在数字化浪潮席卷的当下，电子凭证数字化转型已成为时代的必然趋势。2024年11月1日，铁路旅客运输领域全面推广使用数字化电子发票；同年12月1日，民航旅客运输服务领域也紧跟步伐，推广使用全面数字化的电子发票——航空运输电子客票行程单。这一系列举措犹如强劲的东风，推动我国电子凭证改革驶入了快车道。如今，电子凭证开具端已基本实现数字化适配，曾经困扰企业的电子凭证接收难、报销难、入账难、归档难等问题，即将随着这股数字化的浪潮得到全面解决，电子凭证全流程无纸化时代已然来临。
在这个充满变革与机遇的时代，合思，作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案供应商，凭借敏锐的市场洞察力和强大的技术实力，推出了全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的电子会计档案管理平台——合思档案。它就像一把精准的钥匙，为企业解决档案管理难题提供了有效的途径，在企业财务数智化转型的征程中扮演着至关重要的角色。
好想你档案管理痛点剖析
- 红枣巨头的档案管理困境
好想你健康食品股份有限公司，自1992年成立以来，凭借卓越的品质和创新的经营理念，在2011年成功于深交所中小板上市，成为红枣行业的领军企业。然而，随着企业的不断发展壮大，其档案管理问题逐渐凸显，成为了制约企业进一步发展的瓶颈。
首先是归档难题。在财务归档工作中，财务人员需要花费大量的时间和精力去确认单据、发票、回单和凭证的一致性。每一笔业务的相关资料都需要仔细核对，稍有不慎就可能出现错误。而且，在如此繁琐的工作过程中，档案遗失的情况难以避免。一旦档案遗失，不仅会影响财务工作的正常开展，还可能给企业带来潜在的风险。
其次是查找效率低下。纸质档案的管理方式受限于时间和空间的限制，查找档案就像在茫茫大海中捞针。财务人员需要在堆积如山的档案中逐一查找所需的资料，耗费大量的时间和精力。而且，无法实现实时调阅、同时借阅以及精准查找等功能，使得企业在应对紧急情况或进行数据分析时，面临着极大的困难。
最后是管理成本高昂。大量的纸质档案需要占用大量的存储空间，企业需要投入大量的资金来租赁或建设专门的档案库房。同时，档案的整理、保管、借阅等工作都需要耗费大量的人力，增加了企业的人力成本。这些高昂的管理成本，无疑给企业带来了沉重的负担。
合思定制化解决方案揭秘
- 打破数据壁垒实现高效联查
合思深入了解好想你面临的档案管理痛点后，为其量身定制了一套电子会计档案管理解决方案。其中，打破数据壁垒，实现数据同源是该方案的一大亮点。
在传统的档案管理模式下，财务数据分散在各个系统和环节中，信息不畅通，导致财务人员在查询和使用数据时非常不便。合思档案通过先进的技术手段，将企业的财务数据进行整合，实现了数据的同源共享。财务人员只需一键操作，就可以联查相关的单据、发票、回单和凭证等信息，大大提高了工作效率。这种便捷的操作方式，让财务人员从繁琐的手工查询中解放出来，能够更加专注于核心业务的处理。
- 自动组装助力高效审计
内外审计是企业财务管理中的重要环节。在传统的审计过程中，审计人员需要花费大量的时间和精力去核对纸质档案和电子数据，审计效率低下。合思档案的自动组装功能，为审计工作带来了极大的便利。
该方案以档案数据为标准，纸质数据为辅，实现了审计数据的自动组装。审计人员可以直接在系统中获取所需的审计数据，无需再去翻阅大量的纸质档案。这种方式不仅提高了审计效率，还减少了人为错误的发生，保证了审计结果的准确性和可靠性。
- 实物管理开启高效模式
对于企业来说，实物档案的管理也是一个重要的问题。合思档案借助虚拟档案库房和二维码技术，实现了电子档案与实物档案的有效匹配。
在虚拟档案库房中，每一份实物档案都有对应的电子标签和二维码。查阅者在查询电子档案时，可以通过二维码快速定位实物档案的位置。这种方式不仅提高了实物档案的查阅效率，还减少了实物档案的损坏和丢失风险。同时，虚拟档案库房的建立，也为企业节省了大量的存储空间和管理成本。
合思方案显著成果呈现
- 时间成本大幅降低
合思档案解决方案的实施，为好想你带来了显著的成果。在时间成本方面，企业的各项档案管理工作效率得到了极大的提升。
通过合思档案的智能报销管理功能，财务人员在归档和查询档案时的人工耗时减少了90%。原本需要花费大量时间和精力的工作，现在可以在短时间内轻松完成。同时，总部接收档案的管理耗时也减少了80%，借阅管理的耗时减少了67%。这些时间成本的降低，让企业的财务人员能够更加高效地完成工作，为企业的发展提供了有力的支持。
- 综合成本有效节约
除了时间成本的降低，合思档案解决方案还为好想你节约了大量的综合成本。通过减少纸质档案的使用和管理，企业预计每年可以减少综合成本20万元。这不仅减轻了企业的经济负担，还符合企业可持续发展的战略目标。
合思档案未来展望与呼吁
合思档案基于广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，为客户提供聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位财务数智化服务。截至目前，已经有7000 + 付费企业、300万 + 未来财务人选择合思，实现了降本增效、合规经营和低碳运营，让有限的资源发挥出更大的效益。
未来，合思将继续秉承以客户为中心的服务理念，不断加大技术研发投入，优化产品和服务。凭借其在财务数智化领域的深厚积累和创新能力，合思将为更多企业提供优质的财务数智化产品和服务，推动电子凭证数字化转型迈向新的高度。
在当前企业数字化转型的大趋势下，合思档案无疑是企业实现财务数智化、降本增效的得力助手。如果你也想让你的企业在数字化浪潮中脱颖而出，不妨选择合思档案。现在，合思档案为您提供免费试用的机会，让您亲身体验智能报销管理的魅力，共同开启财务数智化新时代。
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