在数字化浪潮席卷的当下，国家正大力推进电子凭证的数字化转型。2021 年 12 月 1 日，国家税务总局开启全面数字化的电子发票试点工作，到 2023 年 12 月 1 日，数电票已全面覆盖全国 36 省区市（含计划单列市）。2023 年 5 月，财政部发布电子凭证会计数据标准（试行版），这标志着电子凭证全流程无纸化时代已然来临。
然而，随着试点工作的深入，电子凭证全面数字化应用面临着诸多挑战。凭证类型繁多、格式杂乱、协同困难以及易丢失等问题，形成了一道道数字鸿沟，严重阻碍了单位会计数字化转型的进程。企业在电子凭证的处理上也面临着重重难题，如如何获取、解析、验签、归档和存储电子凭证文件，怎样保障电子凭证文件数据真实可靠，并与版式文件内容一致等。从国家政策推进的步伐来看，企业电子凭证报销、入账和归档的数字化转型迫在眉睫。在这样的背景下，一款高效的报销费用系统对于企业来说至关重要。
经典零食企业转型前的困境
有一家国民经典零食品牌企业，在市场上拥有着庞大的销售版图，其供应链错综复杂，多种销售渠道并行。企业的管理流程涉及多个系统，极为繁杂且效率低下。在差旅管理方面，差旅平台的对账方案缺乏灵活性，而企业对核算精细化管理的要求却很高。财务人员不得不将数据在 Excel 中进行二次整理，然后进行人工记账，这种方式使得财务人员的大量时间和精力被消耗，难以释放财务的真正价值。
该企业的事前事中管控也存在不连贯的问题，差旅控制不够精细和灵活，导致差旅成本一直居高不下。企业难以实现精细化的成本管控，这在一定程度上影响了企业的经济效益。
在会计档案管理方面，纸电混合的会计档案来源广泛、数量巨大。手工整理和查找这些档案不仅容易出错，还造成了高额的人力物力浪费。这一系列问题都表明，该企业急需一套高效的报销费用系统来解决这些难题。
合思报销费用系统解决方案
针对该企业面临的诸多问题，合思提供了一套无需报销的消费 – 入账 – 归档解决方案。这一方案充分体现了报销费用系统的强大功能。
在员工消费环节，员工在进行差旅申请后，经过业务审批，既可以在合思商城进行订购，也可以通过 TMC 进行订购。之后会有相应的对账单生成，方便员工和企业进行核对。
在财务核算和记账方面，合思设有对账结算中心。对于线上统一开票的情况，系统可实现自动拆分结算和自动记账；对于线下统一开票的情况，则进行线下结算和手工记账。这种灵活的处理方式，大大提高了财务工作的效率。
在档案管理方面，合思环节实现了 L4 级无需报销共享受阅、混序装盒、自动制档。其他 TMC 环节为 L3 级无需报销录入发票等档案。合思的报销费用系统具有便捷申请的特点，员工无需垫资、无需开票、无需报销、无需打印。合思商城能同屏比价，统一开票、自动拆分对账、记账去人工化，极大地减轻了财务人员的工作负担。合思档案可多源采集，智能制档、实物档案混序归档、档案借阅全线上化管理，实现了档案管理的数字化和高效化。
企业应用合思报销费用系统成果
该企业应用合思的报销费用系统后，取得了显著的成果。在差旅费用方面，年度节约了 200 万 +。企业在合思商城的差旅消费从 2023 年 3 月的 40% 左右上升到 2024 年 2 月的 75% 左右。基于合思商城，企业消费可实现线上开票、自动对账记账，财务入账效率提升了 60%。
通过合思的报销费用系统，企业实现了业财有机连接，达成了电子会计档案全流程合规化、自动化、数字化闭环管理。系统打通了 12 个系统完成数据采集、自动校验档案完整性，并通过千亿次计算建立档案证据链。
在管理方面，企业实现了线上线下一体化管理，标准化线上借阅流程，规范了档案室管理。简化装订流程，大幅降低了成本。实现凭证上下游单据树状结构呈现，清晰明了。以数字化方式管理会计档案，在保障数据安全的同时，管理效率大幅提升。
电子凭证数字化转型是企业数字化转型的先行者、引领者和推动者。它能够实现开具、接收、报销、入账和归档的全链无纸化，有利于降低企业运行成本和社会资源消耗，促进数字化、绿色化协同发展。随着数电票和智能化时代的到来，将有一部分企业率先迈进 L5 高级无需报销级别，实现申请、消费、报销、对账、记账、归档全链路无纸化，并实现全场景、全链路智能化无需报销。
合思作为一家为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，通过敏捷的财务收支管理平台，帮助企业挖出更多净利润。已有 7000 + 付费企业、300 万 + 未来财务人选择合思，实现降本增效、合规经营和低碳运营。
在当前的经济环境下，企业应抓住电子凭证数字化转型的机遇，积极布局相关系统规划或升级。选择像合思这样专业的合作伙伴，拥有一套高效的报销费用系统，才能更好地适应未来合规要求，提升企业竞争力。如果您想体验合思报销费用系统带来的便捷与高效，不妨点击免费试用，开启企业数字化转型的新篇章。
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