收尽收，为企业的财务档案管理提供了一站式的解决方案。

合思档案功能概览：全面呵护财务档案管理

合思档案拥有全面而强大的功能，为企业的财务档案管理提供了全方位的支持。

电子会计档案全生命周期管理是合思档案的核心功能之一。它涵盖了智能采集、预归档服务、基础管理、档案服务、统计分析和应用层等多个环节。在智能采集方面，外部生态有规则引擎、业务映射等，内部有EAI插件、API接口等，确保能够从各种渠道准确、高效地采集档案数据。预归档服务实现自动归档和业务检测，保证档案数据的准确性和完整性。基础管理包括档号管理、账套管理等，为档案管理提供了坚实的基础。档案服务提供身份调查、全文检索等功能，方便用户快速查询和利用档案数据。统计分析则提供进销项统计、资金统计等功能，为企业的财务决策提供数据支持。应用层包括辅助审计、证据方案库等，为企业的财务管理提供了更多的增值服务。

多源采集是合思档案的另一大特色。它提供接口互联、自主采集和手动采集、自主补录等多种方式。自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器能够获取会计资料结构化数据及电子原文文件，同时支持自定义数据采集方案，满足企业多样化的采集需求。手动采集和自主补录支持多种便捷方式，如单张PDF大文件多张回单/发票自动切割，自定义配置Excel导入模板实现结构化数据批量导入，为企业提供了灵活的数据采集方式。

智能制档功能通过规则引擎自动组装不同系统、类别的核心会计凭证，减少了90%的人工匹配工作量。同时，它还具备辅助人工整理功能和关联任务执行进度可视化，让制档工作更加高效、透明。字段映射功能可让已完成业务证据链组装的档案数据通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射，方便财务人员进行查询和分析。

专用格式版式文件是合思档案的又一创新之处。它自主采集结构化字段信息，摆脱了传统文件存储形式，实现数据与可读文件的实时转化，降低了企业档案存储成本。同时，支持自定义企业专用、个性化版式文件，档案盒内清单表、档案盒二维码等版式文件可自定义调配生成，使档案更具扩展性和灵活性。

合思档案核心亮点：彰显独特优势

合思档案具有一系列独特的核心亮点，使其在市场竞争中脱颖而出。

“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案是合思档案的一大特色。它按照财政部、档案局的电子归档管理最新规定建设，围绕财务数据文件、文件与文件之间业务关系展开可用性、真实性、完整性、安全性的检测，保障归档数据真实、完整、安全、可用。业务检测基于企业不同业务场景，提供灵活的档案关系上下游检测，支持金额、数量、票种等精细化方案配置，保障业务数据完整性，检测结果可查阅、可追溯。

在档案管理方面，权限管理精准管控。它支持自定义创建用户管理角色，隔离各核算账套数据权限，按职能角色配置功能、操作权限，水印权限管理范围也可自定义。档案目录灵活扩展，支持自定义档案目录分类，档案字段可自定义维护、新增创建、表单主键设置等，灵活拓展档案目录框架，动态自动封装归档接口。

系统规范预置档号也是合思档案的一大优势。根据国家发布的档案行业标准中《DA/T 13 – 2022 档号编制规则》，系统规范预置档号、档案册号编制规则，同时支持根据企业制度自主排列、扩展，满足国标档号规则格式，支持新增编号字段，保证可扩展性，支持对不同核算单位按不同编号规则，流水号重置规则支持按年度或会计期间。

大数据解决方案是合思档案的又一强大功能。它能支持百亿级单据量的匹配关联，海量数据秒级查询，深入提取、匹配、查询、预览、下载、存储等多个环节，提高档案管理效率、释放档案数据价值。它还支撑各类归档格式转化、秒级预览版式文件，具备动态API接口接收、大文件切割识别、异步批次处理等功能，还有海量数据匹配引擎、映射引擎，并有专利技术支撑。

合思档案价值体现：为企业带来显著效益

合思档案为企业带来了显著的价值和效益。

显著的降本增效是合思档案的直接体现。它彻底告别传统手工归档，档案不打印，可节约纸张成本、整理成本，提升检索效率，确保管理合规性。例如，能节约70%的纸张成本、75%的整理成本，检索效率提升90%，管理合规性达100%。

电子会计档案管理是闭环全量业财系统的“连接器”。它补足了企业信息化建设的空白，拉通了业财税档全链路，让数据“活起来”，真正实现了档案数据的价值利用。前后端数据同源，流程全息贯通，管理能效得到了显著提升。

资源重组是合思档案的另一大价值。它帮助企业实现全面数字化，保证档案原生性，确保企业财务档案管理合规。它满足企业对电子档案管理系统连接、敏捷、稳定、合规的需求，广泛连接各类异构业财系统，实现100%自动归档，符合国家政策要求，具备灵活承接、持续迭代的能力。

助力企业实现业财融合是合思档案的重要使命。它为企业提供智能聚合消费、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位财务数字化服务，解放了财务人员的双手，释放了人的创造力。

合思档案典型使用场景：广泛适用于各类企业

合思档案在多个典型场景中展现出了强大的适用性。

多维检索功能支持按照凭证维度、业务维度进行自定义查询，按目录、全文检索，按检索条件快速定位结果，支持批量检索，服务“导入式”批量检索需求。企业可以根据自己的需求灵活查询档案数据，提高工作效率。

一站式预览，穿透联查功能智能搭建凭证、业务单据、发票以及银行回单等多种类型组合关系结构树，实现业务单据、发票、银行回单维度与会计凭证维度的双向联查、相互追溯，呈现多种类型凭证票据穿透联查、一站式预览效果。这使得企业在查看档案数据时更加直观、便捷。

外部系统调阅功能支持第三方业财系统直接查看档案信息，支持为第三方系统提供档案影像调阅接口，直接调阅预览组装好的档案及相关文件。这方便了企业与外部系统的协作和数据共享。

档案借阅服务让借阅人可在线查看，支持下载，管理员可使借阅过程透明化，一键到期催还。这提高了档案借阅的管理效率，保证了档案的安全和合理使用。

合思档案成功案例：实力见证价值

合思档案在多个企业的实际应用中取得了显著的成效。

某企业年单据量达2.6亿，面临会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案提供多系统采集数据，自动匹配组装档案，实现了档案管理电子化、借阅管理信息化等解决方案。最终实现了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效，如凭证总量14W + ，单据总量50W + ，某月入库数据加载仅需30s，关联匹配仅需15min，凭证与单据关联次数达350亿次，单据与单据关联次数达800亿次。

某世界上最大的重型装备制造商之一的集团型企业，面临档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一、每月回单整理费时费力、实物档案异地管理等问题。合思档案的单套制管理方案实现了标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保，整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，释放1/3的存储空间，纸张打印成本减少100万张纸/年。

某企业存在低效的档案管理现状和档案管理痛点，合思档案的数据集成方案、业务检测方案和跨系统调阅方案，实现了统一储存、业务证据链完整、数据共享和全生命周期管理，预估节省总体成本30W + /年，合规性管理达100%，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%。

某中国最大的K12民办教育集团之一存在低效的档案管理现状，合思档案的数据集成方案、智能化制档方案和电子原文件独立管理方案，以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构，简化了会计管理流程，提高了工作效率，实现了档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。

合思档案市场定位与差异化优势：独特竞争力引领市场

合思是为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，在企业费控报销信息化细分领域市场占有率第一，服务6000 + 企业客户，获得福布斯中国科技50强等荣誉，通过SOC1、SOC2安全认证和信息安全等级保护三级认证。

合思档案是领先的单套制电子会计档案管理平台，它便捷调阅不打印，混序归集免组装，应收尽收。“四性检测 + 业务检测”满足财务档案管理要求特殊性，双模检测实现归档即合规，打破物理空间限制在线自由调阅，预置规则引擎自动匹配业务数据、银行回单、会计凭证与发票等，确保档案完整性的同时自由穿透档案链。

合思自主研发工具包，具备更加强大的数据获取、验签、解析能力，持续迭代、接口开放，能更好地适应数电票管理要求的特殊性。

合思档案提供多种场景解决方案，如档案扩展解决方案可自定义档案类型，全流程扩展管理；证据链完整性解决方案可保障财务合规；共享调阅解决方案可满足企业多维度、精细化的档案查阅需求；数电票解决方案可实现数电票全流程闭环管理；实物备查解决方案可实现实物档案全流程管理定位。

结语：选择合思档案，开启数字化转型之旅

合思档案凭借其全面的解决方案、强大的功能和独特的优势，能够为企业解决财务档案管理难题，实现降本增效、合规经营和数字化转型。它助力企业解决“纸 + 电”档案原生态存储形态下的档案管理痛点，推动企业财务无纸化、低碳发展、数字化转型，实现会计档案价值的深度应用。

随着数电票的全面覆盖，企业对电子会计档案管理的需求将不断增加。合思档案将凭借其领先的技术和丰富的经验，持续迭代产品，满足企业不断变化的需求，为企业在数字化转型道路上提供更有力的支持。它将继续紧跟国家政策导向，不断完善自身功能，加强与各类业财系统的连接和整合，进一步提升档案管理的智能化、自动化水平，助力更多企业实现全面数字化。

面对数电票时代的挑战，企业需要专业的电子会计档案管理平台来适应新的财务档案管理要求。合思档案具备领先的技术、全面的功能和丰富的成功经验，是企业的明智之选。赶快联系合思（电话：400 – 105 – 6505，网站：www.hosecloud.com），开启高效、合规、数字化的财务档案管理新篇章，还可免费试用合思档案，亲身感受其带来的卓越体验！