合思档案管理平台：助力企业电子资料存储数字化转型

在当今数字化浪潮席卷的时代，企业数字化转型已成为必然趋势。电子会计档案管理作为企业数字化建设的重要组成部分，其重要性日益凸显。北京合思信息技术有限公司自2014年创立以来，始终致力于为企事业单位提供财务数智化产品和服务。凭借其敏捷的财务收支管理平台，帮助企业挖掘更多净利润。旗下的合思档案，作为领先的单套制电子会计档案管理平台，能够实现电子会计档案全流程合规化、自动化、数字化闭环管理，为企业的电子资料存储带来了全新的解决方案。

随着2025年数电票全覆盖目标的临近，企业财务档案管理面临着新的挑战。在企业推行数字化的过程中，归档、储存环节仍然存在纸质文件储存以及数据存储线下载体等问题。电子会计档案成为了实现企业全面数字化的“最后一公里”，而专业的“电子会计档案管理平台”则是适应“数字化凭证时代”财务档案管理要求的关键。

数电票扩张：电子资料存储新挑战

当前，数电票正呈现出快速扩张的市场形势。在收票政策方面，2016年1月1日，财政部、国家档案局令第79号肯定了电子会计档案的法律效力，满足相关条件的可以仅以电子形式归档；2020年3月23日，国家档案局、财政部财会[2020]6号又进一步肯定了电子凭证的法律效力，满足相关条件的，可仅以电子会计凭证报销入账归档。从部门规章到国家法律，全面肯定了电子档案的法律效力，电子会计凭证可以以电子形式保存形成电子会计档案。

在开票方面，全国36个省市区已经实现了数电票试点全覆盖。由于数电票管理要求的特殊性，企业需要专业的“电子会计档案管理平台”来适应“数字化凭证时代”的财务档案管理要求。例如，数电票须经过验签、解析，以XML格式存档等。这对数电票的电子资料存储提出了更高的要求。

纸电混合困境：电子资料存储难题多

在纸电混合时代，企业的电子资料存储面临着诸多问题和成本风险。对于企业高管来说，纸质档案管理成本花费巨大，不仅需要占用大量的储存空间，而且档案数据没有汇总整理，难以进行分析利用。这使得企业在决策过程中缺乏有效的数据支持，影响了企业的发展。

财务人员则要面对档案数据量大、整理耗费时间的困扰。他们需要手动逐一匹配、核对确认，工作枯燥繁复，导致工作热情丧失。这不仅降低了工作效率，还容易出现错误，影响企业的财务管理。

业务人员在出差、招待后报销时，需要留存纸质票据并上交，流程繁琐耗费时间。这不仅增加了业务人员的负担，还影响了企业的报销效率。

此外，企业还存在高显性成本和高隐形成本。纸质凭证输出耗材成本高，档案室和档案柜等存储空间需求大；手工装册归档重复性工作量大，查询调阅条件颗粒度粗糙，数据不能有效利用。同时，企业还面临着高合规风险，电子会计凭证文件无有效管理手段，不可抗力导致纸质档案损坏等问题。这些问题都严重影响了企业的电子资料存储和管理。

合思档案策略：电子资料存储新方案

合思档案为不同角色提供了整体解决方案策略。对于CEO/高管来说，合思档案可以沉淀数据资产，保障合规管理，提升企业财务档案利用效率，挖掘财务档案数据价值，助力企业决策数智化，降本增效，实现绿色低碳运营。通过合思档案，企业高管可以更加方便地获取和分析财务档案数据，为企业的决策提供有力支持。

对于归档员/财务人员，合思档案可以提高工作效率，告别重复低价值工作。使档案数据同源，便于监控、分析，轻松完成档案管理，提高档案利用效率。财务人员可以通过合思档案实现档案的自动化管理，减少手动操作，提高工作效率。

对于外部审计，合思档案可以实现档案外审在线化、可溯源，一键查询借阅，权限一键下放/回收，财务无需与审计重复沟通补充审计资料。这使得外部审计更加便捷、高效，提高了审计的准确性和可靠性。

合思档案提供领先的单套制解决方案（标准方案）+六大场景解决方案，满足企业不同场景下的档案管理需求。它广泛连接业财系统，实现发票/回单/凭证/单据/自定义档案的自动匹配、应收尽收，为企业的电子资料存储提供了全面的解决方案。

核心模块助力：电子资料存储提效率

合思档案拥有多个核心模块，为企业的电子资料存储提供了强大的支持。大数据解决方案支持百亿级单据量的匹配关联，海量数据秒级查询。它深入提取、匹配、查询、预览、下载、存储等多个环节，提高档案管理效率、释放档案数据价值。通过大数据解决方案，企业可以快速准确地获取和分析电子资料，为企业的决策提供有力支持。

档案扩展解决方案可通过生成式OpenAPI和自定义档案目录帮助企业扩展档案管理范围，实现不同档案类型的高效管理。它提供可扩展的档案目录、自动化的接口封装，实现不同档案类型归档接口配置化。这使得企业可以根据自身需求灵活扩展档案管理范围，提高电子资料存储的灵活性和适应性。

证据链完整性解决方案通过可视化的规则引擎，提供不同组合形式的档案匹配组装能力。依照不同类型档案规则将零散的档案数据进行业务关联组装，形成完整档案证据链，创造性提供财务视角下完整性检测方案，保障财务合规。通过证据链完整性解决方案，企业可以确保电子资料的完整性和准确性，提高财务合规性。

数电票解决方案支持以数电票为代表的符合电子凭证深化试点的9类电子凭证多渠道获取、验签、验真、解析、自动填报、入账、XBRL封装、归档等操作，实现数电票全流程闭环管理。这使得企业可以更加方便地管理数电票的电子资料存储，提高数电票的管理效率。

竞争优势凸显：电子资料存储选合思

与其他产品相比，合思档案具有明显的竞争优势。它能实现便捷调阅不打印，混序归集免组装，打破物理空间限制在线自由调阅。预置规则引擎自动匹配业务数据、银行回单、会计凭证与发票等，确保档案完整性的同时自由穿透档案链。这使得企业可以更加方便地获取和利用电子资料，提高工作效率。

合思档案可实现100%自动归档，强大的规则匹配能力，最大程度的减少人工介入，实现自动组装、归档。这不仅提高了电子资料存储的效率，还减少了人工错误，提高了数据的准确性。

合思档案符合国家政策要求，电子会计档案合规性管理，满足国家档案局发布的相关规定以及各类电子凭证会计数据标准试点要求。这使得企业可以放心使用合思档案，不用担心合规问题。

此外，合思档案拥有灵活承接、持续迭代的能力，满足接收管理数电票的能力，且拥有稳定的迭代能力，及时应对变化。这使得合思档案能够不断适应企业的需求，为企业提供更好的电子资料存储服务。

成功案例见证：电子资料存储显成效

合思档案已经在众多企业中得到了成功应用，取得了显著的成效。海亮教育在使用合思档案后，所服务的单位由15家增长到298家，作业人员从16人增长到25人，共享单位数量增加18.9倍，作业人员仅增加9人，凭证自动化率达到91.6%。这表明合思档案可以帮助企业提高管理效率，降低成本。

徐福记多地连锁门店，70 +分公司，年数据量2.6亿，合思档案上线后全集团无纸化，在线匹配组装，异地线上调阅，管理效率大大提升。这使得徐福记可以更加方便地管理电子资料存储，提高企业的运营效率。

中交水规院单套制有效支撑了无纸化政策的落地，切实减少了打印存储的成本，系统上线后档案整理耗时、存储空间和耗材的成本均有显著减少，审计人员对电子会计档案系统所带来的便利性和安全性给予了肯定。这表明合思档案可以帮助企业实现无纸化办公，降低成本，提高管理效率。

某企业年单据量2.6亿，使用合思档案后实现业务 + 财务数据穿透联查，会计凭证上下游单据树状结构呈现，管理自动化，档案管理电子化、信息化，借阅管理、档案室管理规范化，企业成本降低，流程精简，财务人员增效，装订简化，节约企业显性成本。这表明合思档案可以帮助企业提高管理效率，降低成本，实现电子资料存储的数字化转型。

服务体系保障：电子资料存储更安心

合思档案提供全流程的服务，包括档案采集、整理、存储、利用等各个环节，实现电子会计档案全生命周期管理。这使得企业可以放心地将电子资料存储交给合思档案，不用担心数据的安全和管理问题。

合思档案提供多渠道的技术支持，如自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器，自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件；支持自定义数据采集方案，满足不同场景的采数需求。这使得企业可以根据自身需求灵活选择技术支持方式，提高电子资料存储的效率和准确性。

合思档案提供精准的权限管理，支持自定义创建用户管理角色，支持隔离各核算账套数据权限，支持按照职能角色配置功能、操作权限，水印权限管理范围自定义。这使得企业可以更加安全地管理电子资料存储，确保数据的安全性和保密性。

合思档案提供灵活的档案目录扩展功能，支持自定义档案目录分类，支持档案字段自定义维护、新增创建、表单主键设置等，支持灵活拓展档案目录框架，动态自动封装归档接口，便于对外提供。这使得企业可以根据自身需求灵活扩展档案管理范围，提高电子资料存储的灵活性和适应性。

在当前经济环境下，无论是政策推动、合规要求，还是为了帮助企业降本增效，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择。合思档案能够助力企业实现财务档案管理的数字化转型，为企业解决内外交困的档案管理问题。它可以为企业节约70%的纸张成本、75%的整理成本，提升90%的检索效率，确保100%的管理合规性。

合思秉承以客户为中心的服务理念，在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 +合作伙伴覆盖国内外数百个城市，能为企业提供优质的服务和支持。同时，合思档案拥有计算机软件著作权、国家发明专利证书、ISO信息安全管理体系认证等多项资质，为企业的电子资料存储提供安全可靠的保障。

如果您想体验合思档案为企业电子资料存储带来的便捷与高效，不妨点击免费试用，开启企业财务档案管理的数字化之旅。