在当今数字化浪潮席卷的时代，财务数字化转型已成为企业提升竞争力的关键举措。一家世界 500 强旗下的教育服务品牌，敏锐地察觉到这一趋势，对财务数字化转型有着迫切的需求。该企业业务和财务系统众多且相互独立，数据无法互通，这使得企业在档案安全管理方面面临着诸多难题。
业务迷局：档案安全管理痛点尽显
这家教育服务品牌企业拥有繁多的业务和财务系统，它们彼此独立运行，如同一个个信息孤岛。数据的不互通，导致结构化数据提取异常困难。电子发票的打印、查重和验伪工作，不仅耗费大量时间和人力，还造成了纸张的极大浪费。
实物档案的存档也是一大难题。大量的实物档案占用了较多的物理空间，需要专人进行管理，这无疑增加了企业的成本。而且，档案损坏的情况时有发生，这让企业面临着合规风险。
在档案录入方面，不断重复的纸质档案录入操作不仅耗时长久，还容易出错。发票、外部附件、凭证、账簿、报表的装订要求极高，工作人员需要花费大量的时间和精力来完成这些工作。
另外，实物凭证与业务分散，无法实现智能搜索和准确查找。档案查阅缺少留痕，无法多人同时借阅，这使得档案资产的利用率极低，严重影响了企业的档案安全管理效率。
合思良方：全生命周期档案安全管理方案
合思针对该客户的难题，提供了全生命周期的电子化会计档案管理方案。该方案的档案数据来源广泛，涵盖了电子档案、自研 OA 以及其他各类系统的数据。自动封装接口多达 40 种以上，能够广泛连接异构系统，企业无需进行开发，即可轻松介入，真正实现了档案的应收尽收。
接口传输方式也多种多样，影像支撑、外部设备扫描、人工上传等方式，确保了数据能够准确、完整地传输到合思系统中。
合思系统具备强大的自动归档功能，包括智能组单、四性检测、电子档案管理、实物档案管理、档案借阅、档案移交、档案鉴定、档案销毁、权限监控等一系列功能。会计类档案管理范围广泛，内部的凭证、订单、会计账薄等，以及外部的纸质发票及影像、银行电子回单等，都能得到有效的管理，极大地保障了档案安全管理。
实施路径：步步为营构建档案安全防线
在实施解决方案的过程中，合思首先通过广泛连接异构系统，将各类档案数据接入合思系统。这一步骤就像是搭建起一座信息桥梁，让各个独立的系统数据能够汇聚到一起。
接着，利用影像支撑、外部设备扫描、人工上传等方式进行接口传输。在这个过程中，严格确保数据的准确性和完整性，就如同为档案数据加上了一层安全锁。
最后，系统进行智能组单和四性检测，对档案进行自动归档管理。通过这些科学严谨的步骤，合思为企业构建了一道坚实的档案安全管理防线。
成果闪耀：档案安全管理效益显著提升
实施合思的解决方案后，该企业取得了显著的成果。年均 60 万 + 会计凭证和 36 万 + 银行回单的会计档案实现了线上单套制管理。以电子会计档案为核心，形成了多向、网状管理结构，大大简化了会计管理流程，提高了工作效率。
档案可以进行多维度穿透查询，以电子借阅为主，这种方式简便高效，让档案的利用更加便捷。
通过财政部电子凭证试点，该企业成为了地方财政局标杆试点企业代表。实现了财务数据自动化率 91% 以上，在企业规模翻倍扩张的情况下，财务人员数量仅发生个位数增长，管理效能得到了大幅提升。
财务会计档案电子化改造后，大幅节约了物理存储空间和维护成本，让企业的档案安全管理更加高效、经济。
客户赞誉：档案安全管理信心满满
企业财务相关负责人对合思的解决方案给予了高度评价。该负责人表示，有信心在 2024 年实现财务数据自动化率 97% 以上。这充分体现了企业对合思解决方案的认可，也展现了企业对未来档案安全管理的信心。
在当前经济环境下，众多企业都在寻求提升财务效率、保障档案安全管理的有效途径。合思作为一家为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，有着独特的优势。
合思通过敏捷的财务收支管理平台，能够帮助企业挖出更多净利润。其具备广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，为客户提供了全方位的财务数智化服务。
合思在北京、杭州、南昌设立了研发中心，并在全国 22 个城市设有直营服务网络，通过 500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市，这为企业的服务提供了坚实的保障。
目前，已有 7000 + 付费企业、300 万 + 未来财务人选择合思，实现了降本增效、合规经营和低碳运营。如果您的企业也希望像这家世界 500 强旗下的教育服务品牌一样，提升档案安全管理水平，实现财务数字化转型，不妨选择合思。现在就可以免费试用合思的产品和服务，开启企业财务数智化的新篇章。
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