在数字化浪潮席卷的当下，企业财务管理正面临着前所未有的挑战与机遇。随着2025年数电票全覆盖目标的推进，企业财务档案管理迎来了新的变革。数电票需经过验签、解析，并以XML格式存档，XBRL文件更要求写入财务入账信息，这使得企业急需专业的“电子会计档案管理平台”来适应“数字化凭证时代”的财务档案管理需求。
然而，在纸电混合的时代，企业在档案管理方面面临着诸多痛点。企业高管们常常为纸质档案管理成本高、储存占地大且档案数据难以分析利用而苦恼。财务人员则要应对海量的档案数据，整理工作不仅耗费大量时间，还需手动逐一匹配核对，繁琐至极。业务人员在出差、招待后的报销过程中，纸质票据留存上交流程繁琐，也给工作带来了极大的不便。
同时，企业还面临着高显性成本、高隐形成本和高合规风险等问题。纸质凭证输出耗材成本高，档案室和档案柜等存储空间需求大；手工装册归档重复性工作量大，查询调阅条件颗粒度粗糙，导致数据不能有效利用；电子会计凭证文件缺乏有效管理手段，不可抗力还可能导致纸质档案损坏。此外，企业在推行数字化过程中，虽然通过OA系统、资金系统等解决了线上业务处理问题，但在归档、储存环节仍未解决纸质文件储存问题，数据存储线下载体也影响了企业全面数字化的实现。
面对这些行业痛点，合思档案应运而生，为企业提供了全面、高效的档案管理解决方案。
多元角色定制：合思档案的全场景解决方案
合思档案充分考虑了企业不同角色的需求，为CEO/高管、归档员/财务、外部审计等提供了针对性的解决方案，满足了企业不同场景下的档案管理需求。
对于CEO/高管而言，合思档案能够沉淀数据资产，保障合规管理，提升企业财务档案利用效率，挖掘财务档案数据价值，助力企业决策数智化，实现降本增效和绿色低碳运营。通过对财务档案数据的深度分析，企业高管可以更好地了解企业的财务状况，为企业的战略决策提供有力支持。
归档员/财务人员则可以借助合思档案提高工作效率，告别重复低价值的工作。合思档案实现了档案数据同源、全流程透明流转，便于监控、分析，让档案管理工作变得轻松简单。财务人员可以更加专注于核心业务，提高工作质量和效率。
在外部审计方面，合思档案实现了档案外审在线化、可溯源，支持一键查询借阅，权限一键下放/回收。这使得财务人员无需与审计人员重复沟通补充审计资料，大大提高了审计工作的效率和准确性。
合思档案还提供了领先的单套制解决方案（标准方案）+六大场景解决方案，广泛连接业财系统，实现发票/回单/凭证/单据/自定义档案的自动匹配、应收尽收。无论是何种类型的企业，都能在合思档案中找到适合自己的档案管理方案。
核心功能赋能：合思档案的创新优势
合思档案拥有一系列强大的核心功能，相比传统档案管理方式具有显著的优势。
多源采集功能是合思档案的一大亮点。它支持接口互联自主采集，基于跨系统数据集成要求，提供自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器，能够自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件。同时，还支持自定义数据采集方案，满足企业多样化的需求。对于不满足系统集成要求的零散会计资料，合思档案提供了单张PDF大文件多张回单/发票自动切割、自定义配置Excel导入模板实现结构化数据批量导入等便捷补录方式，确保会计软件集成的全面性和准确性。
智能制档方面，合思档案通过规则引擎自动组装，会计档案关联规则可视化配置，不同系统、不同类别的核心会计凭证可以自动关联匹配及组装，减少了90%的人工匹配工作量。同时，还具备辅助人工整理功能和关联任务执行进度可视化，方便财务人员进行管理和监控。字段映射功能则让已完成业务证据链组装的档案数据通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射，方便财务人员查询分析，进一步提升了会计软件集成的智能化水平。
专用格式版式文件功能也是合思档案的一大特色。它能够自主采集结构化字段信息，摆脱传统文件存储形式，实现数据与可读文件实时转化，降低企业档案存储成本。同时，支持自定义企业专用、个性化版式文件，档案盒内清单表、档案盒二维码等版式文件可自定义调配生成，使档案更具扩展性和灵活性，为会计软件集成提供了更加便捷的支持。
此外，合思档案还具有“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案。围绕财务数据文件、文件与文件之间业务关系展开可用性、真实性、完整性、安全性的检测，保障归档数据真实、完整、安全、可用。业务检测基于企业不同业务场景，提供灵活的档案关系上下游检测，支持金额、数量、票种等精细化方案配置，保障业务数据完整性，检测结果可查阅、可追溯，确保了会计软件集成的数据质量。
成功案例见证：合思档案的卓越成效
合思档案在不同类型的企业中都得到了广泛应用，并取得了显著的成效。
某企业年单据量高达2.6亿，面临着会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力的问题。合思档案通过多系统采集数据，自动匹配组装档案，实现了档案管理电子化和借阅管理信息化。这使得企业实现了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效的目标。业务和财务数据可以穿透联查，管理更加自动化，企业成本也得到了有效降低。数据指标上，凭证总量达到14W + 、单据总量达到50W + ，充分证明了合思档案在会计软件集成方面的强大能力。
世界上最大的重型装备制造商之一的集团型企业，面临着档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一、每月回单整理费时费力、实物档案异地管理财务信息难整合等问题。合思档案采用单套制管理方案，实现了安全合规存储、业务完整性检测和单套制落地。这使得企业实现了标准化落地，力保电子会计档案合规，同时还实现了低碳环保的目标。整理匹配效率提升了80%，存储空间成本减少了300册/年，纸张打印成本减少了100万张纸/年，体现了合思档案在大型企业会计软件集成中的重要作用。
某企业存在低效的档案管理现状和档案管理痛点，如档案散落各系统未有效整理利用、日常检索依赖多端系统分散查询、纸质档案管理存在诸多问题、电子发票和回单存档不合规范等。合思档案的单套制管理方案包括数据集成方案、业务检测方案和跨系统调阅方案，取得了统一储存、业务证据链完整、数据共享、全生命周期管理的成效。预估节省总体成本30W + /年，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%，展示了合思档案在解决企业档案管理难题方面的显著效果。
中国最大的K12民办教育集团之一存在低效的档案管理现状，在采集、存储、整理、利用等环节都有问题。合思档案采用数据集成方案、智能化制档方案和电子原文件独立管理方案，以电子会计档案为核心形成多向、网状管理结构，简化了会计管理流程，提高了工作效率，实现了档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效，为教育行业的会计软件集成提供了成功范例。
在当前经济环境下，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择。合思档案凭借其先进的技术、强大的功能和丰富的实践经验，能够助力企业实现数字化转型和降本增效的目标。合思档案拥有计算机软件著作权、国家发明专利证书、ISO信息安全管理体系认证等，且国家四部委官方试点100%成功验收，值得企业信赖。
合思在北京、上海、杭州等多地设有办公地点，电话400 – 105 – 6505，网站www.hosecloud.com，还可通过微信公众号和小程序获取更多信息，方便企业联系咨询。众多事业单位及院校、央企、行业领军企业、国家试点企业等都已选择合思档案，如广东某高校、中交集团、好想味等，企业可放心选择。
如果您也想解决档案管理难题，实现企业的数字化转型和降本增效，不妨点击免费试用合思档案，开启企业会计档案管理的新时代！
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