在当今数字化浪潮席卷的时代，企业的财务数字化转型已成为提升竞争力的关键。以北京动力源科技股份有限公司为例，这家成立于1995年的企业，是我国第一家在上海证券交易所主板上市的电源行业企业。其业务聚焦数据通信、智慧能源、新能源汽车三大业务板块，产品广泛应用于国家重点建设项目，还在2022年3月入选北京市专精特新“小巨人”企业。
早在2011年，动力源就敏锐地察觉到财务数字化转型和业财融合的重要性，开启了漫长的系统自研之旅。然而，现实却充满挑战，整体流程依旧复杂，系统壁垒高耸，与预期目标存在较大差距。到了2021年，动力源决定与合思携手，期望借助合思的专业能力解决多系统林立、数据孤岛等问题，推进采购流程电子化，实现财务数字化的飞跃。
转型痛点：采购流程电子化前的困境
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操作繁琐合规难
动力源在采购流程电子化之前，员工在进行申请单提交时，需要在各个系统之间频繁切换，操作体验极差。财务人员在处理报销数据时，只能通过手工录入系统，不仅效率低下，还容易出现错误。发票的验真、查重工作也全靠手工完成，假票、错票、重票的情况难以避免。差标核对、贴票、制证等基础性工作占据了大量时间，使得员工和财务人员都疲惫不堪。 -
系统割裂信息滞
同一个报销信息，审批、预算、差标分散在多个系统中管理，无法及时联动。这导致财务制度难以落地，数据报表只能依赖手工统计，耗时费力。管理者无法实时掌握数据信息，对业务运营的偏差难以做到及时纠正，采购流程电子化的缺失使得企业的决策效率受到严重影响。 -
业务复杂稽核繁
动力源主营通讯基站建设，业务人员需要高频深入全国各乡镇开展项目。报销涉及的事项和发票类型繁多，稽核工作变得异常繁琐。不同类型费用的支付方式也各不相同，机票、酒店由员工订购企业支付，火车票、打车由员工垫资，这进一步增加了财务管理的难度。 -
架构复杂流程乱
随着公司组织架构迅速扩展到全国，管理程度不一致。总部通过纸质单据提交出差申请，分公司通过PC端OA系统提交差申请，业务流程难以统一。出差申请通过后，员工仍需通过TMC系统重新提交订票申请，操作重复，信息一致性难以保证，采购流程电子化迫在眉睫。
合思方案：采购流程电子化的良方
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系统集成破孤岛
合思为动力源提供的解决方案中，系统集成是关键的一步。将动力源HR系统的人员基础信息、部门负责人、组织架构与合思费控同步，同时将动力源BPM系统中的订单数据与合思费控同步。这样一来，实现了订单支出成本的实时归集和统计，打破了数据孤岛，让员工告别了多系统繁复操作，为采购流程电子化奠定了坚实的基础。 -
无需报销提体验
合思的“无需报销”模式，让业务人员因公消费免垫资、免开票，极大地提升了员工的幸福感。消费过程受到申请单和差标的管控，确保消费即合规。财务人员则可以统一对账，自动拆分子对账单并发起审批，自动创建结算单，发票明细自动绑定，凭证自动生成，一键归档，大大提高了采购流程电子化的效率。 -
连接强大促流转
合思的系统连接能力十分强大，采用Open API（开放接口）与自定义流程引擎技术，支持以标准化方式对接第三方系统，从而打破了数据流转壁垒。在实际应用中，待审批信息能够自动同步到各部门负责人，业务数据可以跨系统同步应用，加快了业务处理和数据统计效率，使得采购流程电子化更加顺畅。
实施步骤：采购流程电子化的推进
合思团队与动力源紧密合作，在疫情影响的大环境下，共同推进采购流程电子化项目。项目历经准备、蓝图设计、系统实现上线准备、功能测试和内部运维各个阶段，双方共同见证了项目的每一个里程碑进度。
双方高层领导对项目高度重视，项目经理周晓培顶住了项目要求高、时间要求紧的压力，克服了各种困难。为了保证项目进度，他加班加点，有效沟通并提供成功客户实施案例作为参考，恪尽职守地解决遇到的难题，确保采购流程电子化项目顺利推进。
转型成果：采购流程电子化的效益
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效率提升显成效
实施采购流程电子化后，动力源的员工报销周期由4周缩减至1周以内，效率提升了300%。会计工作量大幅缩减，人员成本节约约50%。这不仅提高了企业的运营效率，还降低了人力成本，为企业的发展提供了有力支持。 -
员工体验大优化
申请单信息自动赋值，聚合消费，同屏比价，极大地缩短了员工填报时间，简化了报销流程，提升了员工的使用体验。员工因公消费可以多渠道同屏比对，全场景无需垫资，让员工能够更加专注于业务工作。 -
财务工作得减负
审批有依据，费控更合规，结算更统一。财务人员无需将大量时间花费在发票校验真伪、认证、审计等流程，降低了基础工作压力。从手动制作单据到智能制单，财务人员可以节省更多精力做更有价值的工作，进一步提升了采购流程电子化的价值。 -
管理决策再升级
实现了事前预算 – 事中控制 – 事后分析的全程管控，管理者能够随时随地查看财务数据，动态掌握企业信息。通过综合分析报表发现问题，对业务运行进行高效、及时、准确的决策，彻底摆脱了企业传统费控先发生后退责的“盲盒”模式，采购流程电子化让企业的管理决策更加科学。
动力源通信、海外业务财务总监陈华林表示，面对复杂的需求，合思总能第一时间解决。合作只是服务的开始，未来还要继续结合动力源的业态和组织变化，用敏捷、丰富的无需报销应用场景配合企业全球化业务。
众多像动力源这样的企业在合思的帮助下实现了财务数字化转型，推进了采购流程电子化，取得了显著的成效。如果您的企业也面临类似的财务难题，不妨选择合思，开启财务数字化转型之旅，让有限更有效。现在就可以免费试用合思的解决方案，体验采购流程电子化带来的变革。
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