在企业发展的浪潮中，财务数字化转型已成为众多企业提升竞争力的关键举措。今天，我们以北京动力源科技股份有限公司为例，深入探寻其在费用精细化管理方面的挑战与应对之策。
北京动力源科技股份有限公司成立于1995年，作为我国第一家在上海证券交易所主板上市的电源行业企业，其业务聚焦于数据通信、智慧能源、新能源汽车三大业务板块。它是中国铁塔、中国移动等国际知名企业的设备主流供应商，产品广泛应用于国家体育场等国家重点建设项目。2022年3月，动力源更是入选了北京市专精特新“小巨人”企业。然而，即便有着如此辉煌的成就，动力源在财务数字化进程中，也面临着诸多费用精细化管理的难题。
动力源的困境：费用管理迷雾重重
动力源早在2011年就开启了财务数字化转型和业财融合之路，先后自建了费控系统、采购管理系统等。但在费用精细化管理方面，实际情况却不尽如人意。
首先，整体流程复杂，系统壁垒高。虽然有多个系统，但多系统操作体验差，员工申请单需要在各系统间频繁切换提交，不仅浪费时间，还降低了工作效率。财务在处理报销数据时，需要手工录入系统，发票验真、查重也只能手工进行，这使得假票、错票、重票情况难以避免，差标核对等基础性工作占据了大量时间，费用精细化管理难以落地。
其次，系统割裂、数据分散、信息滞后的问题十分突出。同一个报销信息，审批、预算、差标分散在多个系统中管理，无法及时联动。这导致财务制度难以有效执行，数据报表依赖手工统计，耗时费力，管理者无法实时掌握数据信息，也就无法对业务运营及时进行调整，费用精细化管理缺乏数据支撑。
再者，动力源业务覆盖面广、报销模式复杂。其主营通讯基站建设，业务人员高频深入全国各乡镇开展项目，报销涉及的事项和发票类型繁多，稽核工作繁琐。不同类型费用支付方式不同，进一步增加了费用管理的难度，费用精细化管理面临巨大挑战。
合思方案：费用精细化管理的破局之钥
面对动力源在费用精细化管理方面的困境，合思为其量身定制了一套全面的解决方案。
在系统集成方面，合思将动力源HR系统的人员基础信息、部门负责人、组织架构与合思费控同步，同时将动力源BPM系统中的订单数据与合思费控同步。这一举措实现了订单支出成本的实时归集和统计，为费用精细化管理提供了准确的数据基础。
无需报销模式是合思解决方案的一大亮点。业务人员因公消费免垫资、免开票，幸福感大幅提升。消费受申请单和差标管控，确保了消费即合规。财务统一对账，自动拆分子对账单并发起审批，自动创建结算单。发票明细自动绑定，凭证自动生成，一键归档，极大地简化了报销流程，实现了费用精细化管理的高效运作。
合思费控系统连接能力强，采用Open API（开放接口）与自定义流程引擎技术，支持标准化方式对接第三方系统，从而打破了数据流转壁垒。在实际应用中，待审批信息自动同步各部门负责人，业务数据跨系统同步应用，加快了业务处理和数据统计效率，为费用精细化管理提供了强大的技术支持。
方案实施：费用精细化管理的步步推进
合思团队深知，一个好的解决方案需要科学的实施过程才能发挥最大效果。为了确保动力源能够顺利实现费用精细化管理，合思团队采取了一系列严谨的步骤。
首先，合思团队与动力源相关部门进行了深入沟通。他们详细了解动力源的业务流程和需求，为系统集成做好前期准备工作。这包括数据对接、接口开发等，每一个环节都经过精心策划和严格测试，确保系统集成的准确性和稳定性，为费用精细化管理奠定坚实基础。
接着，合思团队对动力源员工进行了全面培训。他们通过多种方式，让员工熟悉合思费控系统的操作流程和功能。从简单的报销申请到复杂的费用统计，员工们逐步掌握了系统的使用方法，为系统的顺利上线和使用提供了保障，推动了费用精细化管理的落地。
在系统上线过程中，合思团队始终保持高度关注。他们进行实时监控和维护，及时解决出现的问题。无论是系统故障还是操作疑问，合思团队都能迅速响应，保障了系统的稳定运行，确保费用精细化管理工作不受影响。
成果展现：费用精细化管理成效显著
动力源实施合思解决方案后，在费用精细化管理方面取得了令人瞩目的成果。
多系统集成使得数据互通，操作体验全面革新。员工报销周期从原来的较长时间缩短了3周，效率提升了300%。这不仅节省了员工的时间，还提高了工作积极性，让员工能够将更多精力投入到核心业务中，进一步推动了费用精细化管理的深入开展。
会计工作量大幅缩减，人员成本节约了50%。财务人员无需再将大量时间花费在发票校验真伪、认证、审计等繁琐流程上，降低了基础工作压力。从手动制作单据到智能制单，财务人员能够节省更多精力做更有价值的工作，如财务分析、预算规划等，实现了费用精细化管理的升级。
对于员工而言，申请单信息自动赋值，聚合消费，同屏比价，极大缩短了员工填报时间，简化了报销流程，提升了使用体验。员工因公消费多渠道同屏比对，全场景无需垫资，让员工感受到了实实在在的便利，也提高了员工对费用精细化管理的认可度。
从财务角度来看，审批有依据，费控更合规，结算更统一。财务制度得到了有效执行，费用支出更加透明可控，为企业的合规经营提供了有力保障，费用精细化管理的优势得到充分体现。
动力源评价：费用精细化管理的高度认可
动力源通信、海外业务财务总监陈华林对合思解决方案给予了高度评价。他表示，企业数字化转型初期，往往过度关注系统的流程性与功能性，却忽视了根本问题。因此，将管理方案嵌入财务信息系统，强调处理时效，实现精细化管理降本增效，其实更有意义。面对动力源复杂的需求，合思总能第一时间解决。合作只是服务的开始，未来还要继续结合动力源的业态和组织变化，用敏捷、丰富的无需报销应用场景配合企业全球化业务，进一步深化费用精细化管理。
行动号召：开启费用精细化管理之旅
如果您的企业也面临着财务数字化转型的难题，希望提升财务管理效率、降低成本、实现合规经营，不妨选择合思的财务数字化解决方案。合思将为您提供专业、高效、全面的服务，助力您的企业实现降本增效、合规经营和低碳运营。现在就可以免费试用合思的财务数字化解决方案，开启属于您企业的费用精细化管理之旅。
原创文章，作者：captain，如若转载，请注明出处：https://www.hosecloud.com/blog/19737.html
