在数字化浪潮汹涌澎湃的当下，电子凭证时代已然来临。2024年11月1日，铁路旅客运输领域推广使用全面数字化的电子发票；12月1日，民航旅客运输服务领域推广使用全面数字化的电子发票——航空运输电子客票行程单。我国电子凭证改革驶入快车道，然而电子凭证接收难、报销难、入账难、归档难的“最后一公里”问题仍待解决。
传统纸质档案管理更是存在诸多痛点。以好想你健康食品股份有限公司为例，财务归档时需花费大量时间确认单据、发票、回单和凭证的一致性，且难以避免档案遗失情况。同时，纸质档案查找耗费大量时间，无法实现实时调阅、同时借阅以及精准查找。大量纸质档案管理对空间和人力要求巨大，成本高，且不满足电子原文件长期保存和数据安全可用的管理要求。在这样的背景下，合思档案解决方案应运而生，为企业解决会计档案管理难题提供了有力支持。
合思档案：财务数智化的创新之选
合思是一家为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司。自2014年成立以来，已累计融资超15亿元人民币。公司秉承以客户为中心的服务理念，在北京、杭州、南昌设立研发中心，在全国22个城市设有直营服务网络，并通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市。截至目前，7000 + 付费企业、300万 + 未来财务人选择合思。
合思推出的电子会计档案管理平台——合思档案，全面打通电子凭证会计处理全流程各环节。基于广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，为客户提供全方位财务数智化服务。通过在线报销申报，企业能够更加高效地完成费用报销流程，提升财务管理效率。
核心功能亮点：开启档案管理新时代
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全生命周期管理：便捷高效新体验
合思档案实现了电子会计档案全生命周期管理，包括智能采集、预归档服务、基础管理和档案服务。智能采集通过外部生态如OCR识别、RPA技术等，以及内部系统如EAI插件、API接口等，确保档案数据的准确获取。预归档服务集成了多种功能，如集成服务、规则引擎、元数据服务等，为档案的规范管理奠定基础。基础管理涵盖档案存储、检索、借阅、销毁等环节，实现了档案的有序管理。档案服务则提供辅助审计、项目管理、统计分析等功能，为企业决策提供有力支持。 -
档案采集：开放式接口互联自主采集
档案采集具备开放式接口互联·自主采集功能，大文件自动切割，数电票自动化解析。通过在线报销申报，企业可以轻松实现电子凭证的采集和整理，提高工作效率。同时，开放式接口互联使得企业能够与各种外部系统进行对接，实现数据的共享和流通。 -
档案制档：智能关联自动组装
档案制档可智能关联·自动组装，进行四性检测、业务检测，支持自定义版式文件。在在线报销申报过程中，系统能够自动关联相关的单据和凭证，实现档案的自动组装。同时，通过四性检测和业务检测，确保档案的准确性和合规性。支持自定义版式文件则满足了企业个性化的需求。 -
档案管理：精准权限管控灵活扩展
档案管理有精准权限管控，档案目录灵活扩展，具备水印管理，档号符合国标要求。企业可以根据不同的岗位和职责，设置不同的档案访问权限，确保档案数据的安全。档案目录的灵活扩展使得企业能够根据自身的业务需求，对档案进行分类和管理。水印管理则为档案的版权保护提供了保障。 -
档案利用：多维检索一站式预览
档案利用可多维检索、一站式预览，支持在线借阅、异构系统联查，实物混序归档、可视化盘点档案数据。通过在线报销申报，企业员工可以快速检索和预览所需的档案信息。支持在线借阅则方便了员工的使用，提高了工作效率。异构系统联查使得企业能够在不同的系统之间进行数据的查询和比对，为企业的决策提供更加全面的信息。
企业收益：降本增效合规经营
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自动化归档：告别重复性工作
合思档案实现了自动化归档，告别了重复性工作。通过在线报销申报，系统能够自动将电子凭证进行归档，减少了人工操作的时间和错误。档案利用便捷高效，档案数据同源，透明流转，便于监控、分析。以1家年20万凭证、40万回单、30平方米档案室的北京大型制造业为例，年节约打印成本=(200000 + 400000)0.5 = 300,000元，年节约存储成本=(200000 + 400000)/4000.45 = 675元，年节约档案室成本=30平1.3元/天365 = 14,235元，年节约人力成本=20052*12 = 24,000元，年总节约成本=338,910元。 -
合规经营：满足监管要求
合思档案能帮助企业实现合规经营。通过对接标准工具包，实现OFD文件与XBRL工具包原生存储，通过四性检验与业务校验保证档案原生存储安全合规，满足财会6号文涵盖的电子原文件合规性管理。在在线报销申报过程中，系统会自动对电子凭证进行合规性检查，确保企业的财务数据符合相关法规和政策的要求。
典型应用场景：多行业解决方案
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食品行业：提升档案管理效率
在食品行业，好想你健康食品股份有限公司面临归档难、查找慢、成本高、不合规等问题。合思档案通过打破壁垒，实现数据同源，一键联查提升工作效率。自动组装便于审计，借助虚拟档案库房和二维码实现电子与实物匹配，提升档案管理效率。通过在线报销申报，企业能够更加便捷地完成费用报销和档案管理工作，提高财务管理水平。 -
餐饮行业：实现无纸化管理
在餐饮行业，COMMUNE幻师面临成本高、效率低、合规难等问题。合思档案助力其实现无纸化管理，上线电子会计档案管理系统，实现自动化归档和财务数据分析。去人工化，减少人力成本50%，提高效率。资产化，深度分析档案数据，满足内审需求。通过在线报销申报，企业可以实现电子凭证的在线提交和审批，提高工作效率，降低成本。
客户成功案例：数据见证实力
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金牌橱柜：降本增效合规运营
金牌橱柜家居科技股份有限公司使用合思档案后，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%，预估节省总体成本30万 + /年，档案合规性达100%。通过统一存储打破数据孤岛，整合四证；搭建业务证据链，实现业财一体双向穿透；数据共享，一站式查阅；银行回单无纸化，助力降本增效。在线报销申报在其中发挥了重要作用，使得企业的费用报销流程更加高效、透明。 -
海亮教育：提升效率降低成本
海亮教育科技服务集团使用合思档案后，档案整理匹配效率提升90%，存储空间减少72%，每年纸张打印成本节约3万元，财务人力减少3人。通过档案数据来源多元化（电子档案和实物档案数字化副本），自动归档、自助OA、集成金蝶EAS等功能，提升了工作效率，降低了成本。在线报销申报使得企业员工能够更加方便地提交费用报销申请，提高了工作效率。
电子凭证全流程无纸化时代已经到来，合思档案具有很好的参考价值和借鉴意义，能够进一步推动我国电子凭证数字化转型，打造电子凭证全链路智能流转的数智化新局面。如果您的企业也想抓住电子凭证数字化转型机遇，实现降本增效、合规经营和低碳运营，不妨选择合思档案。立即拨打400 – 105 – 6505，或访问www.hosecloud.com，扫描二维码了解合思档案和更多案例。宣传语“未来财务用合思 让有限更有效”。现在就可以免费试用合思档案，开启企业财务数智化新时代！
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