在当今数字化浪潮席卷的时代，科技企业正以前所未有的速度发展。高新兴科技集团作为一家上市企业，是智慧城市物联网产品与服务的佼佼者。这家聚焦技术创新应用的高科技公司，每年在研发上的投入超过营业收入的10%，拥有核心知识产权超2000项。其规模不容小觑，员工数量达3000 + 人，国内服务网点有170多个，同时运行着5个信息化系统，每年产生的银行回单数10万 + ，发票数15万 + ，电子凭证量更是高达30万 + 。
然而，随着企业的不断发展壮大，高新兴科技集团在档案管理方面逐渐面临着诸多挑战。这些问题如同隐藏在暗处的礁石，随时可能影响企业的高效运营。接下来，让我们深入了解高新兴科技集团在档案管理方面的具体情况。
档案管理痛点凸显：成本隐患效率低
高新兴科技集团的报销、采购付款等业务流程，需要进行大量的打印、整理、装订及归档工作。这不仅占用了库房人员的大量管理成本，而且借阅流程及实物借出十分繁琐。每一次的档案借阅，都需要经过层层审批，耗费大量的时间和人力，使得档案管理成本居高不下。
在合规性方面，电子源文件未进行合规保存，不符合会计电子档案管理法规。档案归档规范完全依靠人工控制，缺乏系统化的控制手段，这就如同在沙滩上建房子，存在着巨大的合规性隐患。一旦出现问题，企业可能面临严重的法律风险。
此外，目前公司查询相关发票、收付款凭据及其他附件的难度较大。由于不能实现跨系统调阅，员工在查询档案时需要在多个系统中来回切换，耗费大量的人力和时间。档案利用效率低下，严重影响了企业的工作效率和决策速度。
合思方案精准出击：异构对接制档利用
面对高新兴科技集团在档案管理方面的重重困境，合思为其量身定制了一套信息化管理方案。
首先是对接各类异构系统。合思利用生成式接口自动采集档案数据，将NCC、U9、OA、CBS等系统连接起来。这种方式大大降低了开发成本，就如同搭建了一座高效的桥梁，让不同系统之间的数据能够顺畅流通。通过这种连接，企业无需再为不同系统之间的数据传输和整合而烦恼，实现了数据的集中管理和共享。
其次是自动制档功能。合思的方案能够实现凭证数据的自动匹配组装，通过业务检测保障证据链的完整。同时，档案关联规则可以进行可视化配置，不同系统、不同类别会计凭证能够自动关联匹配及组装，形成完整的业务链组合数据。这一功能的实现，就像是给财务人员配备了一个智能助手，大大释放了财务人员的精力，让他们能够将更多的时间和精力投入到更有价值的工作中。
最后是档案全场景数字化利用。合思的方案打破了传统档案查询需要在同个系统上下联查、切换模块以及切换多个系统的壁垒。用户只需一键操作，就可以查询多系统凭证相关的数据及影像信息。这就如同拥有了一把万能钥匙，能够快速、准确地打开档案信息的大门，大大提高了档案的利用效率。
方案实施有序推进：系统对接规则配置
合思为高新兴科技集团实施的信息化管理方案，有着严谨的实施步骤。
第一步是进行各类异构系统的对接。利用生成式接口，自动采集档案数据，将NCC、U9、OA、CBS等系统紧密连接起来。在这个过程中，技术团队需要进行大量的调试和优化工作，确保各个系统之间的数据传输准确无误。就像搭建一座复杂的建筑，每一个环节都需要精心设计和施工，才能保证整个系统的稳定运行。
第二步是对凭证数据进行关联规则的可视化配置。通过可视化的界面，财务人员可以方便地设置不同系统、不同类别会计凭证的关联规则，实现自动关联匹配及组装。这一步骤的关键在于规则的合理性和准确性，需要结合企业的实际业务情况进行深入分析和设置。
方案成果显著呈现：效率提升成本节约
经过一段时间的实施，合思为高新兴科技集团提供的信息化管理方案取得了显著的成果。
在归档效率方面，提升了90%。原本繁琐的档案归档工作，现在变得轻松快捷。财务人员再也不用为大量的纸质档案整理和装订而烦恼，工作效率得到了极大的提高。这就如同给企业的档案管理工作装上了一台高速引擎，让整个流程运转得更加顺畅。
在成本节约方面，为企业年节约成本30万 + 。通过降低档案管理成本、提高工作效率，企业的运营成本得到了有效控制。这不仅为企业带来了实实在在的经济效益，也提升了企业的竞争力。
客户评价高度认可：效率成本双丰收
高新兴科技集团对合思的信息化管理方案给予了高度评价。他们认为，合思的方案有效解决了档案管理效率低的问题。一键查询多系统凭证相关数据及影像信息的功能，让员工在工作中节省了大量的时间和精力，提高了工作效率。
同时，企业对节约成本方面也表示十分满意。30万 + 的年成本节约，为企业的发展提供了更多的资金支持。合思的方案为企业带来了实际的经济效益，让企业在市场竞争中更具优势。
在当前的经济环境下，企业降本增效的需求愈发迫切。合思作为一家为企业单位提供财务数据化产品和服务的科技公司，凭借其敏捷的财务收支管理平台，已经帮助7000 + 付费企业、300万 + 未来财务人实现了降本增效、合规经营和低碳运营。
如果你也希望像高新兴科技集团一样，解决档案管理中的难题，实现降本增效的目标，不妨选择合思的信息化管理方案。现在，你可以免费试用合思的产品，开启财务数智化转型之旅，让有限的资源发挥出更大的价值。
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