在当今数字化浪潮中，数电票正以前所未有的速度在企业间快速扩张。政策明确电子发票接收合法合规，截至目前全国36个省市区已实现数电票试点全覆盖，并且预计到2025年将完成数电票的全面覆盖。这一趋势为企业财务档案管理带来了全新的挑战，加强信息化建设迫在眉睫。
然而，许多企业仍在传统纸质档案管理和数电票管理的困境中挣扎。企业高管面临着纸质档案管理成本高昂、占地空间大的难题，而且档案数据难以进行有效的分析和利用。财务人员则需手动处理海量的档案数据，工作枯燥又繁琐。业务人员在报销时更是被繁琐的流程所困扰，员工报销体验亟待优化。传统纸质档案管理存在着诸多弊端，不仅有高显性成本，如纸质凭证输出的耗材成本和巨大的存储空间需求；还有高隐形成本，像手工装册归档的巨大工作量以及数据利用的低效；更存在高合规风险，如电子会计凭证管理不善、纸质档案容易损坏等问题。数电票管理要求特殊，必须经过验签、解析，以XML格式存档，XBRL文件还需写入财务入账信息，这使得企业迫切需要专业的电子会计档案管理平台。
合思档案解决方案应运而生，它就像是企业档案管理困境中的一把金钥匙，为企业解决诸多难题。
创新方案破解档案管理难题
合思档案为企业提供了领先的单套制电子会计档案管理平台。该平台具有便捷调阅不打印、混序归集免组装的显著特点，能够实现电子档案和纸质档案的有效管理。其大数据解决方案支持百亿级单据量的匹配关联，海量数据能够实现秒级查询，大大提高了档案管理效率。档案扩展解决方案可灵活扩展业务模型，通过生成式OpenAPI和自定义档案目录，帮助企业扩展档案管理范围，实现不同档案类型的高效管理。数电票解决方案更是提供了数电票接收 – 入账 – 归档一体化的服务，支持9类电子凭证多渠道获取、验签、解析、自动填报、入账、封装、归档等操作，实现全流程闭环管理，极大地优化了员工报销体验。
全面功能概览掌控档案全流程
合思档案的功能涵盖了档案全生命周期管理、多源采集、智能制档、档案管理和档案应用等多个方面。电子会计档案全生命周期管理包括智能采集、预归档服务、基础管理和档案服务等环节，实现了档案从采集到销毁的全程管控。多源采集支持接口互联和手动采集两种方式，既可以自动获取业财系统会计资料，也支持对零散会计资料进行手动补录。智能制档通过规则引擎自动组装会计档案，实现“四性检测 + 业务检测”，保障归档数据真实、完整、安全、可用。档案管理具备权限管理、档案目录扩展和规范预置档号等功能，满足不同场景下的档案管理需求，为员工报销体验优化提供了有力支持。
核心亮点凸显独特优势
合思档案具有诸多核心亮点。它符合国家政策要求，电子会计档案合规性管理有法可依，满足《会计档案管理办法》《关于规范电子会计凭证报销入账归档的通知》等政策规定。具备强大的自动化能力，能够100%自动归档，减少人工介入，实现自动组装、归档，提高工作效率。系统连接各类异构业财系统，广泛采集数据，拥有灵活承接、持续迭代的能力，能及时应对数电票等变化。同时，它还能实现数据价值挖掘，让数据“活起来”，通过档案数据的分析和利用，为企业决策提供支持，进一步优化员工报销体验。
显著价值助力企业发展
合思档案为企业带来了多方面的价值。它能显著降本增效，节约纸张成本、整理成本，提升检索效率，实现档案不打印，助力企业“收紧钱袋子”。成为闭环全量业财系统的“连接器”，拉通业财税档全链路，补足信息化建设空白，实现业财融合。保障企业合规经营，满足国家对电子会计档案管理的合规要求，降低财税管理风险。助力企业低碳运营，响应“双碳”目标，实现财务档案管理无纸化和数字化，在提升企业效益的同时，也优化了员工报销体验。
典型场景满足多元需求
在不同岗位人员的档案管理应用场景中，合思档案都能发挥重要作用。CEO/高管可沉淀数据资产，保障合规管理，提升企业财务档案利用效率，助力决策数智化，实现降本增效和绿色低碳运营，从而间接优化员工报销体验。归档员/财务能提高工作效率，告别重复低价值工作，实现档案数据同源和全流程透明流转，轻松完成档案管理，让员工报销流程更加顺畅。外部审计可实现档案外审在线化、可溯源，一键查询借阅，权限一键下放/回收，减少与财务的重复沟通，进一步提升员工报销体验。
成功案例见证卓越成效
众多企业通过合思档案解决了档案管理问题。某企业年单据量2.6亿，通过合思档案实现多系统采集数据、自动匹配组装档案、档案管理电子化和借阅管理信息化，业务和财务数据穿透联查，企业成本降低，管理效率提升，员工报销体验也得到了优化。某集团型企业通过合思档案的单套制管理方案，实现档案管理标准化落地，安全合规存储，业务完整性检测，整理匹配效率提升80%，存储空间成本和纸张打印成本大幅减少，员工报销流程更加便捷。某企业通过合思档案打破数据孤岛，统一储存档案数据，实现业务证据链完整、数据共享和全生命周期管理，预估节省总成本30W +/年，档案匹配和查询耗时大幅减少，员工报销更加高效。某教育集团通过合思档案简化会计管理流程，提高工作效率，形成以电子会计档案为核心的多向、网状管理结构，实现档案多维穿透查询，员工报销体验得到显著改善。
市场定位彰显领先地位
合思档案是领先的单套制电子会计档案管理平台，在企业费控报销信息化细分领域市场占有率第一。它拥有多项技术认证和专利，如计算机软件著作权、国家发明专利证书、ISO信息安全管理体系认证等，保障系统的安全性和可靠性。广泛连接业财系统，实现发票、回单、凭证等自动匹配和应收尽收，提供一站式解决方案，满足企业不同场景下的档案管理需求。具备专业的研发和服务团队，在北京、杭州、南昌设立研发中心，在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市，为客户提供优质的服务，为员工报销体验优化提供了坚实的保障。
合思档案能够帮助企业解决档案管理痛点，实现降本增效、合规经营和低碳运营，让有限的资源发挥更有效的作用。随着企业数字化转型的加速，电子会计档案是企业数字化建设的必然选择，合思档案将在未来发挥重要作用。如果您的企业也想优化员工报销体验，实现档案管理的数字化转型，不妨选择合思档案。现在就可以通过电话400 – 105 – 6505、网站www.hosecloud.com等渠道了解更多信息，还能免费试用，开启档案管理的全新之旅。
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