在当今数字化浪潮席卷的时代，财务档案数字化已成为企业提升管理效率、实现可持续发展的关键举措。北京动力源科技股份有限公司，作为我国电源行业的先驱者，早在1995年便成立，并于上海证券交易所主板成功上市。其业务广泛覆盖数据通信、智慧能源、新能源汽车三大核心板块，产品更是深度参与国家重点建设项目，2022年3月还荣获北京市专精特新“小巨人”企业的殊荣。
2021年，动力源踏上了财务档案数字化转型的新征程，与合思展开了深度合作，引入了合思费控、合思商城、合思BI以及开放平台等一系列产品。接下来，让我们深入剖析这场合作背后的故事。
业务困局：转型需求迫在眉睫
动力源早在2011年就已开启财务档案数字化转型和业财融合的探索，先后自主搭建了费控系统、采购管理系统等多个系统。然而，理想很丰满，现实却很骨感。整体流程依然深陷复杂的泥沼，系统之间壁垒森严，实际效果与预期目标相去甚远。
多系统操作体验如同在迷宫中穿行，员工提交申请单时需在各个系统间频繁切换，报销数据还得依靠财务手工录入系统。发票验真、查重也只能靠手工完成，这就导致假票、错票、重票等问题层出不穷，合规性难以保障。
系统的割裂还带来了数据分散和信息滞后的顽疾。同一个报销信息，审批、预算、差标等关键环节分散在多个系统中管理，无法实现及时联动，使得财务制度在落地过程中困难重重。
动力源主营通讯基站建设，业务人员高频深入全国各乡镇开展项目。这使得业务覆盖面极为广泛，报销模式也变得异常复杂。报销涉及的事项和发票类型繁多，稽核工作如同在茫茫大海中捞针，繁琐至极。在这样的背景下，动力源进行财务档案数字化转型已刻不容缓。
合思妙方：破解转型难题
合思针对动力源的困境，精心打造了一套全方位的解决方案。
在系统集成方面，合思将动力源HR系统的人员基础信息、部门负责人、组织架构与合思费控进行同步，同时把动力源BPM系统中的订单数据与合思费控打通。这一举措实现了订单支出成本的实时归集和统计，让数据在不同系统间自由流动，为企业的财务管理提供了有力支持。
无需报销模式更是一大创新亮点。业务人员因公消费无需垫资、无需开票，大大提升了员工的幸福感。消费过程受到申请单和差标管控，确保每一笔消费都符合规定。财务部门则实现了统一对账，自动拆分子对账单并发起审批，自动创建结算单，发票明细自动绑定，凭证自动生成，最后一键归档。整个流程高效、准确，极大地提高了财务工作效率。
合思强大的系统连接能力也是解决问题的关键。通过Open API（开放接口）与自定义流程引擎技术，合思支持以标准化方式对接第三方系统，打破了数据流转的壁垒。待审批信息能够自动同步到各部门负责人手中，业务数据可以跨系统同步应用，大大加快了业务处理和数据统计的效率。
稳步推进：项目实施有条不紊
合思与动力源的合作项目经历了项目准备、蓝图设计、系统实现上线准备、功能测试和内部运维等多个阶段。双方高层领导高度重视，项目组成员齐心协力，经过不懈努力，于2021年5月1日，7家公司成功上线合思的解决方案。
在系统集成过程中，合思逐步完成了HR系统、BPM系统等与合思费控的数据同步工作。每一个数据的迁移和对接都经过了严格的测试和验证，确保数据的准确性和及时性。
对于无需报销流程，合思不断优化消费管控规则和对账结算流程。通过收集员工和财务人员的反馈，对流程进行持续改进，提高了员工的使用体验和财务的工作效率。
显著成效：转型价值充分彰显
动力源实施合思的解决方案后，取得了令人瞩目的成果。
多系统集成实现了数据的互通，操作体验得到了全面革新。员工报销周期从原来的漫长等待缩短了3周，效率提升了300%。这不仅让员工能够更快地拿到报销款项，也提高了员工对企业的满意度。
会计工作量大幅缩减，人员成本节约了50%。财务人员从此告别了繁琐的发票校验真伪、认证、审计等流程，基础工作压力得到了极大缓解。他们可以将更多的时间和精力投入到更有价值的财务分析和决策支持工作中。
通过实现事前预算、事中控制、事后分析的全程管控，管理者能够随时随地查看财务数据，动态掌握企业信息。综合分析报表就像企业的“体检报告”，让管理者能够及时发现问题，并对业务运行做出高效、及时、准确的决策。
高度认可：客户评价见证实力
动力源通信、海外业务财务总监陈华林对与合思的合作给予了高度评价。他表示，面对动力源复杂的需求，合思总能第一时间解决。合作不仅仅是服务的开始，未来还要继续结合动力源的业态和组织变化，用敏捷、丰富的无需报销应用场景配合企业全球化业务。这充分体现了动力源对合思解决方案的认可和对未来合作的期待。
众多像动力源这样的专精特新企业，通过与合思合作，实现了财务档案数字化转型，取得了显著的成效。如果您的企业也面临着财务档案数字化方面的挑战，不妨与合思携手，开启降本增效、合规经营和低碳运营的新征程。现在，您可以免费试用合思的产品，亲身感受财务档案数字化带来的变革与价值。
原创文章，作者：captain，如若转载，请注明出处：https://www.hosecloud.com/blog/19934.html
