在当今数字化浪潮中，数电票正以前所未有的速度在市场上扩张。相关规划显示，2025年将完成数电票全覆盖，目前全国36个省市区已实现数电票试点全覆盖。数电票须经过验签、解析，以XML格式存档，这使得企业财务档案管理直面新挑战，会计资料保存的信息化建设亟待加强。在这个“数字化凭证时代”，企业需要专业的电子会计档案管理平台来适应财务档案管理的新要求。
合思创立于2014年，是一家专注为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司。凭借广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新以及无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，合思为客户提供全方位财务数智化服务，其旗下的合思档案在会计资料保存方面有着卓越的表现。
纸电混合时代档案管理痛点剖析
在纸电混合时代，企业在会计资料保存方面面临着诸多痛点，具体体现在高显性成本、高隐形成本和高合规风险三个方面。
对于企业高管而言，纸质档案管理成本巨大。纸质档案不仅储存占地，而且档案数据缺乏汇总整理，难以进行有效的分析利用。这使得企业在决策时，难以从这些档案数据中获取有价值的信息，影响了企业的决策效率和科学性。
财务人员则需要处理大量的档案数据。整理这些数据不仅耗费时间，还需要手动逐一匹配、核对确认，工作枯燥繁复。每一张凭证、每一份报表都需要财务人员精心处理，这无疑增加了他们的工作负担，也容易出现人为错误。
业务人员在出差、招待后，报销的纸质票据需要留存再上交，流程繁琐且耗费时间。从收集票据到整理粘贴，再到上交审批，每一个环节都需要业务人员花费大量的精力，降低了工作效率。
纸质档案的高显性成本体现在多个方面。纸质凭证输出的耗材成本高，如打印纸张、油墨等；同时，档案室、档案柜等存储空间需求大，企业需要为这些存储空间支付高额的租金和维护费用。高隐形成本也不容忽视，手工装册归档的重复性工作量大，查询调阅条件颗粒度粗糙，导致数据不能有效利用。此外，纸质档案还存在高合规风险，电子会计凭证文件缺乏有效管理手段，一旦遇到不可抗力，如火灾、水灾等，纸质档案很容易损坏，影响企业的会计资料保存。
合思档案全角色解决方案策略
合思档案针对不同角色提供了全面的解决方案，满足企业不同场景下的会计资料保存需求。
对于CEO/高管，合思档案能够沉淀数据资产，保障合规管理，提升企业财务档案利用效率。通过挖掘财务档案数据价值，助力企业决策数智化，实现降本增效和绿色低碳运营。在企业决策过程中，CEO/高管可以从合思档案中获取准确、及时的财务数据，为决策提供有力支持。
归档员/财务使用合思档案可以提高工作效率，告别重复低价值工作。实现档案数据同源，全流程透明流转，便于监控、分析，轻松完成会计资料保存。财务人员可以通过合思档案系统，自动完成档案的整理、归档和查询，大大减轻了工作负担。
对于外部审计，合思档案实现了档案外审在线化、可溯源，一键查询借阅，权限一键下放/回收。财务无需与审计重复沟通，补充审计资料，提高了审计工作的效率和准确性。
合思档案提供领先的单套制解决方案（标准方案） + 六大场景解决方案，广泛连接业财系统，实现发票/回单/凭证/单据/自定义档案的自动匹配、应收尽收。这使得企业在会计资料保存方面更加高效、准确，减少了人为错误和漏洞。
合思档案核心模块揭秘
合思档案拥有多个核心模块，为企业的会计资料保存提供了强大的支持。
领先的单套制电子会计档案管理平台，具有便捷调阅不打印，混序归集免组装的特点。它实现了电子档案和纸质档案的有效管理，打破物理空间限制，用户可以在线自由调阅档案。同时，该平台预置规则引擎，能够自动匹配业务数据，确保档案的完整性。企业员工无需再为查找档案而在档案室中翻找，只需在系统中输入关键词，即可快速找到所需档案。
大数据解决方案支持百亿级单据量的匹配关联，海量数据秒级查询。它深入提取、匹配、查询、预览、下载、存储等多个环节，提高了档案管理效率，释放了档案数据价值。企业可以通过大数据分析，从海量的会计资料中发现潜在的问题和机会，为企业的发展提供决策依据。
档案扩展解决方案具有可灵活扩展的业务模型，能够多途径自动化归集各类介质档案。通过生成式OpenAPI和自定义档案目录，帮助企业扩展会计资料保存范围。企业可以根据自身的需求，灵活定制档案管理系统，满足不同业务场景的需求。
数电票解决方案提供9类电子凭证的采集、验签、解析、封装、归档的端到端解决方案，实现数电票全流程闭环管理。在数电票时代，合思档案能够帮助企业更好地管理数电票相关的会计资料，确保合规性和准确性。
合思档案竞争优势突显
合思档案在会计资料保存方面具有显著的竞争优势。
技术优势方面，合思自主研发工具包，具有更强大的数据获取、验签、解析能力。该工具包持续迭代、接口开放，能够满足接收管理数电票的能力，且拥有稳定的迭代能力，及时应对市场变化。合思不断投入研发资源，提升产品的技术水平，为企业提供更加先进、稳定的会计资料保存解决方案。
合规优势上，合思获得计算机软件著作权、国家发明专利证书、ISO信息安全管理体系认证，国家四部委官方试点100%成功验收。这表明合思档案符合国家政策要求，能够保障电子会计档案合规性管理。企业使用合思档案，无需担心会计资料保存的合规问题。
合思档案能实现100%自动归档，强大的规则匹配能力最大程度地减少了人工介入，实现自动组装、归档。这不仅提高了工作效率，还减少了人为错误，确保会计资料保存的准确性和及时性。
此外，合思档案具有广泛连接的能力，能够连接各类异构业财系统，广泛采集数据，成为企业全面数字化收尾的“兜底”系统。企业可以通过合思档案，将各个业务系统中的会计资料进行整合和管理，实现数据的共享和协同。
合思档案成功案例展示
合思档案在众多企业中得到了成功应用，取得了显著的成效。
某企业年单据量2.6亿，使用合思档案后实现多系统采集数据，自动匹配组装档案。会计资料保存实现了电子化，借阅管理实现了信息化，业务 + 财务数据穿透联查，管理自动化，企业成本显著降低。通过合思档案，该企业提高了档案管理效率，减少了人力成本和存储成本。
世界上最大的重型装备制造商之一，通过合思档案的单套制管理方案，实现标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保。整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，纸张打印成本减少100万张纸/年。合思档案帮助该企业实现了绿色办公，降低了企业的运营成本。
中国最大的K12民办教育集团之一，采用合思档案的解决方案，以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构。简化了会计管理流程，提高了工作效率，档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。合思档案为该教育集团提供了更加便捷、高效的会计资料保存方式。
海亮教育使用合思档案后，所服务的单位由15家增长到298家，作业人员从16人增长到25人，共享单位数量增加18.9倍，作业人员仅增加9人，凭证自动化率达到91.6%。合思档案帮助海亮教育在业务快速发展的同时，实现了会计资料保存的高效管理。
合思贴心服务体系保障
合思秉承以客户为中心的服务理念，为企业的会计资料保存提供全方位的服务保障。
合思在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市。其服务网络地点覆盖北京、上海、杭州等多个城市，能够及时响应客户的需求。
企业如果有会计资料保存方面的问题或需求，可以拨打合思的服务电话400 – 105 – 6505，也可以访问合思的网站www.hosecloud.com，还可以通过微信公众号和微信小程序了解更多信息。
在当前经济环境下，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择。合思档案能为企业解决内外交困的会计资料保存问题，实现70%节约纸张成本，75%节约整理成本，90%检索效率提升，100%管理合规性。无论是政策推动、合规要求，还是为了帮助企业降本增效，合思档案都能助力企业实现会计资料保存的数字化转型。如果您想体验合思档案带来的高效、便捷的会计资料保存解决方案，不妨点击免费试用，开启企业财务数智化新征程。
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