合思档案：助力企业会计档案管理数字化转型

在数字化浪潮的席卷下，企业的运营模式正经历着深刻的变革。尤其是在会计档案管理领域，随着2025年数电票全覆盖目标的推进，企业面临着前所未有的挑战。会计档案合规性要求日益严格，传统的管理方式已难以适应“数字化凭证时代”的发展需求。

纸电混合时代，企业在会计档案管理方面遭遇了诸多痛点。企业高管为纸质档案管理成本高、占地大而苦恼，且档案数据缺乏汇总整理，难以挖掘其潜在价值用于企业决策。财务人员则深陷档案数据量大、整理繁琐的困境，手动逐一匹配核对确认的工作枯燥又耗时。业务人员在出差招待后的报销环节，纸质票据留存上交流程繁琐，浪费了大量时间。

同时，企业还面临着高显性成本、高隐形成本和高合规风险等问题。纸质凭证输出耗材成本居高不下，档案室和档案柜的存储空间需求巨大；手工装册归档工作量大，查询调阅条件不够精细，数据无法有效利用；电子会计凭证文件缺乏有效的管理手段，纸质档案还可能因不可抗力因素损坏，这些都给企业的会计档案管理带来了巨大的压力。

此外，企业在推行数字化过程中，虽然通过OA、资金、合同、CRM、费控等系统建设解决了部分线上业务处理问题，但在归档、储存环节仍未摆脱纸质文件的束缚，数据存储的线下载体严重影响了企业全面数字化的进程。在此背景下，合思档案应运而生，它的出现为企业解决会计档案管理难题提供了有效的方案，满足了企业对会计档案合规性要求。

合思档案：全方位解决方案满足不同角色需求

合思档案为企业的不同角色提供了针对性的解决方案，方案全面且细致。

对于CEO/高管而言，合思档案能够沉淀数据资产，保障合规管理，提升企业财务档案利用效率。它可以深度挖掘财务档案数据价值，助力企业决策数智化，提升财务服务效率，打响数字化转型决胜之战。通过数字化手段，节约档案管理成本，提升档案利用效率，实现绿色低碳运营，满足会计档案合规性要求。

归档员/财务人员使用合思档案，能够告别重复低价值的工作，提高工作效率。档案数据同源，全流程透明流转，便于监控和分析，让档案管理变得轻松简单，大大提高了档案利用效率，确保会计档案符合合规性要求。

对于外部审计工作，合思档案实现了审计不进档案室的目标。审计工作可以在线化、可溯源，一键查询借阅，权限一键下放/回收。这让财务人员无需与审计人员重复沟通补充审计资料，提高了审计工作的效率和准确性，满足了会计档案合规性要求。

合思档案提供领先的单套制解决方案（标准方案）以及六大场景解决方案，广泛连接业财系统，能够实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配、应收尽收，全面满足企业不同场景下的档案管理需求，确保会计档案管理符合合规性要求。

合思档案核心功能：强大性能远超传统方式

合思档案拥有多项核心功能，相比传统的档案管理方式，具有显著的优势。

多源采集功能是合思档案的一大亮点。基于跨系统数据集成要求，它提供自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器，能够自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件。同时，它支持自定义数据采集方案，满足不同场景的采数需求。对于不满足系统集成要求的纸质文件、电子文件等零散会计资料，还支持多种便捷手动数据补录方式，确保会计档案数据的全面采集，满足会计档案合规性要求。

智能制档能力是合思档案的又一强大功能。会计档案关联规则可视化配置，不同系统、不同类别的凭证、单据、发票及银行回单等核心会计凭证能够自动关联匹配及组装，整合零散数据形成完整的业务链组合数据，减少了90%的人工匹配工作量。此外，还有关联检索、全文检索等辅助功能和手工关联、手工解绑等修正操作，关联任务执行进度可视化，大大提高了档案制作的效率和准确性，符合会计档案合规性要求。

合思档案提供专用格式版式文件，自主采集结构化字段信息，摆脱了传统文件存储形式，实现数据与可读文件实时转化，降低了企业档案存储成本。它支持自定义企业专用、个性化版式文件，档案盒内清单表、档案盒二维码等版式文件可以自定义调配生成，档案可扩展性更强，满足了企业对会计档案管理的个性化需求，符合会计档案合规性要求。

在数据检测方面，合思档案采用“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案。按照财政部、档案局的电子归档管理最新规定建设，围绕财务数据文件、文件与文件之间业务关系展开可用性、真实性、完整性、安全性的检测，保障归档数据真实、完整、安全、可用。基于企业不同业务场景，提供灵活的档案关系上下游检测，支持金额、数量、票种等精细化方案配置，保障业务数据完整性，检测结果可查阅，可追溯，确保会计档案符合合规性要求。

合思档案应用案例：不同企业场景下的成功实践

合思档案在不同类型的企业中都有成功的应用案例，为企业解决了实际问题，带来了显著的管理成效。

在年单据量2.6亿的企业中，会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力是主要痛点。合思档案通过多系统采集数据，实现业务、财务数据应收尽收。自动匹配组装档案，会计凭证上下游单据以树状结构呈现，档案管理电子化，借阅管理信息化，安全保障可追溯。简化装订流程，1分钟快速定位数据，减少打印与邮寄。管理成效显著，业务 + 财务数据穿透联查，会计凭证上下游单据树状结构清晰明了，管理自动化，企业成本降低，流程精简，财务人员增效，装订简化，节约了企业显性成本，满足了会计档案合规性要求。

对于共享中心统建的集团型企业，档案管理流程复杂、人工环节多，凭证附件标准/会计档案管理制度不统一，每月回单整理费时费力，实物档案异地管理、财务信息难整合、政策落地难等问题较为突出。合思档案的单套制管理方案包括安全合规存储，OCR识别附件和回单，自动提取发票/回单台账，存储发票/回单原文文件，保护电子凭证原生态；业务完整性检测，系统取代人工方式，灵活搭建检测方案，智能检测会计档案的完整性；单套制落地，混序归档 + 银行回单分类归档，以单套制推进档案无纸化。管理成效明显，实现了标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保，积极响应政策，整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，释放1/3，纸张打印成本减少100万张纸/年，符合会计档案合规性要求。

在多系统数据互联的企业中，低效的档案管理现状和档案管理痛点较为明显，如会计档案散落各系统、档案数据未有效整理利用，日常检索依赖多端系统分散查询，纸质档案管理为主、实物翻阅效率低、易损坏、易丢，电子发票、电子银行回单存档不合规范等。合思档案的单套制管理方案有数据集成方案，广泛连接，标准统一，接口开放服务，自定义扩展，配置化的接口方案，即开即用，应收尽收；业务检测方案，精细化至元数据层级的关联规则引擎，站在财务视角配置符合“四流合一”的数据检测方案，能快速核查档案关系链条是否完整匹配，数据金额是否准确匹配；跨系统调阅方案，通过业务系统与档案系统的调阅交互，使得业务系统所查询数据根据权限和自动查询条件，可直接跨系统调阅完整业务链条的档案数据。管理成效包括统一储存，打破数据孤岛，整合凭证、单据、合同、回单等，统一储存，统一标准，统一管理；业务证据链完整，会计资料勾稽关系搭建，实现以业务为核心的证据链条，实现业财一体双向穿透，还原业务全貌；数据共享，一站式查阅，以聚合化、结构化，业务化的档案数据呈现会计资料的结构树，查阅业务全貌便捷高效；全生命周期管理，原文件独立数字化管理，会计资料的建立、查阅、借阅、销毁全生命周期可控，有效减低财务管控风险，满足会计档案合规性要求。

在中国最大的K12民办教育集团之一的企业中，低效的档案管理现状较为突出，如采集环节业务系统多、系统独立数据隔离，纸质票据结构化数据提取困难，电子发票打印/查重/验伪耗时费力、浪费纸张；存储环节实物存档占用空间，档案人员专人管理，受环境因素影响或保管不善导致不同程度的损坏，企业面临风险；整理环节财务账表归档装订复杂，不断重复进行档案录入的操作，耗时长易出错；利用环节实物凭证与业务分散，无法智能搜索、准确查找，查阅繁琐，多系统翻查原始单据、附件、纸质凭等，档案借还状态更新不及时，无系统留痕，无法多人借阅。合思档案的单套制管理方案包括数据集成方案，按照归档范围、归档标准梳理业务档案归档场景，实现应收尽收，统一数据标准，夯实数据分析基础，灵活运用动态API接口，按阶段延展档案管理范围；智能化制档方案，按照业务管理规范和归档管理规范，搭建全业务版式文件自动生成及归档，按照统一的业务逻辑，搭配可视化关联规则配置，通过业务映射打破财务数据和业务数据的数标签，将业务证据链搭建完成，实现智能化自动组装；电子原文件独立管理，电子原文件独立式管理与凭证组合式管理，完成电子票据的合规存档，为参加电子凭证会计数据标准化试点打下坚实基础。管理成效是以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效，符合会计档案合规性要求。

在当前经济环境下，无论是政策推动、合规要求，还是为了帮助企业降本增效，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择。合思档案能助力企业实现财务无纸化、低碳发展、数字化转型，实现会计档案价值的深度应用。

合思档案已经服务了众多事业单位及院校、央企、行业领军企业、国家试点企业，如广东某高校、中交集团、好想味、海亮教育科技服务集团等，获得了客户的高度认可。例如，海亮教育在使用合思档案后，所服务的单位由15家增长到298家，作业人员从16人增长到25人，共享单位数量增加18.9倍，作业人员仅增加9人，凭证自动化率达到91.6%。

合思秉承以客户为中心的服务理念，在北京、上海、杭州等多地设有服务地点，拥有专业的团队和丰富的经验，能够为企业提供优质的服务和支持。企业可通过拨打400 – 105 – 6505电话、访问www.hosecloud.com网站、扫描微信公众号二维码和微信小程序二维码等方式联系合思，获取合思档案的详细信息和服务。如果你想体验合思档案为企业会计档案管理带来的便捷与高效，不妨免费试用一下，开启企业会计档案管理的数字化新时代。