在当今数字化浪潮席卷的时代，电子凭证数字化转型及企业财务数字化已成为不可阻挡的大趋势。2021 年 12 月 1 日，国家税务总局拉开全面数字化的电子发票试点工作序幕，截至 2023 年 12 月 1 日，这一试点已全面覆盖全国 36 省区市（含计划单列市）。2023 年 5 月，财政部发布电子凭证会计数据标准（试行版），宣告电子凭证全流程无纸化时代的来临。
电子凭证会计数据标准的推广应用，犹如一股春风，为企业带来诸多利好。它不仅能降低企业运行成本，减少资源消耗，更能促进数字化、绿色化、低碳化协同发展，实现经济效益和环境效益的共赢。然而，电子凭证全面数字化应用并非一帆风顺，仍面临着多重数字鸿沟。电子凭证数字化转型作为企业数字化转型的先行者、引领者和推动者，面临着类型多、格式杂、协同难、易丢失等挑战。随着电子发票试点推广和电子凭证会计数据标准发布，企业财务管理也被倒逼迈入数字化转型的快车道。在这样的背景下，合思的解决方案犹如一场及时雨，为企业的无纸化档案管理及财务数字化转型提供了强有力的支持。
知名数字阅读品牌的财务困境
在数字阅读领域，有一家知名头部品牌企业，在业务蓬勃发展的同时，却面临着诸多财务痛点。该企业的数据分散在内部多个系统中，业务流程断裂，数据整合犹如在茫茫大海中捞针，难度极大。这直接导致费用管控无法有效落地，预算超标情况时有发生，如同脱缰的野马，难以控制。
每个财务月，该企业均需处理单据量 500 + 张。全量的原始凭证与财务凭证都要进行打印粘贴，财务人员长期陷入大量低价值、机械性的工作中，人效极低。他们就像不停转动的齿轮，在繁琐的工作中消耗着时间和精力。
全业务数据都需打印成本，使用纸质副本进行报销、入账、装盒、上架、归档等操作，造成了每月大量的纸张浪费。纸张就像被遗忘的资源，在一次次的打印中被白白消耗。而且，票据原文丢失、档案信息不完整的情况时有发生。业务借阅历史资料时，需要在海量纸质文件中翻找，这无疑是在大海里寻找一颗针，效率极低，根本无法适应企业快速扩张的需求。这种传统的档案管理方式，就像一座沉重的大山，压得企业财务部门喘不过气来。
合思“消费 – 入账 – 归档”解决方案破局
面对该企业的困境，合思提供了无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案。这一方案助力企业完成业财平台建设，确保财务准确性，让企业的财务数据经得起审计的考验，符合上市要求。同时，它还大大提升了财务及时性，结账时间从 T + 15 提升到 T + 7，年底预计能达到 T + 5，就像给企业的财务运转装上了高速引擎。
该解决方案灵活覆盖因公消费全场景，员工无需垫资、无需报销，费用业务数字化渗入日常办公，让企业管理更加以人为本。员工可以更加专注于工作，而不必为繁琐的报销流程烦恼。
发票 OCR 识别验真功能，有效保障了企业费用合规，就像一位忠诚的卫士，守护着企业的财务安全。审批流转路径清晰可视，能够有效管理员工借款与核销，让企业的资金流动更加透明和可控。
在档案管理方面，合思的解决方案保证财务档案原生性存储，规避了电子化时代带来的档案管理风险，高度贴合最新档案法要求以及最新财务档案管理办法要求。这为企业的无纸化档案管理提供了坚实的保障，让企业在数字化转型的道路上更加安心。
合思方案带来的显著成果
合思解决方案的应用，让该企业在多个方面取得了显著成果。
在增效方面，企业能够实时掌握付款进度，财务人员无需耗费时间单点沟通，工作效率得到极大提升。档案整理效率也大幅提高，消除了凭证维度、单据维度、发票维度、银行回单维度整理所耗工时。企业形成了财务数字档案室，丰富了档案调阅场景，提升了借阅效率。通过精准实物档案定位，实物档案查找效率也大大提升，就像给档案管理装上了精准导航系统。
降本方面，该方案减少了差旅超标情况，有效改善提升了预算超额情况，让企业的费用支出更加合理。同时，减少了手工记账、人工整理档案的人力成本，让企业的人力资源得到更有效的利用。还减少了财务凭证等产生的纸张及过程中成本浪费，以及财务档案空间占用，节约了空间成本，为企业节省了大量的开支。
合规方面，发票 OCR 识别验真保障企业费用合规，审批流转路径清晰可视管理员工借款与核销，保证财务档案原生性存储规避档案管理风险，高度贴合最新档案法和财务档案管理办法要求，让企业的财务运营更加规范和安全。
先进方面，该方案灵活覆盖因公消费全场景，员工无需垫资、无需报销，费用业务数字化渗入日常办公。它还紧贴双碳目标号召，单套制管理会计档案大幅降低纸质耗材，实现了“消费 – 报销 – 入账 – 归档”的全面推进数字化转型，让企业在数字化浪潮中走在了前列。
合思解决方案优势与无纸化档案管理未来展望
合思财务收支管理平台构建了开放的业财连接生态和全场景聚合消费生态，实现了“线上消费交易 + 线下易商户支付”的全场景覆盖。随着数字货币和数电票的应用推广，它推动企业优化经济业务流程，助力电子凭证数字化转型的全流程闭环，为企业的无纸化档案管理提供了全方位的支持。
电子凭证数字化转型必然会推动无需报销迈向 L5 级，企业以电子凭证会计数据标准统一各类电子凭证的底层技术，打通电子凭证会计处理全流程各环节，更有利于推动企业内外数据共享，最终达到电子凭证会计数据“多跑路”、日常报销人工完全退出、电子凭证全链路智能流转的数据化新局面。在这个过程中，无纸化档案管理将发挥重要作用，成为企业财务数字化转型的关键一环。
合思是一款专为中小企业提供的智能财务收支管理系统，具有差旅申请、商旅线上订购、发票采集等众多功能，还具备强大的集成能力、灵活定价模式等优势。它就像一位贴心的财务管家，为企业的无纸化档案管理和财务数字化转型保驾护航。
如果您的企业也想抓住电子凭证数字化转型机遇，实现企业财务数字化升级，不妨拨打 400 – 105 – 6505 咨询，或访问 www.hosecloud.com 了解更多。现在，您还可以免费试用合思解决方案，亲身体验其为企业带来的便捷与价值，开启无纸化档案管理的新时代。
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