在当今数字化浪潮席卷的时代，电子凭证数字化转型已成为各行业的必然趋势。2024年11月1日，铁路旅客运输领域推广使用全面数字化的电子发票，紧接着12月1日，民航旅客运输服务领域也开始推广使用全面数字化的电子发票——航空运输电子客票行程单。这一系列举措标志着我国电子凭证改革驶入了快车道，电子凭证全流程无纸化时代已然来临。
然而，传统纸质档案管理却在这场变革中显得捉襟见肘，暴露出诸多痛点。以好想你健康食品股份有限公司为例，在财务归档时，工作人员需要花费大量时间来确认单据、发票、回单和凭证的一致性，不仅效率低下，而且档案遗失的情况也难以避免。同时，纸质档案受限于时间和空间，查找起来需要耗费大量时间，无法实现实时调阅、同时借阅以及精准查找。此外，大量纸质档案的管理对空间和人力的要求巨大，成本高昂。而且，传统的纸质档案管理办法无法保证电子原文件的长期保存，也无法确保数据的安全可用，难以满足现代企业的管理要求。
在这样的背景下，合思作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案的供应商，适时推出了全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的电子会计档案管理平台——合思档案，为企业解决电子报销平台相关的档案管理难题提供了有力支持。
合思档案全面解决方案 攻克行业痛点
合思档案针对传统纸质档案管理的诸多痛点，提出了一套全面的解决方案。该平台通过开放式接口互联，能够自主采集档案数据。对于大文件，它可以自动切割，对数电票实现自动化解析。在档案处理方面，合思档案能够智能关联、自动组装档案，进行四性检测、业务检测以及自定义版式文件。同时，它还具备精准权限管控功能，档案目录可以灵活扩展，采用水印管理，档号符合国标要求。在档案查询和管理方面，合思档案支持多维检索、一站式预览，用户可以在线借阅档案，还能与异构系统联查。对于实物档案，它支持混序归档，并能进行可视化盘点档案数据。
合思档案的这一全面解决方案，就像是一把精准的手术刀，精准地切除了传统纸质档案管理中的各种“顽疾”，为企业提供了一个高效、安全、便捷的电子报销平台档案管理环境。
核心功能优势凸显 开启高效档案管理新时代
合思档案具有众多令人瞩目的核心功能与优势。首先，它实现了便捷调阅不打印，混序归集免组装，能够对电子会计档案进行全生命周期管理。在智能采集方面，它融合了外部生态如OCR识别、RPA技术等，以及内部系统如EAI插件、API接口等，确保档案数据的全面、准确采集。预归档服务则集成了服务、规则引擎、元数据服务等，为档案的规范化管理奠定了基础。基础管理涵盖了档案存储、检索、借阅、销毁等各个环节，保证了档案管理的有序进行。档案服务还提供了辅助审计、项目管理、统计分析等功能，为企业的决策提供了有力支持。
合思档案的自动化归档功能更是告别了重复性工作，让档案利用变得便捷高效。档案数据同源，透明流转，便于企业进行监控和分析。以北京一家年20万凭证、40万回单、拥有30平方米档案室的大型制造业企业为例，使用合思档案后，年节约打印成本300,000元，年节约存储成本675元，年节约档案室成本14,235元，年节约人力成本24,000元，年总节约成本高达338,910元。这充分显示了合思档案在电子报销平台档案管理方面为企业带来的巨大经济效益。
多行业应用显成效 合思档案成企业得力助手
合思档案在不同行业都有着广泛的应用场景，并取得了显著的实际案例效果。
在食品行业，好想你健康食品股份有限公司使用合思档案后，减少了90%的人工耗时，总部接收减少了80%的管理耗时，借阅管理减少了67%的管理耗时，预计每年可减少综合成本20万元。这表明合思档案在食品行业的电子报销平台档案管理中，能够极大地提高工作效率，降低成本。
在餐饮行业，COMMUNE幻师上线电子会计档案管理系统后，纸张使用量减少了88%，存储空间节省了79%，年节约成本5000万元，报销效率提升了300%。合思档案为餐饮行业的企业提供了一个低碳、高效的电子报销平台档案管理方案，有力地推动了企业的可持续发展。
在家居行业，金牌橱柜家居科技股份有限公司使用合思档案后，档案匹配耗时减少了84%，档案查询耗时减少了80%，预估节省总体成本30万+/年，档案合规性达到了100%。这充分说明合思档案在家居行业的电子报销平台档案管理中，能够确保档案的准确性和合规性，为企业的发展保驾护航。
在数字阅读行业，帆书使用合思档案后，仓储需求减少了70%，纸张、档案盒、箱子节约近90%，总节约成本500万/年，结账时间从T+15缩短至T+5，装订人力成本缩减到1名实习生。合思档案为数字阅读行业的企业提供了一个高效、低成本的电子报销平台档案管理解决方案，提升了企业的竞争力。
在当前经济环境下，企业面临着诸多挑战，抓住电子凭证数字化转型的机遇，对于企业的发展至关重要。合思档案凭借其全面的解决方案、卓越的核心功能与优势以及在多行业的成功应用案例，已经助力众多企业实现了降本增效、合规经营和低碳运营。未来财务用合思，让有限更有效。
如果您的企业也想在电子报销平台档案管理方面实现突破，不妨选择合思档案。现在，您只需拨打联系电话400 – 105 – 6505，或访问网址www.hosecloud.com，扫描二维码即可了解合思档案和更多案例。您还可以免费试用合思档案，亲身体验它为企业带来的巨大价值。
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