在当今数字化浪潮汹涌澎湃的时代，电子凭证数字化转型已成为时代发展的必然趋势。2024年11月1日，铁路旅客运输领域全面推广使用数字化电子发票；同年12月1日，民航旅客运输服务领域也迎来了全面数字化的电子发票——航空运输电子客票行程单。这些重要举措犹如强劲的助推器，标志着我国电子凭证改革驶入了发展的快车道。电子凭证开具端已基本完成数字化适配，曾经困扰企业的电子凭证接收难、报销难、入账难、归档难等“最后一公里”问题即将得到全面解决。可以说，电子凭证全流程无纸化时代已然来临，无纸化档案管理成为企业提升效率、降低成本的关键需求。
合思，作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案的供应商，敏锐地捕捉到了这一时代机遇。为了顺应电子凭证数字化转型的潮流，合思推出了全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的电子会计档案管理平台——合思档案。基于在行业内的深度应用和丰富的案例经验，合思精心挑选了各行各业优质的“无纸化”实践企业案例，发布了《电子会计档案实践案例集》。这部案例集犹如一座灯塔，为众多企业在无纸化档案管理的探索之路上提供了极具价值的参考和借鉴。
红枣巨头档案管理困境重重
好想你健康食品股份有限公司，成立于1992年，在2011年成功于深交所中小板上市，成为红枣行业的一颗璀璨明星。然而，在企业发展的过程中，好想你在财务档案管理方面却面临着诸多困境，无纸化档案管理的需求日益迫切。
在传统的档案管理模式下，好想你面临着归档难题。财务人员在进行档案归档时，需要耗费大量的时间来确认单据、发票、回单和凭证的一致性。每一份档案都需要人工仔细核对，工作量巨大且繁琐。而且，在这个过程中，档案遗失的情况难以避免。一旦档案遗失，不仅会影响财务工作的正常开展，还可能带来潜在的风险。
纸质档案的查找效率也十分低下。由于纸质档案受限于时间和空间的限制，查找一份档案往往需要耗费大量的时间和精力。财务人员可能需要在堆积如山的档案中逐一查找，无法实现实时调阅、同时借阅以及精准查找。这对于企业的财务管理和决策效率产生了严重的影响。
此外，大量纸质档案的管理对空间和人力的要求巨大，成本居高不下。企业需要租赁专门的仓库来存放档案，同时还需要安排专人进行档案的整理、保管和查找工作。这些费用无疑增加了企业的运营成本，给企业带来了沉重的负担。
合思方案破解档案管理难题
面对好想你在财务档案管理方面的困境，合思凭借其专业的技术和丰富的经验，为好想你量身定制了一套电子会计档案解决方案，助力其实现无纸化档案管理。
合思档案打破了数据之间的壁垒，实现了数据同源。在传统的档案管理模式下，不同系统之间的数据往往存在着信息孤岛，财务人员需要在多个系统之间来回切换，才能获取到完整的信息。而合思档案通过先进的技术手段，将各个系统的数据进行整合，实现了数据的实时共享和互联互通。财务人员只需在一个平台上，就可以实现便捷的一键联查，大大提高了工作效率。
自动组装功能也是合思档案的一大亮点。在内外审计过程中，以往需要耗费大量的时间和精力来整理和核对纸质档案。而合思档案以档案数据为标准，纸质数据为辅，实现了审计资料的自动组装。审计人员可以直接在系统中查阅和分析电子档案，大大提升了审计效率。
在实物管理方面，合思档案借助虚拟档案库房和二维码技术，实现了电子与实物的精准匹配。每一份实物档案都有对应的二维码，通过扫描二维码，查阅者可以快速定位实物档案的位置。这不仅提高了档案查阅的效率，还减少了实物档案的损坏和丢失风险。
显著成果见证方案卓越成效
好想你应用合思档案解决方案后，取得了显著的成果，充分证明了无纸化档案管理的优势和合思方案的有效性。
在人工耗时方面，合思档案解决方案为好想你带来了巨大的改变。通过自动化的流程和便捷的操作，财务人员的工作效率得到了极大的提升，减少了90%的人工耗时。财务人员不再需要花费大量的时间在繁琐的档案整理和核对工作上，可以将更多的精力投入到企业的财务管理和决策支持中。
总部接收档案的管理耗时也大幅减少。以往，总部需要花费大量的时间来接收和整理各个部门的档案，工作效率低下。而合思档案解决方案实现了档案的电子化传输和自动归档，总部接收档案的管理耗时减少了80%。这使得总部能够更加及时、准确地获取到各个部门的财务信息，为企业的决策提供了有力的支持。
借阅管理方面，合思档案解决方案同样表现出色。通过电子档案的实时调阅和精准查找功能，借阅管理的效率得到了显著提升，减少了67%的管理耗时。员工可以在需要时随时随地查阅所需的档案，无需再等待繁琐的审批流程和查找过程，大大提高了工作效率。
从成本角度来看，合思档案解决方案为好想你带来了实实在在的经济效益。预计每年可减少综合成本20万元，这对于企业来说是一笔可观的节省。通过无纸化档案管理，企业不仅降低了档案管理的直接成本，还减少了因档案遗失、损坏等问题带来的潜在损失。
合思档案引领财务数字化转型
合思档案在助力企业财务数字化转型方面具有显著的优势。它实现了电子凭证从开具到接收、报销、入账、归档的全链无纸化，有效降低了单位的运行成本及资源消耗。在这个过程中，企业不仅提高了财务管理的效率和准确性，还实现了数字化和绿色化的协同转型，符合当今社会可持续发展的要求。
截至目前，已经有7000 + 付费企业、300万 + 未来财务人选择了合思。他们通过合思的产品和服务，实现了降本增效、合规经营和低碳运营，让有限的资源发挥出了更大的价值。这些企业的成功实践证明了合思档案在无纸化档案管理和财务数字化转型方面的强大实力和卓越成效。
未来，合思将继续秉承以客户为中心的服务理念，不断创新和优化产品和服务。合思将紧跟时代发展的步伐，积极探索新技术、新应用，为更多企业提供更加优质、高效的财务数智化产品和服务，推动更多企业实现无纸化档案管理。
如果您的企业也想实现财务数字化转型，体验无纸化档案管理带来的高效与便捷，欢迎拨打400 – 105 – 6505或访问www.hosecloud.com了解更多。现在还可以免费试用合思档案，开启企业财务数字化转型的新征程。
原创文章，作者：captain，如若转载，请注明出处：https://www.hosecloud.com/blog/19897.html
