在当今数字化浪潮席卷的时代，企业的财务档案数字化转型已成为提升竞争力的关键一环。北京动力源科技股份有限公司，作为我国电源行业的佼佼者，早在1995年便已成立，并成为第一家在上海证券交易所主板上市的电源行业企业。其业务广泛覆盖数据通信、智慧能源、新能源汽车三大核心板块，产品更是深度应用于众多国家重点建设项目。2022年3月，动力源凭借卓越的实力入选北京市专精特新“小巨人”企业。
早在2021年，动力源就敏锐地察觉到财务档案数字化转型和业财融合的重要性，积极开启了转型之路。然而，在转型初期，企业自建多个系统，却遭遇了整体流程复杂、系统壁垒高的困境，实际效果与预期目标存在较大差距。正是在这样的背景下，动力源与合思携手，开启了一场财务档案数字化的变革之旅。
传统模式困境：动力源的财务难题
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自研系统整合困局
动力源在发展过程中，自主研发了大量的系统。但这些系统之间难以整合，传统的手工报销模式更是弊端丛生。员工在提交申请单时，需要在各个系统之间频繁切换，操作繁琐且效率低下。财务人员在处理报销数据时，只能通过手工录入系统，不仅容易出错，还耗费大量时间。在发票验真、查重环节，由于采用手工方式，假票、错票、重票的情况难以避免，给财务工作带来了极大的困扰。同时，差标核对、贴票、制证等基础性工作占据了财务人员大量的时间和精力，使得他们无法将更多的精力投入到更有价值的财务分析和决策支持工作中。 -
系统割裂数据滞后
系统之间的割裂导致数据分散、信息滞后。同一个报销信息，审批、预算、差标分散在多个系统中管理，无法实现及时联动。这使得财务制度难以有效落地，数据报表只能依赖手工统计，不仅耗时费力，而且管理者无法实时掌握数据信息，难以对业务运营进行及时的调整和优化。 -
业务复杂报销繁琐
动力源主营通讯基站建设，业务人员需要高频深入全国各乡镇开展项目。这使得报销涉及的事项和发票类型繁多，稽核工作变得异常繁琐。不同类型费用的支付方式也各不相同，机票、酒店由员工订购企业支付，火车票、打车由员工垫资，进一步增加了报销的复杂性。 -
组织架构流程混乱
随着公司组织架构迅速扩展到全国，管理程度不一致的问题逐渐凸显。总部通过纸质单据提交出差申请，分公司通过PC端OA系统提交差申请，业务流程难以统一。出差申请通过后，员工仍需通过TMC系统重新提交订票申请，操作重复，信息一致性难以保证，严重影响了工作效率。
合思方案：精准破局财务难题
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系统集成打通数据孤岛
合思为动力源提供的解决方案中，系统集成是关键的一环。通过将动力源HR系统的人员基础信息、部门负责人、组织架构与合思费控同步，以及将动力源BPM系统中的订单数据与合思费控同步，实现了订单支出成本的实时归集和统计。这一举措打破了数据孤岛，告别了多系统繁复操作的时代，让数据在各个系统之间自由流动，为企业的财务档案数字化管理提供了有力支持。 -
无需报销重塑商旅流程
合思创新性地提出了无需报销的模式，颠覆性地重塑了商旅出行流程。业务人员因公消费无需垫资、无需开票，极大地提升了员工的幸福感。消费过程受到申请单和差标的严格管控，确保了消费的合规性。财务人员可以统一对账，系统自动拆分子对账单并发起审批，自动创建结算单。发票明细自动绑定，凭证自动生成，一键归档，大大提高了财务工作的效率和准确性。 -
强大连接能力加速业务流转
合思费控系统具有强大的连接能力，采用Open API（开放接口）与自定义流程引擎技术，支持以标准化方式对接第三方系统，从而打破了数据流转壁垒。在实际应用中，待审批信息能够自动同步到各部门负责人，业务数据跨系统同步应用，加快了业务处理和数据统计的效率，为企业的决策提供了及时、准确的数据支持。
专业服务：方案实施步步为营
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深入了解定制方案
合思团队深知，要为动力源提供有效的解决方案，必须深入了解其业务需求和现有系统情况。因此，团队成员深入企业内部，与动力源的各个部门进行了充分的沟通和交流，制定了详细的系统集成方案。在实施过程中，逐步将HR系统、BPM系统等与合思费控进行对接，确保了系统的平稳过渡和数据的准确迁移。 -
培训指导确保落地
针对无需报销的商旅出行流程，合思为动力源员工进行了全面的培训。通过详细的讲解和实际操作演示，让员工熟悉了新的操作模式和流程。同时，合思还为动力源提供了持续的技术支持和服务，确保方案能够顺利实施，让员工能够快速适应新的财务档案数字化管理模式。 -
持续沟通优化调整
在实施过程中，合思与动力源保持着密切的沟通。根据实际情况，不断对方案进行调整和优化，保证了系统的稳定性和功能的有效性。通过持续的改进和完善，合思帮助动力源逐步实现了财务档案数字化管理的目标，提升了企业的财务管理水平和运营效率。
显著成效：数据见证实力提升
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操作体验全面革新
多系统集成后，数据实现了互通，员工的操作体验得到了全面革新。员工报销周期从原来的较长时间缩短了3周，效率提升了300%。这不仅减轻了员工的负担，也提高了员工的工作积极性和满意度。 -
会计成本大幅节约
会计工作量大幅缩减，人员成本节约了50%。财务人员从繁琐的基础工作中解放出来，可以将更多的精力投入到财务分析、预算管理等更有价值的工作中，为企业的战略决策提供了有力支持。 -
员工体验显著提升
员工申请单信息自动赋值，聚合消费，同屏比价。这极大地缩短了员工填报时间，简化了报销流程，提升了使用体验。员工因公消费多渠道同屏比对，全场景无需垫资，让员工在工作中感受到了更多的便利和关怀。 -
财务管控更加合规
财务审批有了更充分的依据，费控更加合规，结算更加统一。财务人员无需将大量时间花费在发票校验真伪、认证、审计等流程上，降低了基础工作压力。从手动制作单据到智能制单，财务人员节省了更多精力，能够专注于更有价值的工作，为企业创造更大的价值。
动力源通信、海外业务财务总监陈华林表示：“面对复杂的需求，合思总能第一时间解决。合作只是服务的开始，未来还要继续结合动力源的业态和组织变化，用敏捷、丰富的无需报销应用场景配合企业全球化业务。”众多像动力源这样的企业在合思的帮助下，成功实现了财务档案数字化转型，取得了显著的成效。
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