在当今数字化浪潮席卷全球的时代，财务数字化转型已成为企业提升竞争力、实现可持续发展的关键举措。今天，我们将聚焦一位世界500强旗下的教育服务品牌客户，深入探讨其在财务数字化方面的探索与实践。
该教育服务品牌客户在业务发展过程中，面临着诸多财务数字化难题。企业业务和财务系统繁多且相互独立，数据无法有效互通，导致结构化数据提取犹如大海捞针，困难重重。电子发票的打印、查重、验伪工作不仅耗时费力，还造成了大量纸张的浪费，与绿色办公的理念背道而驰。实物存档更是占据了大量物理空间，需要专人进行管理，成本居高不下，而且档案损坏的情况时有发生，使企业面临着合规风险。此外，不断重复的纸质档案录入操作不仅耗费大量时间，还容易出错，发票、外部附件、凭证、账簿、报表的装订要求严格，操作起来费时费力。实物凭证与业务分散，无法实现智能搜索和准确查找，档案查阅缺少留痕，无法多人同时借阅，档案资产的利用率极低。这些问题严重制约了企业的财务管理效率和发展步伐。
全生命周期管理方案破困局
面对客户的诸多痛点，合思凭借其深厚的技术底蕴和丰富的行业经验，为其量身定制了全生命周期的电子化会计档案管理方案。该方案具有广泛的档案数据来源，涵盖了电子档案（载体档案数字化副本）、自研OA以及其他各类业务系统。合思拥有40种以上的自动封装接口，能够广泛连接异构系统，实现0开发成本介入，确保档案应收尽收。
接口传输方式也十分多样，影像支撑、外部设备扫描、人工上传等方式一应俱全，满足了不同场景下的档案数据获取需求。方案实现了自动归档功能，其中包括智能组单和四性检测等环节。同时，还具备电子档案管理、实物档案管理、档案借阅、档案移交、档案鉴定、档案销毁、权限监控等一系列功能，构建了一个完整的会计档案管理生态系统。会计类档案管理范围广泛，涵盖了内部的凭证、订单、会计账薄等，以及外部的纸质发票及影像、银行电子回单等多种类型，为企业提供了全面、高效的档案管理解决方案。电子票据标准在这一方案中得到了严格遵循，确保了档案数据的规范性和准确性。
方案实施步骤有条不紊
合思在实施解决方案时，采用了科学、严谨的步骤。首先，通过自动封装接口连接客户的异构系统，无需开发成本即可实现档案数据的收集。这一过程充分体现了合思方案的便捷性和高效性，为企业节省了大量的时间和成本。
接着，利用影像支撑、外部设备扫描、人工上传等接口传输方式获取档案数据。系统对收集到的档案数据进行智能组单和四性检测，确保数据的准确性和完整性。然后，将档案数据进行分类管理，包括电子档案管理和实物档案管理，实现了档案的有序存储和高效利用。
为了保障档案管理的安全性和规范性，合思为档案借阅、移交、鉴定、销毁等操作设置了权限监控。只有经过授权的人员才能进行相应的操作，并且操作过程会留下详细的记录，方便审计和追溯。在整个实施过程中，电子票据标准贯穿始终，为档案数据的质量提供了坚实的保障。
显著成果效益令人瞩目
通过合思的解决方案，该客户取得了显著的成果和效益。年均60万 + 会计凭证和36万 + 银行回单的会计档案实现了线上单套制管理，以电子会计档案为核心，形成了多向、网状管理结构，大大简化了会计管理流程，提高了工作效率。
档案的多维度穿透查询功能，以电子借阅为主，使档案查阅变得简便高效。员工无需再为查找档案而烦恼，节省了大量的时间和精力。通过试点改造，该企业实现了财务数据自动化率91%以上。在企业规模翻倍扩张的情况下，财务人员数量仅发生了个位数增长，管理效能得到了大幅提升。
财务会计档案电子化改造后，大幅节约了物理存储空间和维护成本。企业财务相关负责人表示，有信心在2024年实现财务数据自动化率97%以上。电子票据标准的严格执行，为企业的财务管理带来了更高的规范性和准确性，进一步提升了企业的竞争力。
客户高度评价见证实力
企业财务相关负责人对合思的解决方案给予了高度认可。他们认为，通过电子会计档案系统和规则引擎，有效管理了大量数据，财务管理效率提升、成本降低效果显著。自2017年建立财务共享中心起，企业就不断推进财务数字化转型，与合思合作建设电子档案系统后，进一步加速了企业数字化转型，完成了企业全面数字化的“最后一公里”。
电子票据标准的应用，使得企业的财务数据更加规范、准确，为企业的决策提供了有力支持。合思的解决方案不仅满足了企业当前的需求，还为企业未来的发展奠定了坚实的基础。
在当前的经济环境下，越来越多的企业意识到财务数字化转型的重要性。合思作为一款专为中小企业提供的智能财务收支管理系统，具有差旅申请、商旅线上订购、发票采集等众多功能，能有效简化报销流程，提高财务管理效率。合思提供免费试用、灵活定价模式、强大的集成能力等多项优势，还有专业的客户成功团队提供全方位服务保障。
已有众多像该世界500强旗下教育服务品牌这样的客户与合思合作并取得了显著成效。其他企业也应抓住机遇，与合思合作实现财务数字化转型。如果您想了解更多关于合思的信息，欢迎拨打400 – 105 – 6505或访问www.hosecloud.com，还可以免费试用，体验合思带来的便捷与高效。
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