合思档案：开启电子凭证数字化转型新篇章，助力员工报销体验优化

在数字化浪潮席卷的当下，电子凭证的变革正以前所未有的速度重塑着财务领域。2024年11月1日，铁路旅客运输领域全面推广使用数字化电子发票；12月1日，民航旅客运输服务领域也迎来了全面数字化的电子发票——航空运输电子客票行程单。这些重要举措宛如精准的导航标，清晰地指引着我国电子凭证改革朝着快车道全速迈进。如今，电子凭证开具端已基本实现数字化适配，曾经困扰企业的电子凭证接收难、报销难、入账难、归档难等“最后一公里”问题即将得到全面解决。这标志着电子凭证数字化转型进一步加速，全流程无纸化时代已然来临。

电子凭证全流程无纸化，是财务数智化进程中不可或缺的必由之路。它不仅能够优化企业的管理流程，巧妙突破传统报销模式下会计凭证“接收难、入账难、归档难”的重重困境，还能有效降低单位的运行成本和资源消耗，实现数字化与绿色化的协同转型。

合思，作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案供应商，敏锐地捕捉到了时代的需求，及时推出了全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的电子会计档案管理平台——合思档案。基于在行业内的深度应用和丰富案例经验，合思精选各行各业优质的“无纸化”实践企业案例，精心编撰并发布了《电子会计档案实践案例集》，为众多企业提供了极具参考价值和借鉴意义的宝贵范例。

合思档案解决方案：功能蓝图与全生命周期管理

• 打造无缝衔接的财务数字化生态
  合思档案的解决方案犹如一幅精心绘制的宏伟蓝图，涵盖了功能设计与全生命周期管理的各个关键环节，为企业的财务数字化转型提供了坚实的保障。其功能蓝图的一大显著特点是便捷调阅无需打印，混序归集无需组装，极大地提高了档案管理的效率。

在电子会计档案全生命周期管理方面，合思档案涵盖了采集、制、管、用四个核心环节。智能采集环节，综合运用外部生态的先进技术，如OCR识别、RPA技术等，以及内部系统的高效工具，如EAI插件、API接口等，确保各类电子凭证能够快速、准确地被采集。预归档服务则通过集成服务、规则引擎、元数据服务等功能，对采集到的凭证进行初步整理和规范。基础管理环节涉及档案的存储、检索、借阅、销毁等日常操作，确保档案的安全和有序管理。档案服务则提供了辅助审计、项目管理、统计分析等增值功能，为企业的财务管理提供有力支持。

从业务层面来看，合思档案能够处理内部产生的记账凭证、报销单据、审批单据、会计账簿、会计报表等，同时也能接收外部的银行回单、OA系统、CRM、SRM等数据。在核算系统方面，它与财务系统、资金系统、销售订单、进项发票、销项发票、财政票据等紧密集成，实现数据的实时共享和交互。应用层则提供了辅助审计、证据方案库、审计抽凭、穿行测试、单证备案、项目管理等丰富的功能，满足企业多样化的财务管理需求。

• 高效采集与智能制档的完美结合
  档案采集是合思档案的重要环节之一。它采用开放式接口互联，支持企业自主采集各类电子凭证，同时具备大文件自动切割和数电票自动化解析功能，确保采集过程的高效和准确。

在档案制档方面，合思档案实现了智能关联和自动组装，能够将相关的凭证和文件自动关联在一起，形成完整的档案。同时，它还具备四性检测、业务检测和自定义版式文件等功能，确保档案的质量和合规性。通过这些先进的技术和功能，合思档案为企业提供了高效、准确、合规的档案管理解决方案，有助于优化员工报销体验，提升企业财务管理的整体水平。

合思档案核心功能与优势：自动化、同源性与成本节约

• 自动化归档：告别繁琐，开启高效新时代
  合思档案的自动化归档功能是其核心优势之一。它能够自动识别和处理各类电子凭证，将其快速、准确地归档到相应的档案库中，告别了传统手工归档的繁琐和重复性工作。通过自动化归档，企业员工无需再花费大量时间和精力进行凭证的整理和归档，大大提高了工作效率。同时，档案的利用也变得更加便捷高效，员工可以通过系统快速检索和调阅所需的档案，为日常工作提供有力支持。

• 数据同源：透明流转，精准监控与分析
  档案数据同源是合思档案的另一大优势。它确保所有的档案数据都来自同一个源头，实现了数据的透明流转。在整个档案管理过程中，数据的流动和使用都可以被实时监控和分析，便于企业管理层及时掌握档案的使用情况和财务状况。通过数据同源，企业可以有效避免数据的不一致和错误，提高财务管理的准确性和可靠性。

• 成本节约：真金白银的效益提升
  合思档案在成本节约方面表现出色。以一家年处理20万凭证、40万回单、拥有30平方米档案室的北京大型制造业企业为例，通过使用合思档案，企业可以在多个方面实现成本节约。在打印成本方面，年节约成本可达(200000 + 400000)0.5 = 300,000元；存储成本方面，年节约成本=(200000 + 400000)/4000.45 = 675元；档案室成本方面，年节约成本=30平1.3元/天365 = 14,235元；人力成本方面，年节约成本=20052*12 = 24,000元。综合计算，年总节约成本可达338,910元。

此外，合思档案还具备精准权限管控和档案目录灵活扩展功能，能够根据企业的不同需求进行个性化设置。同时，它采用水印管理，档号符合国标要求，确保档案的安全性和合规性。多维检索和一站式预览功能，让员工可以快速找到所需的档案；在线借阅和异构系统联查功能，方便员工在不同系统之间进行数据交互；实物混序归档和可视化盘点档案数据功能，提高了实物档案的管理效率。这些功能的综合应用，进一步优化了员工报销体验，为企业带来了实实在在的效益提升。

合思档案应用场景与案例：多行业的成功实践

• 好想你：打破壁垒，实现高效财务管理
  好想你健康食品股份有限公司在财务管理方面曾经面临诸多痛点，如归档难、查找慢、成本高、不合规等问题。合思档案为其提供了全面的解决方案。通过打破数据壁垒，实现数据同源，确保了财务数据的准确性和一致性。自动组装功能让审计工作变得更加便捷，提高了审计效率。实物高效管理则减少了人工操作，降低了管理成本。实施合思档案解决方案后，好想你减少了90%的人工耗时，总部接收减少了80%的管理耗时，借阅管理减少了67%的管理耗时，预计每年可减少综合成本20万元。这一系列的成效不仅优化了员工报销体验，还提升了企业的整体财务管理水平。

• COMMUNE幻师：无纸化管理，开启财务新变革
  COMMUNE幻师在经营过程中遇到了成本高、效率低、合规难等问题。合思档案为其提供了无纸化管理解决方案，上线电子会计档案管理系统，实现了自动化归档和财务数据分析。通过去人工化操作，减少了人力成本50%，提高了工作效率。同时，深度分析档案数据，满足了内审需求，实现了档案的资产化管理。实施后，COMMUNE幻师的纸张使用量减少了88%，存储空间节省了79%，年节约成本5000万元，报销效率提升了300%。这些显著的成果充分体现了合思档案在优化员工报销体验和提升企业财务管理效益方面的强大能力。

• 云南菜品牌连锁经营：降本增效，提升业财融合效率
  云南菜品牌连锁经营企业面临着纸质档案打印成本高、档案存储成本高、纸质档案资料查找困难等问题。合思档案为其落地了财务数字化解决方案，通过提高总部和门店的业财融合效率，实现了降本增效。实施后，企业实现了看得见的降本增效，财务档案利用更加便捷，业财融合提升了80%，财务提效90%，确保了100%的合规降本，年节省超30万元。这一成功案例表明，合思档案能够有效解决连锁企业在财务管理方面的难题，优化员工报销体验，促进企业的可持续发展。

• 金牌橱柜：统一存储，实现业财一体双向穿透
  金牌橱柜家居科技股份有限公司在档案管理的整理、保管、存储、管理利用等环节存在诸多问题。合思档案为其提供了统一存储解决方案，打破了数据孤岛，实现了业务证据链的完整和业财一体双向穿透。数据共享和一站式查阅功能，让员工可以更加便捷地获取所需的档案信息。银行回单无纸化则助力企业降本增效。实施后，金牌橱柜的档案匹配耗时减少了84%，档案查询耗时减少了80%，预估节省总体成本30万+/年，档案合规性达到100%。这些成果充分证明了合思档案在优化企业档案管理和员工报销体验方面的显著效果。

在当前经济环境下，企业面临着越来越多的挑战和机遇。合思作为专精特新企业，成立以来已累计融资超15亿元人民币。秉承以客户为中心的服务理念，合思分别在北京、杭州、南昌设立了研发中心，并在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市。截至目前，已有7000 + 付费企业、300万 + 未来财务人选择合思，实现了降本增效、合规经营和低碳运营，让有限的资源发挥出更有效的作用。

如果您的企业也希望优化员工报销体验，实现降本增效、合规经营和低碳运营，不妨尝试一下合思档案。现在，您可以拨打400 – 105 – 6505，访问www.hosecloud.com，扫描二维码了解合思档案和更多案例，还可以免费试用，开启财务数字化转型的新篇章。