数电票时代，合思档案助力企业档案安全管理升级

在数电票蓬勃发展的时代浪潮下，企业档案安全管理正面临着前所未有的挑战。2025年即将实现数电票全覆盖，这无疑给企业的财务档案管理带来了新的难题。数电票需要经过验签、解析，以XML格式存档，XBRL文件还要求写入财务入账信息。企业急需专业的“电子会计档案管理平台”，来适应“数字化凭证时代”对财务档案管理的严格要求。

在纸电混合的过渡阶段，企业不同层面的人员都在档案管理方面遭遇了困境。企业高管们面临着纸质档案管理成本居高不下的问题，大量的纸质档案不仅需要占用庞大的储存空间，而且档案数据缺乏有效的汇总整理，难以进行分析利用，这无疑阻碍了企业决策的科学性。财务人员则被海量的档案数据所困扰，整理档案不仅耗费大量时间，还需要手动逐一匹配、核对确认，工作枯燥繁复。业务人员在出差、招待后，报销的纸质票据需要留存再上交，繁琐的流程浪费了他们大量的时间和精力。

此外，企业在推行数字化的进程中，虽然通过OA系统、资金系统、合同系统、CRM系统、费控系统等建设，解决了线上业务处理的问题，但在归档、储存环节，仍然未能摆脱纸质文件储存的困境，数据存储依旧依赖线下载体。这些问题严重影响了企业档案管理的效率和安全性，使得档案安全管理成为企业亟待解决的重要问题。

合思档案：全面化解档案管理难题

合思档案为企业的档案安全管理提供了一套领先的整体解决方案。它采用单套制解决方案（标准方案）加上六大场景解决方案，能够满足企业在不同场景下的档案管理需求。合思档案广泛连接业财系统，实现了发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配，确保档案应收尽收。

合思档案不仅是一款管理工具，更是管理与服务的完美融合，能够助力企业实现思维方式的转型。对于CEO和企业高管来说，合思档案可以沉淀数据资产，保障企业的合规管理，提升企业财务档案的利用效率，挖掘财务档案数据的价值，为企业决策的数智化提供有力支持。对于归档员和财务人员而言，它可以提高工作效率，让他们告别重复低价值的工作，实现档案数据的同源，便于进行监控和分析。对于外部审计人员，合思档案能够实现档案外审的在线化和可溯源，支持一键查询借阅，权限一键下放和回收，大大提高了审计工作的效率和准确性。

合思档案核心功能：打造安全管理利器

• 多源采集：灵活高效获取数据
  在多源采集方面，合思档案基于跨系统数据集成要求，提供自动生成式Open API，实现快速集成。它还预制了系统连接器，能够自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件，同时支持自定义数据采集方案。对于不满足系统集成要求的零散会计资料，合思档案支持多种便捷的手动数据补录方式，如单张PDF大文件的处理，多张回单、发票的自动切割，以及自定义配置Excel导入模板，实现结构化数据的批量导入。这些功能确保了企业能够全面、准确地采集各类档案数据，为档案安全管理奠定了坚实的基础。

• 智能制档：高效整合数据资源
  合思档案的智能制档功能独具特色。它可以对会计档案关联规则进行可视化配置，实现不同系统、不同类别的核心会计凭证自动关联匹配及组装，将零散的数据整合形成完整的业务链组合数据。这一功能可减少90%的人工匹配工作量，同时还具备关联检索等辅助功能，以及关联任务执行进度可视化。已完成业务证据链组装的档案数据，可通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射，帮助财务人员更便捷地查询和更直接地分析档案数据，进一步提升了档案安全管理的效率。

• 档案管理：精细管控确保安全
  在档案管理方面，合思档案支持自定义创建用户管理角色，能够有效隔离各核算账套的数据权限，按照职能角色配置功能和操作权限，同时还可以自定义水印权限管理范围。它支持自定义档案目录分类，灵活拓展档案目录框架，动态自动封装归档接口。系统规范预置档号，既满足国标档号规则格式，又支持根据企业制度自主排列、扩展。这些功能使得企业能够对档案进行精细管控，确保档案的安全性和完整性。

• 档案应用：便捷查询挖掘价值
  合思档案的档案应用功能十分强大。它支持按照凭证维度、业务维度进行自定义查询，可按目录、全文检索，按检索条件快速定位结果，还支持批量检索。智能搭建多种类型组合关系结构树，实现业务单据、发票、银行回单维度与会计凭证维度的双向联查、相互追溯，呈现一站式预览效果。此外，它支持第三方业财系统直接查看档案信息，提供档案影像调阅接口，实现档案数据资产化，档案借阅服务过程透明化。通过这些功能，企业可以更加便捷地查询和利用档案数据，挖掘档案数据的潜在价值，提升档案安全管理的水平。

合思档案收益：实现企业价值提升

使用合思档案，企业能够获得显著的收益。首先，它能够实现显著的降本增效，帮助企业更有效地“收紧钱袋子”。彻底告别传统手工归档，无需打印档案，可节约70%的纸张成本和75%的整理成本。其次，电子会计档案管理成为闭环全量业财系统的“连接器”，补足了企业信息化建设的空白，拉通了业财税档全链路，提高了企业的整体运营效率。再者，合思档案让数据“活起来”，从数据到决策，真正实现了档案数据的价值利用。最后，它能够促进企业资源的重组，实现企业效益的最大化，使前后端数据同源，流程全息贯通，提升企业的管理能效，为企业的档案安全管理提供有力保障。

合思档案典型场景：覆盖多元业务需求

• 报销业务场景：保障财务合规
  在报销业务场景中，合思档案通过证据链完整性解决方案，对发票上传、商旅报销、报销付款、财务入账等环节涉及的发票、报销单、回单、凭证等进行关联匹配，自动检测档案证据链的完整性，保障财务合规，为企业的档案安全管理提供了有力的支持。

• 数电票管理场景：实现全流程闭环
  合思档案提供数电票接收 – 入账 – 归档一体化解决方案，支持以数电票为代表的符合电子凭证深化试点的9类电子凭证多渠道获取、验签、验真、解析、自动填报、入账、XBRL封装、归档等操作，实现数电票全流程闭环管理，确保数电票档案的安全管理。

• 实物档案管理场景：创新便捷利用
  在“纸电混合”阶段，合思档案通过纸电介质分策略、归档纸电统计、二维码状态同步完成实物档案全流程管理及定位，服务实物档案全流程线上化管理，实现实物档案的创新管理和便捷利用。它支持集团共享，批量作业，实时监控实物档案归档进度，提升了实物档案的安全管理水平。

• 外部审计场景：提升审计效率
  在外部审计场景中，审计人员可通过共享调阅解决方案，利用证据方案库、凭证抽凭查询、穿行调阅等功能，实现档案外审的在线化和可溯源，财务人员无需与审计人员重复沟通，补充审计资料，大大提高了审计工作的效率和档案安全管理的质量。

合思档案客户成功案例：见证卓越成效

某企业年单据量高达2.6亿，面临着会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案通过多系统采集数据，自动匹配组装档案，实现了档案管理的电子化和借阅管理的信息化。取得了业务和财务数据穿透联查、管理自动化、流程精简、降本增效的显著成效，如数据加载仅需30s，关联匹配只需15min，企业成本大幅降低，有效保障了企业的档案安全管理。

某世界上最大的重型装备制造商之一的集团型企业，面临着档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一、每月回单整理费时费力、实物档案异地管理财务信息难整合等问题。合思档案提供单套制管理方案，实现了标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保。整理匹配效率提升了80%，存储空间成本减少300册/年，纸张打印成本减少100万张纸/年，为企业的档案安全管理带来了显著改善。

某企业存在低效的档案管理现状和档案管理痛点，合思档案采用数据集成方案、业务检测方案、跨系统调阅方案，实现了统一储存、业务证据链完整、数据共享、全生命周期管理的成效。预估节省总体成本30W +/年，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%，有效提升了企业的档案安全管理水平。

某中国最大的K12民办教育集团之一存在业务系统多数据隔离、实物存档占用空间、财务账表归档装订复杂、实物凭证与业务分散等问题。合思档案通过数据集成方案、智能化制档方案、电子原文件独立管理，形成多向、网状管理结构，简化了会计管理流程，提高了工作效率，实现了档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效，保障了企业的档案安全管理。

在当前经济环境下，无论是政策推动、合规要求，还是为了帮助企业降本增效，电子会计档案已经成为企业数字化建设的必然选择。合思档案作为领先的电子会计档案管理平台，能够助力企业解决档案管理痛点，实现降本增效、合规经营和低碳运营，为企业的档案安全管理提供全方位的保障。

合思在北京、上海、杭州等多地设有办公地点，联系电话为400 – 105 – 6505，网站是www.hosecloud.com，您还可以通过微信公众号和微信小程序了解更多信息。如果您想体验合思档案为企业档案安全管理带来的卓越成效，不妨抓住机遇，尽快与合思取得联系，开启免费试用，踏上高效档案管理之旅。