在当今纸电混合的时代，企业传统档案管理面临着诸多痛点。企业高管常常为纸质档案管理成本巨大而烦恼，不仅储存占地空间大，而且档案数据难以进行有效的分析和利用。财务人员更是深陷繁琐的工作中，需要手动逐一匹配、核对确认大量档案数据，工作枯燥又繁复。业务人员在报销纸质票据时，流程也是极为繁琐。
传统档案管理还存在着高显性成本、高隐形成本和高合规风险。显性成本方面，纸质凭证输出的耗材成本居高不下，同时还需要大量的档案室和档案柜来存放档案，存储空间需求极大。隐形成本上，手工装册归档的重复性工作量巨大，查询调阅数据也无法得到有效利用。而合规风险则表现为电子会计凭证文件缺乏有效的管理手段，纸质档案还容易因不可抗力因素而损坏。
即便企业在推行数字化的过程中解决了线上业务处理的问题，但在归档、储存环节仍然未能解决纸质文件的储存难题，数据存储依然存在线下载体。随着数电票的快速扩张，企业财务档案管理又面临着新的挑战。数电票必须经过验签、解析，并以XML格式存档，XBRL文件还要求写入财务入账信息，这就使得企业迫切需要专业的电子会计档案管理平台。
面对这些问题，合思档案应运而生，为企业提供了一套完善的无纸化档案管理解决方案。
合思档案解决方案全景概览
合思档案提供了领先的单套制解决方案（标准方案）以及六大场景解决方案。它能够广泛连接业财系统，实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配，做到应收尽收。
单套制解决方案具有诸多优势。它可以便捷调阅而无需打印，混序归集也免去了组装的麻烦，实现了业务及管理流程的高效运作，涵盖了实物流转和电轨运行。通过线上一套电子数据进行管理，能够确保财务档案证据链的完整。
档案扩展解决方案则允许企业自定义档案类型，实现全流程的扩展管理。生成式OpenAPI和自定义档案目录帮助企业进一步扩展档案管理范围，从而实现不同档案类型的高效管理。
证据链完整性解决方案借助可视化规则引擎，提供了不同组合形式的档案匹配组装能力，保障了财务合规，还能自动检测证据链的完整性。
合思档案核心功能亮点揭秘
- 多源采集：数据汇聚的智慧通道
合思档案的多源采集功能支持接口互联和自主采集。基于跨系统数据集成要求，它提供自动生成式Open API，实现快速集成。预制系统连接器可自动获取业财系统会计资料。同时，它也支持手动采集和自主补录，单张PDF大文件和多张回单、发票可自动切割，还能自定义配置Excel导入模板，实现结构化数据的批量导入。 - 智能制档：高效组装的智能引擎
智能制档功能通过规则引擎自动组装，会计档案关联规则可以进行可视化配置。不同系统、类别的核心会计凭证能够自动关联匹配及组装，可减少90%的人工匹配工作量。此外，还有辅助人工整理和关联任务执行进度可视化等功能。字段映射让查阅更加便捷，可通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射。 - 专用格式版式文件：存储革新的新力量
专用格式版式文件可自主采集结构化字段信息，摆脱了传统文件存储形式，实现了数据与可读文件的实时转化，降低了企业档案存储成本。同时，它还支持自定义企业专用、个性化版式文件。 - 双模式检测方案：合规保障的坚固防线
“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案按照财政部、档案局的电子归档管理最新规定建设。它围绕财务数据文件、文件与文件之间的业务关系展开检测，保障归档数据真实、完整、安全、可用。业务检测还基于企业不同业务场景提供灵活的档案关系上下游检测。
用户使用合思档案的丰厚收益
- 降本增效：让企业资金更高效利用
使用合思档案能够显著降本增效，更有效地“收紧钱袋子”。企业可以彻底告别传统手工归档，档案无需打印，节约了纸张成本和整理成本，同时提升了检索效率，保障了管理合规性。 - 全链路拉通：补足信息化建设短板
电子会计档案管理成为闭环全量业财系统的“连接器”，补足了企业信息化建设的空白，拉通了业财税档全链路。 - 数据活化：实现数据价值的飞跃
合思档案让数据“活起来”，从数据到决策，真正利用档案数据，实现数据价值。前后端数据同源，流程全息贯通，管理能效得到极大提升。 - 满足多元需求：助力不同角色高效工作
合思档案满足了企业不同人员的需求。对于CEO/高管来说，可以沉淀数据资产，保障合规管理，提升企业财务档案利用效率，助力企业决策数智化；对于归档员/财务人员，能够提高工作效率，告别重复低价值工作；对于外部审计人员，可实现档案外审在线化、可溯源。
合思档案典型场景展示
- 共享调阅场景：多维度精细查阅的理想之选
共享调阅场景满足了企业多维度、精细化的档案查阅需求。它支持按照财务档案的多维度查询条件，具备一站式、穿透式、跨系统式等浏览能力，便于不同人员快速查找完整业务链数据。 - 数电票处理场景：全流程自动化管理的典范
数电票处理场景提供了多渠道获取、验签、解析、自动填报、入账、封装、归档端到端全流程自动化。支持以数电票为代表的9类电子凭证的相关操作，实现了数电票全流程闭环管理。 - 实物备查场景：纸电关联的智能管理模式
实物备查场景智能区分纸电标识，实现了线上、线下的高度关联。它能够对实物档案进行全流程管理定位，包括打标、到单、装盒、上架等，还支持集团共享批量作业，具有极简管理、低碳环保等服务特点。 - 大数据处理场景：海量数据高效管理的利器
大数据处理场景能够应对数电票时代企业海量电子数据的存储与应用。它深入到提取、匹配、查询、预览、下载、存储等多个环节，提高了档案管理效率，释放了档案数据价值，能够支撑百亿级单据量的匹配关联，实现海量数据的秒级查询。
客户成功案例见证实力
众多企业已经通过使用合思档案实现了无纸化档案管理的变革。海亮教育在使用合思档案后，所服务的单位由15家增长到298家，作业人员从16人增长到25人，共享单位数量增加了18.9倍，而作业人员仅增加了9人，凭证自动化率达到91.6%。
徐福记合思档案上线后，全集团实现了无纸化，在线匹配组装，异地线上调阅，管理效率大大提升。其多地连锁门店，70 +分公司，年数据量达2.6亿。
中交水规院单套制有效支撑了无纸化政策的落地，切实减少了打印存储的成本。系统上线后，档案整理耗时、存储空间和耗材的成本均有显著减少，审计人员对电子会计档案系统所带来的便利性和安全性给予了肯定。
还有一家年单据量2.6亿的企业，在使用合思档案后，实现了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效。业务和财务数据能够穿透联查，会计凭证上下游单据以树状结构呈现，管理实现自动化，企业成本也大幅降低。
如果你也想解决企业档案管理难题，实现降本增效、合规经营和数字化转型，不妨拨打400 – 105 – 6505或访问www.hosecloud.com了解合思档案，开启企业无纸化档案管理新时代。现在还可以免费试用，亲身体验合思档案的强大功能。
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