在当今竞争激烈的商业世界中，世界500强旗下的教育服务品牌一直是行业的佼佼者。然而，随着企业规模的不断扩大，财务数字化转型成为了他们迫切需要解决的问题。这些问题如同隐藏在暗处的礁石，随时可能影响企业的进一步发展。在众多企业关注的目光下，该品牌的财务数字化转型需求显得尤为突出，而档案安全管理则是其中至关重要的一环。
业务迷雾：传统管理痛点重重
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系统割裂数据孤岛
该教育服务品牌在长期的发展过程中，积累了多个业务和财务系统。但这些系统相互独立，犹如一座座孤岛，数据无法自由流通。结构化数据的提取变得异常困难，就像在茫茫大海中寻找一颗特定的珍珠。电子发票的打印、查重和验伪工作，不仅耗费大量时间和精力，还造成了纸张的浪费，与现代企业的绿色发展理念背道而驰。 -
实物存档成本高昂
实物档案的管理更是让企业头疼不已。大量的实物档案占用了宝贵的物理空间，需要专人进行管理，这无疑增加了企业的运营成本。而且，档案损坏的情况时有发生，这让企业面临着合规风险。每一次档案的损坏，都像是在企业的安全之墙上打开了一个缺口。 -
重复操作低效易错
不断重复的纸质档案录入工作，不仅耗时漫长，还容易出现错误。发票、外部附件、凭证、账簿、报表的装订要求极高，需要耗费大量的人力和时间。这就像是一场没有尽头的马拉松，员工们在繁琐的工作中疲惫不堪。 -
查找不便利用率低
实物凭证与业务分散，无法进行智能搜索和准确查找。档案查阅缺少留痕，不能多人同时借阅，这使得档案资产的利用率极低。企业的宝贵数据资源被闲置，无法为企业的决策提供有力支持。
合思妙方：全生命周期电子化管理
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广泛连接应收尽收
合思为该客户提供了全生命周期的电子化会计档案管理方案。档案数据来源广泛，涵盖了电子档案、自研OA、金蝶EAS、实物档案等多个方面。自动封装接口多达40种以上，能够广泛连接异构系统，实现0开发成本介入。这就像是一张巨大的网，将企业的所有档案数据都收入囊中，确保档案应收尽收，为档案安全管理奠定了坚实的基础。 -
便捷传输高效无忧
接口传输支持影像支撑、外部设备扫描、人工上传等多种方式，方便快捷。无论数据以何种形式存在，都能轻松接入系统。员工们无需再为数据传输的问题而烦恼，就像在畅通无阻的高速公路上行驶一样，高效而无忧。 -
强大归档全面覆盖
自动归档功能强大，涵盖了智能组单、四性检测、电子档案管理、实物档案管理、档案借阅、档案移交、档案鉴定、档案销毁、权限监控等多个环节。从档案的产生到最终的销毁，每一个环节都得到了精心的管理和监控，确保档案安全管理万无一失。 -
全面管理内外兼顾
会计类档案管理范围全面，内部包括凭证、订单、会计账薄等，外部包括纸质发票及影像、银行电子回单等。无论档案来自内部还是外部，都能在系统中得到妥善的管理，为企业的财务管理提供了全方位的支持。
方案落地：稳步推进精细实施
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全面调研精准对接
在解决方案的实施过程中，合思首先对客户的系统进行了全面调研。深入了解客户的业务流程和数据情况，确定了接口传输方式。这就像是一场精准的手术，每一个步骤都经过了精心的规划和准备，确保系统能够与客户的现有业务完美对接，保障档案安全管理的顺利进行。 -
搭建系统规范管理
接着，合思搭建了自动归档系统，设置了智能组单规则和四性检测标准。这些规则和标准就像是一把精准的尺子，确保档案管理的准确性和规范性。每一份档案都能按照规定的流程进行管理，避免了人为因素的干扰。 -
数据接入清洗整理
然后，将客户的各类档案数据接入系统，并进行数据清洗和整理。这一步骤就像是给数据做了一次全面的体检，去除了数据中的杂质和错误，保证了数据的质量。只有高质量的数据，才能为企业的决策提供可靠的支持，进一步提升档案安全管理的水平。 -
测试优化培训赋能
最后，对系统进行了测试和优化，确保系统稳定运行。同时，对客户的相关人员进行了培训，使其能够熟练使用系统。这就像是为企业的员工配备了一把锋利的武器，让他们能够在数字化的战场上更加自信地应对各种挑战，保障档案安全管理的有效性。
成果闪耀：效率提升效益显著
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线上管理流程简化
实施解决方案后，年均60万+会计凭证和36万+银行回单的会计档案实现了线上单套制管理。以电子会计档案为核心，形成了多向、网状管理结构，大大简化了会计管理流程。员工们不再需要在繁琐的纸质档案中寻找信息，工作效率得到了显著提高，档案安全管理也更加可靠。 -
多维查询借阅便捷
档案多维度穿透查询功能，以电子借阅为主，简便高效。员工们可以随时随地查询和借阅所需的档案，节省了大量的时间和精力。这就像是为员工们打开了一扇便捷的大门，让他们能够更加轻松地获取所需的信息。 -
试点标杆效能提升
通过财政部电子凭证试点，该企业成为了地方财政局标杆试点企业代表。实现了财务数据自动化率91%以上，财务人员数量在规模翻倍扩张的情况下，仅发生个位数增长。管理效能大幅提升，企业在财务数字化转型的道路上迈出了坚实的一步，档案安全管理也得到了进一步的强化。 -
节约成本信心满满
财务会计档案电子化改造后，大幅节约了物理存储空间和维护成本。企业财务相关负责人表示有信心在2024年实现财务数据自动化率97%以上。这不仅体现了企业对自身发展的信心，也证明了合思解决方案的有效性，为档案安全管理提供了有力的保障。
客户盛赞：满意合作深化转型
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难题解决效率提升
客户对合思的解决方案给予了高度评价。他们表示，合思的方案有效解决了他们在财务档案管理方面的难题，提高了工作效率，降低了成本。曾经困扰企业的档案管理问题，在合思的解决方案下得到了完美解决，档案安全管理得到了切实保障。 -
操作简便功能强大
客户认为系统操作简便，功能强大，能够满足他们的实际需求。并且能够与现有的系统进行良好的对接，实现了数据的无缝流转。这就像是为企业量身定制的一套服装，合身又舒适，让企业在财务管理的道路上更加顺畅。 -
服务专业支持及时
客户对合思的服务团队非常满意。在项目实施过程中，他们得到了专业的指导和及时的支持。合思的服务团队就像是企业的贴心伙伴，始终陪伴在企业身边，为企业的发展保驾护航，确保档案安全管理工作的顺利进行。 -
持续合作提升竞争力
客户表示会继续与合思合作，进一步深化财务数字化转型，提升企业的竞争力。在合思的帮助下，企业将在数字化的浪潮中不断前行，实现更高的发展目标，档案安全管理也将不断完善。
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