合思档案：开启企业档案管理无纸化新时代

在纸电混合的时代浪潮中，企业的档案管理犹如陷入了一片荆棘丛林，面临着重重困境。企业高管们为纸质档案高昂的管理成本和庞大的储存占地而忧心忡忡，档案数据的零散与杂乱更是让分析利用成为了遥不可及的奢望。财务人员每日在海量的档案数据中苦苦挣扎，繁琐的整理、手动的匹配核对，消磨着他们的时间和精力。业务人员则被出差、招待报销后繁琐的纸质票据留存与上交流程搞得焦头烂额。

与此同时，企业还承受着巨大的成本压力和合规风险。高显性成本如纸质凭证输出的耗材费用、档案室和档案柜的存储空间成本居高不下；高隐形成本方面，手工装册归档的重复性工作让人疲惫不堪，查询调阅的条件又不够精细，数据无法得到有效利用；高合规风险更是如影随形，电子会计凭证文件缺乏有效的管理手段，一场不可抗力的灾难就可能让纸质档案毁于一旦。

面对这些难题，合思档案应运而生，为企业提供了一套先进的无纸化发票解决方案，帮助企业摆脱档案管理的困境，迈向高效、合规、数字化的新时代。

方案概述：一站式满足多元档案管理需求

合思档案以其领先的单套制解决方案（标准方案）搭配六大场景解决方案，宛如一座功能强大的桥梁，广泛连接企业的业财系统。它能够实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配和应收尽收，就像一位精准的管家，将企业不同场景下的档案管理需求一一妥善处理。

单套制解决方案更是独具匠心。它实现了便捷调阅不打印，让档案查询无需再在堆积如山的纸质文件中苦苦寻觅；混序归集免组装，使纸质原文件可以混序归档，大大提高了效率；电轨运行则让线上一套电子数据管理成为现实，财务档案的证据链完整无缺，全面反映企业的经营业务。通过这套方案，企业的会计档案无需打印，就能确保档案数据的完整、真实、合规。这无疑是一套极具前瞻性的无纸化发票解决方案，为企业档案管理带来了全新的变革。

核心功能亮点：科技赋能档案管理新体验

• 多源采集：灵活多样的采数之道
  在多源采集方面，合思档案展现出了强大的适应性。基于跨系统数据集成要求，它提供自动生成式Open API实现快速集成，还预制了系统连接器，能够自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件。同时，它支持自定义数据采集方案，就像一把万能钥匙，满足不同场景的采数需求。

对于那些不满足系统集成要求的零散会计资料，合思档案也提供了多种便捷的手动数据补录方式。无论是单张PDF大文件，还是多张回单、发票，都能实现自动切割；还能自定义配置Excel导入模板，实现结构化数据的批量导入。这种灵活多样的采数方式，让企业的档案数据采集更加高效、准确，是无纸化发票解决方案中的重要一环。

• 智能制档：规则引擎驱动的高效整合
  智能制档功能是合思档案的一大亮点。它通过规则引擎自动组装，会计档案关联规则实现可视化配置，不同系统、不同类别的核心会计凭证能够自动关联匹配及组装。这就像是一位智能的拼图大师，将零散的数据整合形成完整的业务链组合数据，减少了90%的人工匹配工作量。

此外，它还具备关联检索、全文检索等辅助功能，以及手工关联、手工解绑等修正操作，关联任务执行进度也能实现可视化。通过这些功能，企业的档案制档工作变得更加高效、精准，进一步提升了无纸化发票解决方案的实用性。

• 专用格式版式文件：创新存储降低成本
  合思档案的专用格式版式文件可自主采集结构化字段信息，摆脱了传统文件存储形式的束缚，实现了数据与可读文件的实时转化。这不仅降低了企业的档案存储成本，还支持自定义企业专用、个性化版式文件。档案盒内清单表、档案盒二维码等版式文件都能自定义调配生成，让档案的可扩展性更强。这种创新的存储方式，为企业的档案管理带来了新的思路，是无纸化发票解决方案的一大特色。

• 双模式检测：保障数据真实完整安全
  合思档案采用“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案，围绕财务数据文件、文件与文件之间的业务关系展开可用性、真实性、完整性、安全性的检测。通过这种全面的检测，保障了归档数据的真实、完整、安全、可用。

业务检测则基于企业不同的业务场景，提供灵活的档案关系上下游检测，支持金额、数量、票种等精细化方案配置，保障业务数据的完整性。检测结果可查阅、可追溯，让企业对档案数据的质量更加放心。这一双模式检测方案，为无纸化发票解决方案提供了坚实的数据保障。

用户收益：降本增效，激活数据价值

• 显著降本增效：收紧企业钱袋子
  使用合思档案，企业能够实现显著的降本增效。彻底告别传统的手工归档方式，档案无需打印，例如可以节约70%的纸张成本和75%的整理成本。这就像是为企业“收紧了钱袋子”，让企业在档案管理方面的支出大幅减少，将更多的资金投入到核心业务中。

• 拉通全链路：补足信息化建设短板
  电子会计档案管理成为闭环全量业财系统的“连接器”，合思档案补足了企业信息化建设的空白，拉通了业财税档全链路。就像将企业内部的各个环节紧密连接起来的链条，让信息流通更加顺畅，提高了企业的整体运营效率。

• 数据活起来：实现数据价值转化
  合思档案让数据“活起来”，从数据到决策，真正实现了档案数据的利用价值。通过多维检索、一站式预览、穿透联查等功能，企业可以快速准确地获取所需信息。这就像是为企业提供了一个精准的信息导航系统，让企业能够更加明智地做出决策，提升竞争力。

• 资源重组：实现效益最大化
  合思档案能够实现企业前后端数据同源，流程全息贯通，管理能效得到极大提升。通过资源重组，企业能够实现效益最大化，在激烈的市场竞争中占据更有利的位置。这正是无纸化发票解决方案为企业带来的重要价值。

典型场景：广泛适用，满足多样需求

• 共享调阅场景：精细化查询助力管控
  在共享调阅场景中，合思档案满足了企业多维度、精细化的档案查阅需求。它支持按照财务档案的企业账簿、会计期间、档案类型、业务字段等多维度查询条件进行查询，还具备一站式、穿透式、跨系统式等浏览能力。这就像是为企业提供了一个功能强大的档案搜索引擎，便于使用人员快速查找完整的业务链数据，满足企业档案数据的精细化管控需求。不同人员如财务人员、业务人员、审计人员、管理人员都能根据自身需求，找到相应的查询和使用方式。

• 数电票管理场景：全流程闭环管理解决方案
  在数电票管理场景中，合思档案提供了数电票接收 – 入账 – 归档一体化解决方案。它支持以数电票为代表的符合电子凭证深化试点的9类电子凭证多渠道获取、验签、验真、解析、自动填报、入账、XBRL封装、归档等操作，实现了数电票全流程的闭环管理。这一方案为企业的数电票管理提供了便捷、高效的无纸化发票解决方案，让企业在数电票时代更加从容应对。

• 实物备查场景：创新管理便捷利用实物档案
  在“纸电混合”阶段，基于会计档案原文件保管要求，合思档案通过纸电介质分策略、归档纸电统计、二维码状态同步完成实物档案全流程管理及定位。它服务于实物档案全流程线上化管理，实现了实物档案的创新管理和便捷利用。打标 – 到单 – 装盒 – 上架、集团共享批量作业、极简管理低碳环保等服务场景，让企业的实物档案管理更加高效、环保。

客户成功案例：真实见证，实力彰显

• 某企业：实现业财一体与降本增效
  某企业年单据量高达2.6亿，面临着会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等痛点。合思档案为其提供了多系统采集数据，自动匹配组装档案，实现档案管理电子化，借阅管理信息化等解决方案。通过这些措施，该企业实现了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效。例如，凭证与单据关联次数达350亿次，单据与单据关联次数达800亿次，以某月入库数据为例，数据加载仅需30s，关联匹配只需15min。这充分证明了合思档案无纸化发票解决方案的强大实力。

• 某集团型企业：单套制管理成效显著
  某世界上最大的重型装备制造商之一的集团型企业，面临着档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一、每月回单整理费时费力、实物档案异地管理财务信息难整合等问题。合思档案的单套制管理方案为其实现了安全合规存储、业务完整性检测、单套制落地，管理成效显著。整理匹配效率提升了80%，存储空间成本减少了300册/年，释放了1/3的空间，纸张打印成本减少了100万张纸/年。这一成功案例再次证明了合思档案无纸化发票解决方案的有效性。

• 某教育集团：简化流程提高效率
  某中国最大的K12民办教育集团之一存在低效的档案管理现状，如采集环节业务系统多数据隔离，纸质票据结构化数据提取困难，电子发票处理耗时费力；存储环节实物存档占用空间且易损坏；整理环节财务账表归档装订复杂；利用环节实物凭证与业务分散，查阅繁琐。合思档案为其提供了数据集成方案、智能化制档方案、电子原文件独立管理方案，管理成效明显。以电子会计档案为核心，形成了多向、网状管理结构，简化了会计管理流程，提高了工作效率。这也体现了合思档案无纸化发票解决方案在不同行业的适用性。

在当前经济环境下，无论是政策推动、合规要求，还是为了帮助企业降本增效，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择。合思档案作为一款优秀的无纸化发票解决方案，能够助力企业实现档案管理的高效、合规、数字化。企业应抓住这一机遇，选择合思档案开启档案管理的新征程。

合思在全国多地设有服务地点，为企业提供了便捷的服务支持。企业可拨打400 – 105 – 6505咨询电话，也可登录www.hosecloud.com网站，还能通过微信公众号和微信小程序了解更多信息。现在，点击免费试用，亲身体验合思档案无纸化发票解决方案的魅力，让企业档案管理从此焕然一新！